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Posteingang & Dateiupload

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz, keine Buchung ohne Beleg. Darum geben wir Ihnen mit bexio die Möglichkeit Ihre Belege (Dateien), direkt dort anzuhängen, wo Sie die Belege im System eingeben und die Buchung entsteht. Sie haben auch die Möglichkeit, die angehängten Dateien für Ihre Kunden freizugeben, damit diese die Dateien online einsehen können.

 

Übersicht

 


 

Allgemeines zum Dateiupload

Unterstützte Dateiformate: PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF
Maximale Dateigrösse: Die maximale Dateigrösse für den Upload beträgt 12MB
Maximale Anzahl: Sie können 25 Dateien aufs Mal hochladen.

 


 

Dateien im Posteingang hochladen

Es gibt drei Varianten eine Datei in Ihrem Posteingang hochzuladen, damit diese anschliessend in einer Buchung oder einem Dokument angehängt werden kann. Den Posteingang finden Sie unter «Apps» → «Posteingang».

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Sollte dieser nicht ersichtlich sein, prüfen Sie das Benutzerrecht «Belegupload» unter «Einstellungen» → «Pakete / Apps / Benutzer» → «Benutzer verwalten». Die drei Varianten sind wie folgt.

 

Via Dateiupload

Im Posteingang unter «Hochladen» können die Dateien via «drag and drop» oder über die «Dateiauswahl» hochgeladen werden.

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Via E-Mail Versand

Oben rechts befindet sich die E-Mail Adresse, welche Sie für das hochladen von Dokumenten via E-Mail verwenden können.

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Diese E-Mail Adresse kann individualisiert werden. Klicken Sie hierfür auf das «Zahnrad», rechts von der Adresse.

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Geben Sie unter «Kürzel» einen Begriff ein, um Ihre «Email Adresse für den Posteingang» zu individualisieren. Zum Beispiel: Kürzel: «company» ergibt → «upload.company@bexiofiles.com». 

Ihr Kürzel kann folgende Zeichen enthalten:

  • Mind. 3, max. 12 Zeichen
  • A-Z, a-z, 0-9, -, _
  • Keine Sonderzeichen & keine Leerzeichen

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Information zur «individuellen E-Mail Adresse»
Wenn eine Datei auf die individuelle E-Mail Adresse gesendet wird, wird in bexio die Absender E-Mail Adresse angezeigt unter «Hochgeladen von».


Information zur «kryptischen E-Mail Adresse»
Die Vergebene E-Mail Adresse wird pro Benutzer vergeben. Wird von einem anderen Benutzer eine Datei über die selbe E-Mail-Adresse gesendet, so wird beim hochgeladenen Dokument trotzdem der Name des Benutzers gezeigt, dem die Adresse zugewiesen ist.

Die alte kryptische E-Mail Adresse wird ausgeblendet, kann aber über das «Info-Symbol» aufgerufen werden.

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Beachten Sie für den Versand: Verwenden Sie ausschliesslich unterstützte Dateiformate. Und fügen Sie keine weiteren Dateien im Anhang hinzu, sowie keinen E-Mail Text, damit der Upload gewährleistet werden kann.

Senden Sie weder ein Styling noch andere Dateien innerhalb der Mail. Zum Beispiel sendet Outlook vereinzelt die Datei «winmail.dat» innerhalb der E-Mail (dies kann jedoch in den Outlook-Einstellungen geändert werden).

 

Via bexioGo (Scanner App)

Hierfür gibt es eine separate Anleitung unter diesem Supportbeitrag: bexioGo App Anleitung.

 


 

Der Posteingang

Nach dem hochladen der Datei, erscheint diese in der Liste Ihres Posteingangs. Klicken Sie auf das «drei-Punkte-Menü» um folgende Aktionen auszuführen:

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Dateien, die an Dokumente (z.B. Bestellung/Lieferantenrechnung) angehängt sind, können im Posteingang nicht gelöscht werden. Die Verlinkung von angehängten Dateien sind unterhalb der Übersicht ersichtlich. Die Datei kann auch mit mehreren Dokumenten verlinkt werden.

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Bedeutung der Symbole

d1.png → Datei wurde per E-Mail an den Posteingang gesendet.
d3.png → Datei wurde über den Dateiupload hochgeladen.
d2.png → Datei wurde mittels «bexioGo» App hochgeladen.

 


 

Anhang in bestehendem Dokument hochladen

Unter dem Dokument-Symbol gibt es zwei Varianten Ihre Datei anzuhängen.

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Variante 1 - «Dateien von Posteingang hinzufügen»

Mit dieser Aktion können Sie eine Datei direkt aus Ihrem Posteingang anhängen. Wählen Sie anschliessend die gewünschte Dateien aus und klicken Sie auf «Dateien hinzufügen».

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Variante 2 - «Dateien hochladen»

Mit «Dateien hochladen» kann eine Datei von Ihrem Computer ausgewählt und hochgeladen werden. Unter «Dateien auswählen» durchsuchen Sie Ihren Computer nach der gewünschten Datei.

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Datei dem Kunden freigeben

Mit dem «Sichtbarkeits-Button» können Sie Ihren Kunden den Anhang als Download im Network-Link zur Verfügung stellen. Sehen Sie sich hierfür die Kurzanleitung an: Anhang freigeben.

 


 

Häufig gestellte Fragen zum Posteingang

Meine Dateien kommen per E-Mail Versand nicht im Posteingang an?

Die häufigste Fehlerursachen sind Signaturen und Anhänge in der E-Mail Software. Viele E-Mail Programme hängen Signaturen und andere Dateien standardmässig an E-Mails. Diese können von bexio nicht verarbeitet werden. Achten Sie darauf, dass keine anderen Anhänge sowie Signaturen in Ihrem E-Mail Programm (Outlook, Apple Mail, Gmail, etc.) mitgesendet werden.

Versand über den Scanner schlägt fehl?

Achten Sie darauf, dass die Einstellungen für den E-Mail Versand im Scanner korrekt sind. Am besten testen Sie den Versand an zwei oder drei anderen E-Mail Adressen.

Information zu OKI Drucker:

Die OKI Drucker Reihe unterstützen wir leider nicht. Grund dafür ist, dass OKI Drucker die gescannten Belege in einem anderen Format versenden, dieses kann in bexio nicht verarbeitet werden. (Dies kann auch bei anderen veralteten Druckern vorkommen.)

Ihre Belege können Sie trotzdem hochladen, verwenden Sie hierfür unsere «bexioGo» App oder laden Sie Ihre Dokumente auf Ihren Rechner, damit Sie diese über den Posteingang hochladen können (Dateien im Posteingang hochladen). Alternativ können Sie die Scans direkt an Ihre eigene E-Mail Adresse senden und von dort an den Posteingang weiterleiten.

 


 

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