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Wie kann ich Mailvorlagen erstellen?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Mailvorlagen personalisieren und verwalten können.

Zu den Vorlagen gelangen Sie über "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" -> "Funktionen & Module" -> "Mailvorlagen".
Nun können Sie eine neue Vorlage erstellen oder eine bestehende Vorlage bearbeiten.

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Wählen Sie zunächst aus, für welchen Dokumenttyp (Angebot/Rechnung/Mahnung) die Vorlage eingesetzt wird und vergeben Sie einen Namen für die Vorlage. Sie können auch definieren, für welche Sprachen die Vorlage verwendet werden soll.
Anschliessend können Sie die Vorlage als Standard-Vorlage für einen bestimmten Dokumenttyp definieren.

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Nun können Sie die Vorlage erstellen und verschiedene Platzhalter einfügen.

Dabei stehen Ihnen benutzerbezogene (gelb), kundenbezogene (rot) und dokumentbezogene (grün) Platzhalter zur Verfügung und natürlich den Platzhalter für den Link für das Online Dokument (blau). Dieser Platzhalter muss spätestens beim Versand eingesetzt werden.


In der folgenden Tabelle haben wir die Platzhalter zusammengefasst.:

Icon Platzhalter Beispiel
 onlinelink.png [Network Link] https://network.musterfirma.ch/offer/1a0e31...
 betrag.png [Total] 120.00
 datum.png [Date] 19.12.2013
 faelligkeit.png [Valid Until]  18.01.2014
 nummer.png [Document Number] AN-015000 
 projekt.png [Project]  Redesign Webshop (Projekttitel)
 titel.png [Title] Redesign Webshop (Angebotstitel)
 waehrung.png [Currency] CHF
 Nachname.png [Name 1] Muster / Muster AG
Name.png [Name] Max Muster / Muster AG Werbeagentur
vorname.png [Name 2] Max / Werbeagentur
benutzer.png [User] Mario Berweger
email.png [User Email] mario.berweger@musterfirma.ch
organisation.png [Company Name] Musterfirma AG
telefon.png [Company Phone Nr] 071 / 552 00 60
 website.png  [Website] http://www.musterfirma.ch

Bitte beachten Sie folgendes:

- Wenn das Dokument "nur" an eine Firma gestellt wurde, werden als Platzhalter "Firmename" und "Firmenzusatz" ausgewählt. Weisen Sie das Dokument zusätzlich einer Kontaktperson zu, wird hier "Vorname" und "Nachname" ausgewählt. Beim Platzhalter [Name] wird der zusammengesetzte Name, also "Vorname Nachname", bzw. "Firmenname Firmenzusatz" ausgewählt.

- Sie können die Platzhalter auch im Feld "Betreff" verwenden.

- Wenn Sie die Versandard "per Email-Software versenden" verwenden, wird ebenfalls die ausgewählte Vorlage beim Erstellen des Textes verwendet.

 

Hier können Sie sehen, wie ein Angebot in der Vorlagen-Ansicht sowie in der Versand-Ansicht aussehen könnte:

Ansicht Vorlage

Ansicht Email-Versand
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Nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben, können Sie diese gleich im Email-Versand verwenden.

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