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Was gilt es beim Kontaktimport zu beachten?

Beim Import von Kontaktdaten in bexio gibt es einige Pflichtfelder und Besonderheiten, auf die Sie achten sollten. Um Ihnen den Import zu erleichtern, werden in diesem Bericht Pflichtfelder und Besonderheiten des bexio Kontaktimports erklärt.

Beachten Sie: Sollte die Funktion nicht ersichtlich sein, fehlt Ihnen das notwendige Benutzerrecht dazu. Unter «Einstellungen» → «Pakete / Apps / Benutzer» → «Benutzer verwalten» oder «Treuhänder einladen und verwalten» kann durch den Kontoinhaber das Benutzerrecht «Admin» erteilt werden.

Inhalt


Wie funktioniert der Import?

Folgen Sie dem Pfad: «Kontakte» → «Import/Export».

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Dann wählen Sie links «Kontakte hochladen (.xlsx)». Die empfohlene maximale Anzahl an zu importierenden Kontakten liegt bei 2'000 Kontakten pro Import. Ein Import in dieser Grösse dauert ungefähr 10 min. ohne Gewähr.

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Importvorlage

Hier empfehlen wir dringend vorab die «Excel-Vorlage» in der blauen Hinweis-Box herunterzuladen. Diese können Sie dann mit Ihrer Kontaktliste ergänzen und anschliessend unter «Datei auswählen» wieder hochladen.

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Welche Werte können importiert werden?

Wert Besonderheit

Kontakt Nr.

Die Kontakt Nr. kann für alle Kontakte entweder manuell (via Excel Import) oder automatisch vergeben werden.

Um die Kontakt Nr. manuell zuzuweisen, muss das Feld «Kontakt Nr.» bei allen Privat- und Firmenkontakten sowie Kontaktpersonen («Kontaktperson 1 Kontakt Nr.») befüllt sein. Es muss eine Nummer bestehend aus Ziffern sein. Keine Buchstaben oder Sonderzeichen sind erlaubt.

Für eine automatische Zuweisung hingegen, muss das Feld «Kontakt Nr.» bei sämtlichen Einträgen leer gelassen werden.
Kategorie Muss vorab in bexio erfasst werden unter: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Kategorien»

Verwenden Sie für mehr als eine Kategorie, ein «Semikolon» als Trennzeichen und kein weiteres Leerzeichen als Trennung. Zum Beispiel: [Lieferant;Kunden]
Branche Muss vorab in bexio erfasst werden unter: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Branchen»

Verwenden Sie für mehr als eine Branche, ein «Semikolon» als Trennzeichen und kein weiteres Leerzeichen als Trennung. Zum Beispiel: [Automobil;Beratung]
Kontaktart Die Zelle darf nur einer der Werte «Privat» oder «Firma» enthalten.
Name 1 Abhängig von der Kontaktart, geben Sie entweder den Firmennamen oder den Nachnamen des Kontakts ein.
Name 2 Abhängig von der Kontaktart, geben Sie entweder den Firmenzusatz oder den Vornamen des Kontakts ein.
Anrede Muss vorab in bexio erfasst werden unter: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Anreden»
Titel Muss vorab in bexio erfasst werden unter: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Titel»
Adresse Adresse des Kontakts.
PLZ Postleitzahl des Kontakts.
Ort Ort des Kontakts.
Land Muss vorab in bexio erfasst werden unter: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Länder»
E-Mail E-Mail-Adresse des Kontakts.
E-Mail 2 Zweite E-Mail-Adresse des Kontakts.
Telefon Telefonnummer des Kontakts.
Telefon 2 Zweite Telefonnummer des Kontakts.
Mobile Mobilnummer des Kontakts.
Fax Faxnummer des Kontakts.
Website Website des Kontakts.
Skype Skype Benutzername des Kontakts.
Geburtstag Geburtstag des Kontakts.
Bemerkungen Eine zusätzliche Bemerkung im Kontakt.
Ansprechpartner Unter «Ansprechpartner» muss die E-Mail Adresse eines in bexio erfassten Benutzers eingetragen werden. Ausserdem auf Gross-/Kleinschreibung achten.
Sprache Muss vorab in bexio erfasst werden unter: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Sprachen»
Tipp: Vermeiden Sie überflüssige Leerschläge/ Absätze / etc bei der Eingabe der Werte. Bsp: Wenn eine E-Mail Adresse mit einem Leerzeichen ergänzt wird im Excel: «max.muster@bexio.com_», kann die Adresse nicht importiert werden.

Die Pflichtfelder

Sowohl für die Kontaktangaben des Kontakts «Privat», der «Firma», als auch für die eingetragenen «Kontaktperson 1 …» gelten je die selben Pflichtfelder.

  • «Kontaktart»
  • «Name 1»
  • «Ansprechpartner»
Empfehlung durch bexio: Erweitern Sie die Angaben der Pflichtfelder mit den folgenden Feldern: «Kategorie», «Adresse», «PLZ», «Ort», «Land», «Telefon», «E-Mail».

Untergeordnete Kontaktpersonen

Privatkontakte können mit Firmenkontakten verknüpft werden, damit diese als Kontaktperson für die jeweilige Firma fungiert. Im bexio kann eine Verknüpfung direkt im Kontakt rechts unter «Kontakt hinzufügen» hergestellt werden.

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Via Excel Import kann eine Kontaktperson als eigenständiger «Privat» -Kontakt über weitere Spalten, rechts von der Firma, erfasst werden. Rechts/hinter dem Firmenkontakt sind in der Importvorlage bereits die Spalten «Kontaktperson 1 Nachname», «Kontaktperson 1 Vorname», etc. aufgeführt. Sie können beliebig viele Kontaktpersonen ergänzen. Kopieren Sie hierfür sämtliche Spalten der «Kontaktperson 1», fügen Sie diese hinter der letzten Spalte ein und passen Sie die Ziffer an von bspw. «Kontaktperson 1 Nachname» zu «Kontaktperson 2 Nachname».

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Besonderheiten

Automatisches übernehmen von Werten aus dem "Hauptkontakt"

Bei folgenden Feldern werden die Inhalte der "Hauptkontakte" übernommen, wenn diese leer gelassen werden: «Kontaktperson 1 Kategorie», «Kontaktperson 1 Branche», «Kontaktperson 1 Land», «Kontaktperson 1 Ansprechpartner».

 

Zeilenumbrüche

Um einen Zeilenumbruch via Kontaktimport importieren zu können, kann im Excel in der Zelle der Adresse einen Umbruch mittels Tastenkombination eingefügt werden. Dieser wird dann während dem Import als solcher erkannt und in bexio dargestellt.

  • Windows: «Alt» + «Enter»
  • Mac OS: «Cmd» + «Shift» + «Enter»

Mögliche Fehlermeldungen

Wenn ein einzelner Eintrag im Excel-File für den Import fehlerhaft ist, werden keine Kontakte importiert, damit Sie die Möglichkeit haben die Fehler zu beheben und die komplette Liste erneut in bexio zu importieren.

Fehlermeldung Bedeutung
«Zeile 2 - Spalte Ansprechpartner - Dies ist ein Pflichtfeld.» «Ansprechpartner» unter Zeile 2  ist leer.
«Zeile 6 - Spalte Email - Diese Eingabe ist nicht korrekt.»  «E-Mail» unter Zeile 6 falsch geschrieben oder enthält Leerschläge.
«Zeile 9 - Spalte Kontaktperson 2 Kategorie - Diese Eingabe ist nicht korrekt.» «Kontaktperson 2 Kategorie» unter Zeile 9 gibt es nicht.
«Zeile 3 – Spalte Kontaktperson 1 Kontakt Nr. - Dies ist ein Pflichtfeld» «Kontaktperson 1 Kontakt Nr.» unter Zeile 3 ist leer (bei manueller Vergabe der Kontakt Nr.)

Kontaktdaten aktualisieren

Fragestellung: Kann ich mit dem Kontaktimport auch Kontaktdaten aktualisieren?

Mit dem Kontaktimport werden in bexio neue Kontakte erstellt. Bereits vorhandene Kontaktdaten können mit dem Kontaktimport nicht aktualisiert werden. Bei Anpassungen an den Kontakten empfehlen wir Ihnen diese grundsätzlich direkt in der Benutzeroberfläche von bexio vorzunehmen. Öffnen Sie hierfür den Kontakt und klicken Sie auf das Stift-Symbol.

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Mehrere Kontakte bearbeiten

Wenn Sie bei mehreren Kontakten die selbe Änderung vornehmen möchten, können Sie dies mittels «Mehrfach Mutationen» machen. Wählen Sie hierfür in der Kontaktübersicht auf der rechten Seite die entsprechenden Kontakte an. Wählen Sie unten «Mehrfach Mutation» aus und bestätigen Sie dies mit «GO». 

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Danach können Sie die gewünschte Änderung anwählen und mit «Weiter zu Schritt 2» ergänzen Sie die Angabe und speichern die neuen Werte für alle zuvor angewählten Kontakte. (Eine detailliertere Anleitung zu den mehrfach Mutationen finden Sie im folgenden Beitrag: «Mehrfach Mutationen durchführen».)

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Export in Import umwandeln

Allgemeines

Wie bereits erwähnt ist das Aktualisieren der Kontakte, also ein Export der bestehenden Kontaktliste und erneutem Import der selben, aber leicht abgeänderten Liste, nicht möglich. Wir erkennen die Duplikate, können die bestehenden Kontakte aber nicht «aktualisieren», sondern entweder als Duplikate importieren, oder ignorieren.

Wenn Sie die gesamte Kontaktliste durch eine neue ersetzen und die bestehenden Kontakte löschen möchten, beachten Sie bitte, dass die Kontakte «als gelöscht markiert» werden können. Auf die Kontakte erstellte Dokumente (Aufträge, Rechnungen, etc.) sind natürlich weiterhin vorhanden, jedoch im Hintergrund mit der ID («Datensatz ID») des nun «als gelöscht markierten» Kontakts verbunden. Neue Kontakte erhalten eine neue ID. Dokumente müssten somit einzeln und manuell auf den neuen Kontakt zugewiesen werden.

 

Beachten Sie folgendes für die Umwandlung der Export- in die Import-Datei:

Ich habe nur «Privat-» & «Firmenkontakte»:

  • Folgende Spalten können nicht importiert und gelöscht werden:
    • «Datensatz ID»
    • «MWST Nr.»
    • «Anzahl Mitarbeiter»
    • «Handelsregister Nr»
    • «UST-IDNR.»
    • «Lead»
  • Für die Spalte «Nr.» gibt es zwei Optionen:
    • Wenn die Spalte ignoriert oder gelöscht wird, wird die Kontakt Nr. automatisch von bexio vergeben.
    • Wenn die Spalte in «Kontakt Nr.» umbenennt wird, werden die eingetragenen Werte importiert, beachten Sie dabei, dass dann alle Privat- und Firmenkontakten sowie Kontaktpersonen («Kontaktperson 1 Kontakt Nr.») einen Wert in der Zelle für «Kontakt Nr.» haben müssen.
  • Inhalt der Spalte «Ansprechpartner» durch die E-Mail Adresse eines in bexio erfassten Benutzers ersetzen.
  • Folgende Spalten-Werte müssen vor dem Import in bexio erfasst werden:
    • Kategorie: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Kategorien»
    • Branche: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Branchen»
    • Anrede: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Anreden»
    • Titel: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Titel»
    • Land: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Länder»
    • Sprache: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Sprachen»

 

Ich habe «Privatkontakte» & «Firmenkontakte» mit dazugehörigen «Kontaktpersonen»:

Aufgrund dessen, dass Kontaktpersonen einerseits rechts vom jeweiligen Firmenkontakt als «Kontaktperson 1, 2, …», und zusätzlich als separate Privatpersonen aufgelistet im Excel-Export werden, müssen «Privat-» und «Firmenkontakte» in diesem Fall getrennt importiert werden.

  • Sortieren Sie die Liste nach der «Kontaktart».
    • Kopieren und löschen Sie alle Kontakte welche «Privat» sind aus dieser Liste. 
    • Erstellen Sie eine eigene Liste für all diese soeben kopierten Kontakte. Gehen Sie in dieser Liste wie im oberen Abschnitt beschrieben vor, nachdem Sie die Firmenkontakte importiert haben. («Ich habe nur «Privat-» & «Firmenkontakte»)
  • Wenn Sie möchten, dass die Angaben entsprechend von der dazugehörigen Firma übernommen werden, können Sie die folgenden Spalten löschen:
    • «Kontaktperson 1 Kategorie»
    • «Kontaktperson 1 Branche»
    • «Kontaktperson 1 Ansprechperson
  • Importieren Sie zuerst die Liste mit den Firmenkontakten und danach die Privatpersonen. Dadurch können Sie gewährleisten, dass die Firmen weiterhin mit den Privatpersonen verknüpft sind und keine Duplikate entstehen.

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