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Wie kann ich Mahnungen über den Mahnlauf erstellen?

In bexio haben Sie einerseits die Möglichkeit einzelne Rechnungen, welche sich im Status "Überfällig" befinden manuell in die nächste Mahnstufe zu versetzen, andererseits können Sie auch alle Rechnungen, die sich im Status "Überfällig" befinden mit einem Mahnlauf direkt in die nächste Mahnstufe versetzen.

Dazu öffnen Sie die Funktion für Mahnläufe unter "Verkauf" - "Weitere" - "Mahnläufe (Erinnerungen zu offenen Rechnungen)". In der geöffneten Übersicht sind dann auch gleich alle bisher getätigten Mahnläufe ersichtlich.

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Neuer Mahnlauf

Um einen neuen Mahnlauf zu starten klicken Sie oben links auf den Button "Neuer Mahnlauf". Danach können Sie das Datum für den Mahnlauf bestimmen. Hierbei legen Sie fest, mit welchem Datum sich die Fälligkeit messen soll. Zudem ist dies das Datum, welches auf den Zahlungserinnerungen und Mahnungen ausgegeben wird.

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Danach werden Ihnen alle Rechnungen aufgelistet, welche zu diesem Zeitpunkt die Fälligkeit der letzten Zahlungsfrist (sei dies die der Standardfrist oder bereits die neue Frist der Zahlungserinnerung oder Mahnung) überschritten haben. Wählen Sie hier die gewünschten Rechnungen aus, welche in die nächste Mahnstufe versetzt werden sollen. Wenn Sie die gewünschten Rechnungen ausgewählt haben, können Sie auf den Button "Ausgewählte Rechnungen in die nächste Mahnstufe versetzen" klicken. Dann wird der Status der ausgewählten Rechnungen automatisch angepasst mit der aktuellen Mahnstufe.

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Zum Schluss haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Dokumente jeweils einzeln als PDF-Vorschau mit oder ohne Logo anzuzeigen oder direkt alle als Multi-PDF ebenfalls mit oder ohne Logo. Sie können mit dem Aktionsfeld auch gleich die Mahnungen verschicken oder dann ein Excel-Export tätigen.

Was geschieht nach der letzen Mahnstufe?

Sobald die letzte Mahnstufe erreicht ist, kann die Rechnung in keine weitere Mahnstufe gesetzt werden. Die Anzahl der Mahnstufen können Sie selber definieren unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Funktionen und Module" - "Mahnstufen"

Wenn es keine Aussicht mehr auf einen Zahlungseingang gibt, können Sie die Rechnung auch auf "nicht bezahlt" setzen. Öffnen Sie die Rechnung und unter dem Reiter "Mahnungen" haben Sie den Button "Rechnung auf nicht bezahlt setzen" Danach erhält die Rechnung den Status "nicht bezahlt".

 

Mahnung editieren

Wie Sie Mahnungen editieren können, erfahren Sie im Bericht "Wie kann ich eine Mahnung editieren?".

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