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In der Buchhaltung gilt der Grundsatz, keine Buchung ohne Beleg. Darum geben wir Ihnen mit bexio die Möglichkeit Ihre Belege (Dateien), direkt dort anzuhängen, wo Sie die Belege im System eingeben und die Buchung entsteht. Sie haben auch die Möglichkeit, die angehängten Dateien für Ihre Kunden freizugeben, damit diese die Dateien online einsehen können. |
Übersicht:
- Dateiupload Information
- Dateien im Posteingang hochladen
- Dateien per E-Mail hochladen
- Häufig gestellte Fragen zum Posteingang
- Dateien in Dokumenten hochladen/anhängen
- Wie kann ich Dateien für Kunden freigeben?
Dateiupload Information
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Unterstützte Dateiformate: PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF |
Dateien im Posteingang hochladen
Um eine Datei im Posteingang hochzuladen, gehen Sie auf "Apps > Posteingang". Klicken Sie auf den Button "Datei hochladen". Sie können Ihre Datei über die Dateiauswahl (2a) oder per "drag and drop" (2b) hochladen.
1. Klicken Sie: "Datei hochladen".
2a. Klicken Sie: "Dateien wählen".
2b. Ziehen Sie Ihre Dateien von Ihren Computer Dokumenten in das Rechteck.
3. Wählen Sie die Dateien aus Ihren Computer Dokumenten aus.
4. Die Dateien Sind nun hochgeladen und werden aufgelistet.
1.
2a. 
2b.
4.
Posteingang
Nach dem hochladen der Datei, erscheint diese in der Liste Ihres Posteingangs. Klicken Sie auf das "drei-Punkte-Menü" um folgende Aktionen auszuführen:
Erstellen Sie neue Dokumente/Buchungen in bexio, mit der Datei im Anhang:
- Neuer Aufwand
- Manuelle Buchung
- Neue Lieferantenrechnung
Oder bearbeiten Sie die Datei:
- Herunterladen
- Umbenennen
- Löschen
- Archivieren
Dateien per E-Mail hochladen
Sie können Dateien auch per E-Mail an den Posteingang Ihres bexio-Kontos senden. Verwenden Sie hierfür die E-Mail-Adresse, die rechts oben in Ihrem Posteingang notiert ist. (Die unten angegebenen E-Mail-Adressen sind Beispiele)
Diese E-Mail Adresse kann individualisiert werden. Klicken Sie hierfür auf das "Zahnrad", rechts von der Adresse. (Ab dem 14.08.2019 erstellte bexio Konten erhalten automatisch einen Kürzel, aber auch dieser kann angepasst werden.)
Im Firmenprofil lässt sich Ihr eigenes Kürzel einfügen. Ihre E-Mail Adresse wird dann mit diesem Kürzel generiert, z.B.: Kürzel: "company" -> upload.company@bexiofiles.com.
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Regeln für die E-Mail Adresse Ihr Kürzel kann folgende Zeichen enthalten:
Automatisch vergebene Kürzel:
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Info zur "kryptischen E-Mail Adresse": Wenn die individuelle E-Mail Adresse aktiviert ist:
Beachten Sie für den Versand: Verwenden Sie ausschliesslich unterstützte Dateiformate. Und fügen Sie keine weiteren Dateien im Anhang hinzu, sowie keinen E-Mail Text, damit der Upload gewährleistet werden kann. |
Dateien, die an Dokumente (z.B. Bestellung/Lieferantenrechnung) angehängt sind, können im Posteingang nicht gelöscht werden. Die Verlinkung von angehängten Dateien sind unterhalb der Übersicht ersichtlich. Die Datei kann auch mit mehreren Dokumenten verlinkt werden.
Symbole
Datei wurde per E-Mail an den Posteingang gesendet.
Datei wurde mit unserem Scanner App oder über den Dateiupload hochgeladen.
Häufig gestellte Fragen zum Posteingang
Ihre Dateien kommen mit E-Mail Versand nicht im Posteingang an?:
Die häufigste Fehlerursachen sind Signaturen und Anhänge in der E-Mail Software.
Viele E-Mail Programme hängen Signaturen und andere Dateien standardmässig an E-Mails. Diese können von bexio nicht verarbeitet werden.
Lösung: Achten Sie darauf, dass keine anderen Anhänge sowie Signaturen in Ihrem E-Mail Programm (Outlook, Apple Mail, Gmail, etc.) mitgesendet werden.
Versand über den Scanner schlägt fehl:
Lösung: Achten Sie darauf, dass die Einstellungen für den E-Mail Versand im Scanner korrekt sind. Am besten testen Sie den Versand an zwei oder drei anderen E-Mail Adressen.
Information zu OKI Drucker:
Die OKI Drucker Reihe unterstützen wir leider nicht. Grund dafür ist, dass OKI Drucker die gescannten Belege in einem anderen Format versenden, dieses kann in bexio nicht verarbeitet werden.
Ihre Belege können Sie trotzdem hochladen, verwenden Sie hierfür unsere bexio Scanner App oder laden Sie Ihre Dokumente auf Ihren Rechner, damit Sie diese über den Posteingang hochladen können (Dateien im Posteingang hochladen). Alternativ können Sie die Scans direkt an Ihre eigene E-Mail Adresse senden und von dort an den Posteingang weiterleiten.
Dateien in Dokumenten hochladen/anhängen
Öffnen Sie eine bereits bestehendes Dokument, oder erstellen Sie ein neues. (Mit Dokument sind Angebote, Aufträge, Lieferantenrechnungen, Rechnungen, Gutschriften, Aufwendungen und Manuelle Buchungen gemeint.)
Wenn Sie eine neues Dokument erstellt haben, oder eine bestehendes geöffnet haben, erscheint rechts ein Dokument-Symbol. Klicken Sie auf das Symbol, hier gibt es zwei Varianten Ihre Datei anzuhängen.
"Dateien von Posteingang hinzufügen"
1. Mit dieser Aktion können Sie eine Datei direkt aus Ihrem Posteingang anhängen.
2. Wählen Sie die gewünschte Dateien aus und klicken Sie auf "Dateien hinzufügen".
"Dateien hochladen"
1. Mit "Dateien hochladen" kann eine Datei von Ihrem Computer ausgewählt und hochgeladen werden.
2. Klicken Sie auf "Dateien auswählen" um Ihren Computer nach der gewünschten Datei zu durchsuchen.
3. Wählen Sie Ihre Datei Ihren Computer Dokumenten aus. Danach haben Sie erfolgreich Ihre Dateien im Dokument hochgeladen.
Wie kann ich Dateien für Kunden freigeben?
Wie Sie hochgeladene Dateien in den Dokumenten für Ihre Kunden sichtbar machen können, erfahren Sie in dem folgenden Supportbeitrag: Dateien für Kunden freigeben