Über die Schaltfläche "+ Weitere Position" haben Sie die Möglichkeit verschiedene weitere Positionen zu Ihren Dokumenten hinzuzufügen:
- Textpositionen
- Zeit/Leistung
- Aufwendungen
- Sammelpositionen
- Rabattpositionen
- Zwischentotal
- PDF Seitenumbruch
Textpositionen
Um eine Textposition hinzuzufügen, gehen Sie auf "+ Weitere Positionen" - "Textposition".
Nun können Sie Ihren Text schreiben. Unten können Sie durch setzen eines Hakens entscheiden, ob Ihre Textposition auch eine Positionsnummer erhält. Danach die Position speichern.
Zeit/Leistung
Zeit/Leistung importieren Sie über "+ Weitere Positionen" - "Zeit/Leistung". Diese können Sie nur importieren, wenn Sie zuvor eine verrechenbare Zeiterfassung für den Kunden, der das Dokument erhalten soll, erstellt haben. Mehr dazu erfahren Sie im Bericht "Wie kann ich neue Zeiten erfassen?" und "Wie kann ich Leistungen verrechnen?".
Jetzt erhalten Sie eine Aufstellung aller Zeiten, die zu diesem Kunden erfasst wurden, abrechenbar sind und den Status "Erledigt" haben. Sie wählen diejenigen aus, durch setzen eines Hakens, welche Sie importieren wollen. Und drücken auf "+ Selektierte hinzufügen".
Sie erhalten eine neue Position mit dem Leistungsdatum und dem Betrag. Über das Stiftsymbol können Sie die Position bearbeiten, um zum Beispiel einen Titel zu ergänzen oder einen Rabatt zu gewähren.
Aufwendungen
Wenn Sie Aufwendungen erfasst haben, die Sie einem Kunden weiter verrechnen möchten, können Sie diese direkt in eine Rechnung importieren. Mehr dazu finden Sie im Bericht "Wie kann ich Leistungen verrechnen?".
Jetzt erhalten Sie eine Aufstellung aller Aufwendungen, die zu diesem Kunden erfasst wurden, abrechenbar sind und den Status "Erledigt" haben. Sie wählen die jenen, durch setzen eines Hakens, aus, welche Sie importieren wollen. Und drücken auf "+ Selektion hinzufügen".
Sie erhalten einen neue Position mit der Beschreibung des Aufwands und dem Datum. Über das Stift-Symbol können Sie auch diese bearbeiten.
Sammelpositionen
Sammelpositionen dienen dazu, mehrere Positionen zusammenzufassen, die dann ein Totalbetrag haben. Um eine Sammelposition zu erstellen, gehen Sie über "+ Weitere Positionen" - "Sammelpositionen".
Hier können Sie Ihrer Sammelposition einen Namen geben und noch Text dazu schreiben. Auch haben Sie die Option die Sammelposition zu nummerieren und die Beträge ein-/auszublenden. Danach können Sie die Position speichern.
Über das Plus-Symbol können Sie jetzt die einzelnen Positionen zu Ihrer Sammelposition hinzufügen. Sie haben die Selben zur Auswahl, wie unter "+ Weitere Positionen". Wiederholen Sie diesen Schritt für jede weitere Position.
Wenn Sie Ihre Positionen hinzugefügt haben, bekommen Sie eine Aufstellung aller Unterpositionen und zuoberst das Total aller Positionen.
Rabattposition
Wenn Sie einen Rabatt auf alle Positionen gewähren wollen, machen Sie das am Besten über die Rabattposition.
Sie erhalten hier wieder das Textfeld zur Eingabe des Titels und der Positionsbeschreibung. So wie die Option den Rabatt entweder in Prozent zu gewähren oder einen fixen Betrag einzugeben.
Wenn Sie Ihre Eingabe gespeichert haben, erhalten Sie Ihre Rabattposition mit dem errechnenten Betrag.
Wichtig zu wissen ist, dass die Rabattposition nur für Rabatte auf die ganze Rechnung, also das Total, verwendbar ist.
Um Rabatt auf eine spezifische Position zu vergeben, müssen Sie in der Positionsmaske den Rabatt für die jeweilige Position hinterlegen. Falls die Position schon erstellt wurde, gelangen Sie mit klicken auf das Bleistifitsymbol zurück in die Positionsmaske.
Zwischentotal
Sie können bei Ihren Dokumenten auch ein Zwischentotal einfügen, für eine bessere Übersicht. Zum Beispiel am Ende einer Seite. Wenn Sie ein Zwischentotal innerhalb einer Sammelposition wollen, müssen Sie es über die Sammelposition erstellen.
Auch beim Zwischentotal haben Sie ein Textfeld, in dem Sie Ihren individuellen Text eingeben können.
Nach dem Speichern erhalten Sie eine Position, die alle vorherigen Positionen zusammenzählt.
PDF Seitenumbruch
Um die Darstellung Ihrer Dokumente zu optimieren, können Sie manuell Seitenumbrüche hinzufügen. Wenn Sie den Seitenumbruch innerhalb einer Sammelposition wollen, müssen Sie Ihn über die Sammelposition erstellen.
Der Seitenumbruch wird wie eine Position angezeigt. Über das Stiftsymbol können Sie Ihn bearbeiten, das heisst Sie können entscheiden ob er Optional sein soll und somit bei den Optionalen Positionen angezeigt wird.
