Posteingang & Dateiupload

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz, keine Buchung ohne Beleg. Darum geben wir Ihnen mit bexio die Möglichkeit Ihre Belege (Dateien), direkt dort anzuhängen, wo Sie die Belege im System eingeben und die Buchung entsteht. Sie haben auch die Möglichkeit, die angehängten Dateien für Ihre Kunden freizugeben, damit diese die Dateien online einsehen können.

 

Übersicht:

• Dateiupload Information
• Dateien im Posteingang hochladen
• Dateien per E-Mail hochladen
• Dateien in Dokumenten hochladen/anhängen
• Wie kann ich Dateien für Kunden freigeben?

 

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Dateiupload Information 

Unterstützte Dateiformate: PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF Maximale Dateigrösse: Die maximale Dateigrösse für den Upload beträgt 12MB Maximale Anzahl: Sie können 10 Dateien aufs Mal hochladen.

  

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Dateien im Posteingang hochladen

Um eine Datei im Posteingang hochzuladen, gehen Sie auf "Apps > Posteingang". Klicken Sie auf den Button "Datei hochladen". Sie können Ihre Datei über die Dateiauswahl (2a) oder per "drag and drop" (2b) hochladen.

 

1. Klicken Sie: "Datei hochladen".
2a. Klicken Sie: "Dateien wählen".
2b. Ziehen Sie Ihre Dateien von Ihren Computer Dokumenten in das Rechteck.
3. Wählen Sie die Dateien aus Ihren Computer Dokumenten aus.
4. Die Dateien Sind nun hochgeladen und werden aufgelistet.

1.

2a. 

2b.

4.

 

Posteingang

Nach dem hochladen der Datei, erscheint diese in der Liste Ihres Posteingangs. Klicken Sie auf das "drei-Punkte-Menü" um folgende Aktionen auszuführen:

Erstellen Sie neue Dokumente/Buchungen in bexio, mit der Datei im Anhang:
- Neuer Aufwand
- Manuelle Buchung
- Neue Lieferantenrechnung

Oder bearbeiten Sie die Datei:
- Herunterladen
- Umbenennen
- Löschen
- Archivieren

 

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Dateien per E-Mail hochladen

Sie können Dateien auch per E-Mail an den Posteingang Ihres bexio-Kontos senden. Verwenden Sie hierfür die E-Mail-Adresse, die rechts oben in Ihrem Posteingang notiert ist. (Die unten angegebenen E-Mail-Adressen sind Beispiele)

 

Diese E-Mail Adresse kann individualisiert werden. Klicken Sie hierfür auf das "Zahnrad", rechts von der Adresse. (Ab dem 14.08.2019 erstellte bexio Konten erhalten automatisch einen Kürzel, aber auch dieser kann angepasst werden.)

 

Im Firmenprofil lässt sich Ihr eigenes Kürzel einfügen. Ihre E-Mail Adresse wird dann mit diesem Kürzel generiert, z.B.: Kürzel: "company" -> upload.company@bexiofiles.com.

 

Regeln für die E-Mail Adresse Ihr Kürzel kann folgende Zeichen enthalten: Mind. 3, max. 12 Zeichen A-Z, a-z, 0-9, -, _ Keine Sonderzeichen & keine Leerzeichen Automatisch vergebene Kürzel: Kürzel wird anhand des Firmennamens generiert Leerzeichen werden entfernt Alle Buchstaben werden durch Kleinbuchstaben ersetzt Zu lange Firmennamen werden auf 8 Zeichen gekürzt Wenn der Firmenname bereits existiert: Eine Nummer wird hinzugefügt > Beispiel: Firmenname: Super Company Firmenname Kürzel: supercom1

 

Info zur "kryptischen E-Mail Adresse": - Die Vergebene E-mail Adresse wird pro Benutzer vergeben. Wird von einem anderen Benutzer eine Datei über die selbe E-Mail-Adresse gesendet, so wird beim hochgeladenen Dokument trotzdem der Name des Benutzers gezeigt, dem die Adresse zugewiesen ist. Wenn die individuelle E-Mail Adresse aktiviert ist: - Wenn eine Datei auf die individuelle E-Mail Adresse gesendet wird, wird in bexio die Absender E-Mail Adresse angezeigt unter "Hochgeladen von". - Die alte kryptische E-Mail Adresse wird ausgeblendet, kann aber über das "Info-Symbol" aufgerufen werden. Beachten Sie für den Versand: Verwenden Sie ausschliesslich unterstützte Dateiformate. Und fügen Sie keine weiteren Dateien im Anhang hinzu, sowie keinen E-Mail Text, damit der Upload gewährleistet werden kann.

 

Dateien, die an Dokumente (z.B. Bestellung/Lieferantenrechnung) angehängt sind, können im Posteingang nicht gelöscht werden. Die Verlinkung von angehängten Dateien sind unterhalb der Übersicht ersichtlich. Die Datei kann auch mit mehreren Dokumenten verlinkt werden.

 

Symbole

 Datei wurde per E-Mail an den Posteingang gesendet.

 Datei wurde mit unserem Scanner App oder über den Dateiupload hochgeladen.

 

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Dateien in Dokumenten hochladen/anhängen

Öffnen Sie eine bereits bestehendes Dokument, oder erstellen Sie ein neues. (Mit Dokument sind Angebote, Aufträge, Lieferantenrechnungen, Rechnungen, Gutschriften, Aufwendungen und Manuelle Buchungen gemeint.)

Wenn Sie eine neues Dokument erstellt haben, oder eine bestehendes geöffnet haben, erscheint rechts ein Dokument-Symbol. Klicken Sie auf das Symbol, hier gibt es zwei Varianten Ihre Datei anzuhängen.

 

"Dateien von Posteingang hinzufügen"

1. Mit dieser Aktion können Sie eine Datei direkt aus Ihrem Posteingang anhängen.

 

2. Wählen Sie die gewünschte Dateien aus und klicken Sie auf "Dateien hinzufügen".

 

"Dateien hochladen" 

1. Mit "Dateien hochladen" kann eine Datei von Ihrem Computer ausgewählt und hochgeladen werden.

 

2. Klicken Sie auf "Dateien auswählen" um Ihren Computer nach der gewünschten Datei zu durchsuchen.

 

3. Wählen Sie Ihre Datei Ihren Computer Dokumenten aus. Danach haben Sie erfolgreich Ihre Dateien im Dokument hochgeladen. 

 

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Wie kann ich Dateien für Kunden freigeben?

Wie Sie hochgeladene Dateien in den Dokumenten für Ihre Kunden sichtbar machen können, erfahren Sie in dem folgenden Supportbeitrag: Dateien für Kunden freigeben