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Wie richte ich den orangen Einzahlungsschein für mein Konto ein?

 

Wie aktiviere ich den ESR?

Wenn Sie auf Ihrem Post- oder Bankkonto das ESR Verfahren (oranger Einzahlungsschein) einrichten möchten, gehen Sie in den Banking-Bereich von bexio und klicken Sie oben rechts auf "Bankkonto hinzufügen". Wenn Sie ein bestehendes Konto haben in dem Sie den Einzahlungsschein einrichten möchten, klicken Sie auf "Bankkonto bearbeiten".

 

Setzen Sie das Häkchen für "Faktura mit ESR" unten an der Seite, anschliessend öffnen sich die entsprechenden Einstellungen.

Die benötigten Angaben für die Einrichtung erhalten Sie von Ihrer Bank. Verwenden Sie ausschliesslich die komplett leeren Einzahlungsscheine, ohne Ihre Adresse, Referenznummer und Codierzeile für den Ausdruck der Einzahlungsscheine. Alle diese Informationen werden von bexio erzeugt und auf dem Schein abgedruckt.

 

Wie trage ich die Informationen meiner Bank richtig im bexio ein?

Unter den ESR Stammdaten tragen Sie die Informationen ein, die zur Erzeugung und elektronischer Verarbeitung des Einzahlungsscheins benötigt werden.

 

- Banknummer und Teilnehmernummer: Diese Angaben erhalten Sie von Ihrer Bank: Die BESR-ID (Banknummer) setzt sich in der Regel aus den letzten Ziffern Ihres Kontos zusammen, dies sind dann die ersten Zahlen Ihrer Referenznummer. Die Teilnehmernummer (Postkonto-Nr.) ist in der Regel die Postkontonummer Ihrer Bank.

- Orangen Hintergrund anzeigen: Diese Option steuert, ob nur die ESR Informationen auf den Einzahlungsschein gedruckt werden sollen, oder ob auch der orange Hintergrund auf dem entsprechenden PDF erzeugt werden soll. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden wollen.

- Begünstigtenangaben: Diese setzen sich aus zwei Angaben zusammen. Bei "Einzahlung für" tragen Sie Ihre Bank ein, bei "Zugunsten von" steht Ihre Adresse.

- Streckungsfaktor Codierzeile: Mit dieser Einstellung können Sie die ESR-Codierzeile strecken (positiver Wert) oder zusammenstauchen (negativer Wert). Die Codierzeile muss in der Länge genau stimmen, damit der Einzahlungsschein verarbeitet werden kann. Sie können dies anhand der ESR Schablone überprüfen, die Sie bei Ihrer Bank oder der Post beziehen können.

 

Und was ist Abweichung des eingezahlten Betrags zur Rechnungssumme?

Wenn Sie mit dem ESR Verfahren arbeiten, haben Sie die Möglichkeit eine Zahlung zu akzeptieren, auch wenn nicht der gesamte Rechnungsbetrag überwiesen wurde. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie Ihren Kunden ein Skonto gewähren möchten.

 

 

Über diese Felder legen Sie den Wert der Abweichung fest, bei dem die Zahlung noch als "bezahlt" akzeptiert werden soll.

Ein Beispiel:

Sie möchten Ihrem Kunden ein Skonto von 2% bei pünktlicher Bezahlung gewähren. Also geben Sie im Feld "in Prozent" den Wert "2" ein.

 

Bei einen Rechnungsbetrag von 100.- CHF würde die Überweisung auch als "bezahlt" akzeptiert, wenn Ihr Kunde nur 98.- CHF überwiesen hat.

Der Restbetrag von 2.- CHF wird dabei automatisch als Skonto verbucht.

Sie können diese Abweichung auch als absoluten Wert definieren, beispielsweise eine Abweichung von 5.- CHF unabhängig vom Gesamtbetrag.

 

Wie platziere ich die Positionen auf dem Einzahlungsschein richtig?

Die Informationen des ESR werden von bexio automatisch platziert, wenn diese nicht mit Ihrem vorgedruckten Orangen Einzahlungsschein übereinstimmen, können Sie die einzelnen Positionen noch genau umplatzieren. Dazu haben Sie die Möglichkeit jede Position einzeln horizontal und vertikal zu verschieben, in dem Sie einen positiven oder negativen Betrag in Millimeter eingeben. 

Um zu erfahren, welche Einstellung für welches Element auf dem ESR gelten, fahren Sie einfach mit der Maus über ein Element auf dem Einzahlungsschein. Die entsprechende Einstellung wird dann gelb hervorgehoben. Das Ganze funktioniert natürlich auch umgekehrt.

 

Wichtig zu beachten ist, dass wenn Sie auf der X-Achse einen negativen Betrag eingeben, verschiebt sich die Position nach Links, wenn Sie einen positiven Betrag eingeben, verschiebt sie sich nach Rechts. Auf der Y-Achse verschieben negative Beträge die Position nach Oben und positive nach Unten.

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Die Grösse der Schrift stimmt nicht, woran liegt das?

Die Einstellungen Ihres Druckers haben einen grossen Einfluss auf die definitive Grösse des Einzahlungsscheins. Überprüfen Sie hierzu die Skalierungsoptionen Ihres Druckers, bzw. Einstellungen wie randlos Drucken, Anpassung auf Seitenbreite. Wenn der ausgedruckte Einzahlungsschein mit der Schablone übereinstimmt, sollten Sie Ihre Druckereinstellungen speichern und nicht mehr verändern.

 

Woher bekomme ich die OCR-Schrift für die ESR?

Es ist nicht nötig, die OCR-B Schrift einzurichten. Diese Schriftart ist bereits in bexio hinterlegt und wird automatisch für den orangen Einzahlungsschein verwendet.

 

Wie validiere ich meine Einzahlungsscheine?

Der letzte Schritt bei der Einrichtung des ESR Verfahrens ist das Erstellen von Testrechnungen und das Einreichen der Einzahlungsscheine bei Ihrer Bank zur Prüfung. Ihr Kundenberater wird Ihnen diesbezüglich sicher behilflich sein. Sobald Sie von Ihrer Bank "grünes Licht" erhalten haben, können Sie die .v11 Datei aus Ihrem E-Banking Account herunterladen, in bexio einlesen und die Testrechnungen automatisch verbuchen.
Einem erfolgreichen und bequemen Arbeiten mit dem orangen Einzahlungsschein steht nun nichts mehr im Wege.

Bitte beachten Sie, dass der Einreichungs- und Bestätigungsprozess der Bank einige Tage in Anspruch nehmen kann. Während dieser Wartezeit sollten Sie keine Rechnungen mit orangen Einzahlungsscheinen versenden.

 

Woraus setzt sich die Referenznummer zusammen?

Die ESR-Nummer (die lange) setzt sich aus folgenden Werten zusammen:

Kontonummer des Kunden, Betrag, Referenznummer (27 Zeichen) und noch eine Formatbezeichnung (ob der Betrag enthalten ist oder nicht)
zusätzlich gibt es entsprechende Prüfziffern damit Fehler bei der Eingabe vermieden werden können.

 

Was ist der Unterschied zwischen ESR und BESR, und was ist denn ein VESR?

In Zusammenahng mit den orangen Einzahlungsscheine werden oft 3 unterschiedliche Bezeichnungen verwendet. Diese haben die folgende Bedeutung:

  • VESR: Verfahren EinzahlungsScheine mit Referenznummer
  • ESR: EinzahlungsSchein mit Referenznummer
  • BESR: Bank EinzahlungsSchein mit Referenznummer. Der BESR unterscheidet sich vom ESR durch das Feld „zu Gunsten“ von. Die Identifikation geschieht über die Banknummer, Bank-ID oder Kundennummer innerhalb der Referenznummer und der Teilnehmernummer der Bank. 

Videoanleitung

Abgleich der Zahlungen mittels v11

Wie Sie die Zahlungen abgleichen können mit der v11 Datei, erfahren Sie in diesem Help-Center Beitrag: Zahlungsabgleich mit v11

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