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Wie erfasse ich wiederholende Aufträge (Abos)?

Wenn Sie Ihren Kunden jeden Monat, Tag, Woche, Jahr immer die selbe Rechnung zusenden, er also beispielsweise ein Telefonabo hat, eingemietet ist oder eine kostenpflichtige Lizenz bei Ihnen bezieht, können Sie diesen Ablauf weitestgehend automatisieren, indem Sie wiederholende Aufträge erfassen.

Um die Wiederholungseinstellungen vorzunehmen, erstellen Sie zunächst einen Auftrag mit den gewünschen Positionen. Wenn Sie Artikelpositionen verwenden, achten Sie bitte darauf, dass die Positionen nicht als "Waren" sondern als "Dienstleistungen" erfasst sind. Anschliessend klicken Sie im Auftrag auf den Menüpunkt "Wiederholung".

 

Wiederholungsart

Unter Wiederholungsart können Sie zwischen vier verschiedenen Typen wählen: "Täglich", "Wöchentlich", "Monatlich" und "Jährlich". Je nach Wiederholungsart verändern sich die Auswahlmöglichkeiten unter "Wiederholen am".

 

Startet & Endet am

Unter "Startet am" können Sie das Startdatum festlegen und unter "Endet am" können Sie, falls nötig, das Enddatum eintragen. Bei unbefristeten wiederholenden Aufträgen empfehlen wir die Option "unendliche Dauer".

Nachdem Sie die Einstellungen gespeichert haben, werden die Auftäge mit Wiederholung in der Übersichtsliste mit einem schwarzen Doppelpfeil gekennzeichnet. Bei Aufträgen, zu denen eine Rechnung fällig ist, erscheint zusätzlich ein schwarzes Warndreieck mit Ausrufezeichen.

 

 

Wie Sie wiederholende Aufträge wieder entfernen, können Sie in unserem Bericht "Wiederholende Aufträge (Abos) entfernen" nachlesen.

 

Verrechnen der wiederholenden Aufträge

Nachdem Sie die Bedingungen für die Wiederholung festgelegt haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, wie Sie aus den wiederholenden Aufträgen Rechnungen generieren können:

  • Einerseits manuell über den jeweiligen Auftrag
  • Andererseits über den Assistenten "Wiederkehrende Rechnungen (Abonnement)"

Manuelles Erstellen der Rechnung

Wenn Sie einen wiederholenden Auftrag öffnen, können Sie mit Klick auf den Button "Rechnung für ... erstellen" die nächste Rechnung erstellen.  

Assistent für wiederholende Aufträge

Den Assistenten für Wiederkehrende Rechnungen finden Sie unter: "Verkauf" -> "Weitere" -> "Wiederkehrende Rechnungen (Abonnement)". Mit Klick auf "Neuer Lauf", starten Sie einen neuen Rechnungslauf.

Wiederkehrende Aufträge bis

Hier können Sie das Datum auswählen, bis wann die wiederkehrenden Rechnungen selektiert werden sollen. Alle wiederkehrenden Rechnungen die z.B. am 30.11.2012 nicht ausgelöst wurden, sind in diesem Kriterium enthalten. 

Startstatus der Rechnung

Hier können Sie den Status auswählen ("Entwurf", "Offen"), welcher den Rechnungen nach vollenden des Rechnungslaufs mitgegeben wird.

  

Kunden auswählen

Wählen Sie aus, an welche Kunden und Kundinnen die wiederkehrenden Rechnungen gestellt werden sollen. Auf der rechten Seite wird jeweils ein Warndreieck angezeigt, wenn aus einem einzelnen Auftrag überdurchschnittlich viele Rechnungen generiert werden.

Zudem wird die Schrift in einer auffälligen roten Farbe ausgegeben. Bitte achten Sie vor dem Erstellen der Rechnungen jeweils auf allfällige Warndreiecke, um ungewollte Rechnungserstellungen zu vermeiden.

Papier auswählen

Danach wird eine Liste mit allen erstellten wiederkehrenden Rechnungen generiert. Drücken Sie den Button "PDF mit Logopapier", um alle Rechnungen mit dem hinterlegten Logopapier in einem PDF aufzubereiten oder den Button "PDF ohne Logopapier", um alle Rechnungen ohne Logopapier in einem PDF aufzubereiten.

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