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Wie erstelle ich eine neue Aufgabe?

Mit den Aufgaben haben Sie ein einfaches und effizientes Tool zur Verwaltung Ihrer Pendenzen zur Hand.

Sie können neue Aufgaben über das Aufgabenmodul mit dem Button "Neue Aufgabe" erfassen.

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Anschliessend gelangen Sie zur Erfassungsmaske für die neue Aufgabe:

 

Betreff und Bemerkungen

Im Feld "Betreff" definieren Sie einen Titel für die Aufgabe, zum Beispiel "Kunde XY anrufen". Im Feld Bemerkungen können Sie dann ausführlich beschreiben, was bei dieser Aufgabe zu erledigen ist. Zum Beispiel "Offerte AU-000123 besprechen".

 

Erledigen bis

Hier definieren Sie, bis wann die entsprechende Aufgabe zu erledigen ist. Es gibt im bexio offene Aufgaben, erledigte Aufgaben sowie überfällige Aufgaben. Sobald Datum und Uhrzeit "abgelaufen" sind, ändert sich der Status der Aufgabe automatisch von "offen" auf "überfällig".

 

Kontakt

Wählen Sie hier den Kontakt aus, zu dem die Aufgabe zugeordnet werden soll. Tragen Sie in das Kontaktfeld einfach die ersten Buchstaben des gewünschten Kontaktes ein oder klicken Sie auf das Icon neben dem Feld um in die Listenansicht aller Kontakte zu gelangen.

Abhängig vom ausgewählten Kontakt können Sie anschliessend eine Kontaktperson und gegebenenfalls auch ein Projekt auswählen.

 

Ansprechpartner

Mit Ansprechpartner ist immer ein bexio Benutzer gemeint. Standardmässig ist Ihr Name, als Ersteller der Aufgabe, eingetragen. Wenn Sie die Aufgabe delegieren möchten, wählen Sie hier einfach den bexio Benutzer aus, der die Aufgabe erledigen soll.

 

Erinnerung

Hier können Sie festlegen, ob Sie an eine Aufgabe per E-Mail oder SMS erinnert werden wollen. Setzen Sie zunächst das Häkchen, damit die Erinnerungsoptionen eingeblendet werden. Nun brauchen Sie nur noch die Art der Erinnerung sowie die "Vorlaufzeit" festzulegen. Sie erhalten nun eine Erinnerung per E-Mail an die Adresse, die in Ihrem bexio Benutzerkonto hinterlegt ist, in unserem Beispiel zwei Stunden bevor die Aufgabe fällig wird.

 

Kategorie und Priorität

Die Funktionen "Kategorie" und "Priorität" bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Pendenzen entsprechend zu unterscheiden, bzw. zu gewichten. Neue Kategorien können Sie unter "Einstellungen" beim Punkt "Aufgaben / Kategorien" definieren.

Im Feld "Zeitplanung" können Sie einen Schätzwert eintragen, wie lange Sie für die Erledigung der Aufgabe brauchen.

Wie erstelle ich eine Zeiterfassung aus einer Aufgabe?

Aus einer Aufgabe kann direkt eine Zeiterfassung generiert werden. Diese Funktion ist vor allem dann Praktisch, wenn man sich Aufgaben für Auftragsarbeiten macht, von welchen die aufgewendeten Zeiten direkt weiter verrechnet werden können wie z.B. "Programmieren", "Design", "Servicearbeiten" usw.

Damit hierbei die Zeiten und die Aufgaben nicht separat erfasst werden müssen, haben Sie die Möglichkeit direkt in und mit den Angaben der Aufgabe (Kontakt, Kontaktperson allfälliges Projekt) eine Zeiterfassung zu erstellen und zu speichern.

Um die Zeiterfassung aus der Aufgabe heraus zu erstellen gehen Sie folgendermassen vor:

  • erstellte oder bestehende Aufgabe in Detailansicht öffnen
  • Button "Neue Zeiterfassung" drücken
  • Tätigkeit, Dauer, Ist abrechenbar oder nicht und Status auswählen und speichern.

Danach erhalten sie in der Aufgabe die Meldung "Der Zeiteintrag wurde erfolgreich gespeichert" und die Zeit ist bereits mit allen Kontaktangaben inklusive Projekt, wenn vorhanden, aus der Aufgabe erstellt worden.

 

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