Übersicht
- Wie funktioniert der Import?
- Wie muss die Excel Datei aufgebaut sein?
- Fehler beim Import
- Export & Import
- Häufig gestellte Fragen
- Feedback
Wie funktioniert der Import?
1 «Produkte importieren»
Die Import Funktion für Produkte befindet sich unter «Produkte» → «Produkte» → «drei-Punkte-Menü» (oben rechts) → «Produkte importieren».
2 Auswahl der Excel- oder CSV Datei
Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie diese hoch. Klicken Sie danach auf weiter.
Information: Die maximale Dateigrösse beträgt 10MB. Erlaubte Dateiformate sind: CSV, XLS, XLSX
3 Zuordnung der Spalten Titel
Wählen Sie die zu importierenden Daten und weisen Sie diese einem in bexio vorhandenem Feld zu. Die nicht zugewiesenen Felder werden ignoriert und demnach nicht importiert.
4 Handling der Duplikate
Wählen Sie die Importart & bestätigen Sie dies mit "Import starten".
Wie muss die Excel Datei aufgebaut sein?
Die Datei muss in der ersten Zeile eine Überschrift / Titel haben, damit die Zuweisung der Spalten klappt. Beispiel:
Welche Pflichtfelder gibt es?
Grundsätzlich gibt es nur ein Pflichtfeld: der "Produktname". Wir empfehlen Ihnen aber auch einen "Produktcode" zu verwenden.
| Beim Import von bereits bestehenden Produkten gibt es folgendes zu beachten:
Wenn Produkte importiert werden, die bereits in Ihrem bexio vorhanden sind, werden diese anhand des "Produktnamens" oder "Produktcodes" gematched (übereinstimmend gewertet).
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Welche Produktinformationen lassen sich importieren?
Dies sind alle Felder die importiert werden können:
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Lieferant - Ansprechpartner - Produktcode - Gruppe - Produktname - Produktbeschreibung - Einkaufspreis - Verkaufspreis - Währung - Einheit - Ertragskonto - Aufwandkonto - MwSt Umsatzsteuer - MwSt Vorsteuer - Produktcode Lieferant - Produktname Lieferant - Produktbeschreibung Lieferant - Bemerkungen - Lagerbestand - Mindestbestand - Lagerort - Lagerplatz - Breite (mm) - Höhe (mm) - Gewicht (g) - Volumen (ml) |
Felder, bei denen es etwas zu beachten gibt:
- Lieferant: Erfassen Sie Ihre Lieferanten zuerst unter "Kontakte".
- Ansprechpartner: Verwenden Sie eine als Benutzer angelegte E-Mail Adresse.
- Gruppe: Erfassen Sie die Gruppen & Untergruppen zuerst unter "Einstellungen > "Alle Einstellungen" > "Stammdaten" > "Produkte: Gruppen". Verwenden Sie in der Excel Datei eine Spalte für die Gruppen. Gibt es eine Untergruppe, setzen Sie diese, ansonsten die Gruppe. Bei Auswahl der Untergruppe, wird in bexio automatisch die Übergruppe gesetzt.
- Ein- & Verkaufspreis: Lassen sich mit maximal 6 Dezimalstellen importieren.
- Währung: Erfassen Sie Währungen zuerst unter "Einstellungen" > "Alle Einstellungen" > "Funktionen & Module" > "Währungen".
- Einheit: Legen Sie Produkteinheiten zuerst unter "Einstellungen" > "Alle Einstellungen" > "Stammdaten" > "Produkteinheiten" an.
- Ertrags-& Aufwandskonto: Prüfen Sie, ob die gewählten Ertrags- und Aufwandskonten unter "Einstellungen" > "Alle Einstellungen" > "Buchhaltung" > "Kontenplan Finanzbuchhaltung" angelegt und aktiviert sind. Setzen Sie im Excel nur die Kontonummer ohne Bezeichnung (Bsp.: 4200).
- MWST Umsatz- & Vorsteuer: Prüfen Sie, ob die MWST Sätze in bexio angelegt sind unter "Einstellungen" > "Alle Einstellungen" > "Buchhaltung" > "Steuersätze MWST". Setzen Sie im Excel nur die den MWST Code ohne Bezeichnung (Bsp.: UN77)
- Lagerbestand: Soll das Produkt "mit Lager" aktiviert werden, fügen Sie hier einen Bestand ein. Soll das Produkt kein Lager führen, lassen Sie das Feld leer. Wenn kein Wert hinterlegt wird, wird das Lager nicht aktiviert. (Höchst möglicher Wert: 6 Stellig)
- Lagerort: Erfassen Sie die Lagerorte zuerst unter "Einstellungen > "Alle Einstellungen" > "Stammdaten" > "Produkte: Lagerorte".
- Lagerplatz: Erfassen Sie die Lagerplätze zuerst unter "Einstellungen > "Alle Einstellungen" > "Stammdaten" > "Produkte: Lagerplätze".
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Information: Aktuell unterstützen wir nur ; (Semikolon) als Trennzeichen für CSV Datei. Wenn Sie andere Trennzeichen verwenden, wandeln Sie bitte die CSV Datei in XLS oder XLSX um. |
Produktinformationen die sich nicht importieren lassen
Diese Felder können nicht importiert werden:
- Produktart: Die Produktart kann nicht "direkt" importiert werden. Wird beim Lagerbestand (in der Importdatei) einen Wert eingegeben, wird die Produktart automatisch als "Ware" gekennzeichnet. Wird dieser jedoch leer gelassen, wird auch keine Produktart hinterlegt, diese Information bleibt im bexio entsprechend leer. Falls Sie nun "Dienstleistung" anwählen möchten, kann dies initial im betroffenen Produkt eingestellt werden.
- Staffelpreise: Staffelpreise können nicht importiert werden. Diese müssen direkt in der Benutzeroberfläche von bexio erfasst werden.
Fehler beim Import
Sollten beim Produktimport Fehler auftreten, stellen wir Ihnen eine Korrekturdatei zur Verfügung. Sie können die Datei direkt bei der Fehlermeldung herunterladen.
In der ersten Spalte dieser Excel-Datei sehen Sie den Grund, warum dieses Produkt nicht importiert werden konnte. Korrigieren Sie dies und laden Sie direkt die Korrekturdatei hoch, um die fehlgeschlagenen Produkte erneut zu importieren.
Wichtig! Die "Original-Datei" bleibt unverändert. Es lohnt sich also allenfalls für zukünftige Importe die Fehler auch in der Quelldatei zu korrigieren.
Export & Import
Wenn Sie Ihre Produktliste für Anpassungen exportieren und danach erneut importieren möchten, gibt es diese Punkte zu beachten:
- Spalte B: Produktart > Die Produktart kann nicht importiert werden. Wird beim Lagerbestand (im Excel) einen Wert eingegeben, wird die Produktart automatisch als "Ware" gekennzeichnet. Wird dieser jedoch leer gelassen, wird auch keine Produktart hinterlegt, diese Information bleibt im bexio entsprechend leer. Falls Sie nun "Dienstleistung" anwählen möchten, kann dies initial im betroffenen Produkt eingestellt werden.
- Spalte E/F: Produktbeschreibung (HTML) > Importieren Sie nur die Spalte „Produktbeschreibung HTML“, damit sämtliche Formatierungen wieder importiert werden. (Die Spalte F kann ignoriert werden.)
- Spalte I/J: Haupt-& Untergruppe > Wählen Sie beim Import (Zuweisung „Gruppe“) die „Untergruppe“ aus, da die Hauptgruppe dann automatisch durch die zugewiesene Untergruppe gewählt wird.
- Spalte AA: Lagerbestand > Der Lagerbestand wird mit „0“ exportiert wenn „Produkt mit Lager“ Nein ausgewählt wurde. Wenn das Lager weiterhin deaktiviert bleiben soll, muss das „0“ entfernt werden, damit das Feld leer ist!
- Spalte AC: Ansprechpartner > E-Mail Adresse des Benutzers anstelle des Benutzernamen verwenden. Oder den Vor- & Nachnamen des Benutzers umkehren (Richtig: Vorname/Nachname).
- Spalte AH: Staffelpreise > Staffelpreise können nicht importiert werden. Diese müssen direkt im bexio UI erfasst werden.
Häufig gestellte Fragen
Fehlermeldung: Datei enthält Spalten ohne Titel
Lösung: Löschen Sie die leere Spalte. (Im Beispiel: Spalte B)
Fehlermeldung: Datei enthält Spalten mit gleichem Titel
Lösung: Löschen Sie die doppelte Spalte, oder ändern Sie den Spalten Titel. (Im Beispiel: Spalte B)
Das import Feld erscheint komplett leer und kann nicht importiert werden
Kann der Spalten Titel aus dem Excel nicht eindeutig einem Feld in bexio zugewiesen werden erscheint die Meldung: "Nicht importieren". Sie können dann jedoch trotzdem ein Feld auswählen und diese Spalte korrekt importieren lassen.
Ist das Feld aber komplett leer, lässt es sich trotz Auswahl nicht importieren. Dies hängt mit Formatierungen & Sonderzeichen in den Spalten Titeln zusammen.
Lösung: Entfernen Sie jegliche Sonderzeichen aus dem Spalten Titel (Bsp. Produk.t%name), um die Spalte importieren zu können.
Feedback
Ihre Meinung ist uns wichtig. Helfen Sie uns, den Produktimport noch weiter zu verbessern und hinterlassen Sie hier Ihr Feedback. Vielen Dank!