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Was gilt es bei den Online-Dokumenten und dem E-Mail Versand zu beachten?

Mit dem "Email-Versand" könnnen Sie Ihre bexio Dokumente bequem und einfach per E-Mail versenden.
Das Dokument wird dabei als "Online-Dokument" über einen "Teilen" Link versendet, wie Sie es vielleicht von anderen Online-Diensten wie beispielsweise Dropbox her kennen.

Der "Email-Versand" besteht quasi aus drei Elementen, der "Sendezentrale", den "Mailvorlagen" und dem Versand selbst.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die Elemente genauer vor.

Mailvorlagen

Hier verwalten Sie die Vorlagen für die Nachrichten, welche Sie begleitend zu den Angeboten oder Rechnungen versenden.
Sie können hier verschiedene Platzhalter aus bexio verwenden, um die Nachricht nach Ihren Wünschen zu personalisieren.

Die Mailvorlagen finden Sie unter "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" ->"Funktionen & Module" -> "Mailvorlagen".

Klicken Sie in der Übersicht auf "Neue Vorlage", um eine neue Vorlage zu erfassen:

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Hier können Sie wählen, für welchen Dokumenttyp (Angebot, Auftrag, Mahnung und Rechnung) die Vorlage verwendet wird und Sie können einen Namen vergeben. Auch die Sprache der Vorlage legen Sie hier fest. Nun können Sie noch die Felder "Betreff" und "Nachricht" ausfüllen. Hier können Sie einige Platzhalter verwenden, um die Nachricht für Ihren Empfänger zu personalisieren. Nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben, können Sie diese bereits in Ihrem "Email-Versand" verwenden.

Wichtig: In der Vorlage muss mindestens der Platzhalter für den "Online Link" [Network Link] verwendet werden, damit der Versand funktioniert.

Sendezentrale

Mit der Sendezentrale behalten Sie stets den Überblick, welche Dokumente Sie bereits versendet haben.
Auch wie Sie das entsprechende Dokument versendet haben, ist über die Sendezentrale ersichtlich.

Sie können die Sendezentrale über "Einstellungen" ->"Alle Einstellungen" -> "Sendezentrale" aufrufen.

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Sobald der Empfänger auf den Link zum "Online Dokument" klickt, ändert sich der Status von "Gesendet" auf "Empfangen".
Zudem können Sie in der Sendezentrale nachsehen, wie Sie das Dokument versendet haben, über den "EMail-Versand", über Ihre "Email Software" oder "manuell". 

Der "Email-Versand"

Kommen wir nun zum eigentlichen Herzstück des Features.
Erstellen Sie zunächst wie gewohnt Ihr Angebot, Ihren Auftrag, Ihre Mahnung oder Rechnung im bexio.

Neben dem Dokumentstatus "offen" finden Sie neu den Versandstatus. Im nebenstehenden Beispiel wurde das Angebot noch nicht versendet. Daher ist das Häkchen noch grau markiert. Wenn Sie mit der Maus über das Icon fahren, können Sie das Dokument "manuell" auf gesendet setzen. Bei erfolgtem Versand sehen Sie im Tooltipp zudem, wann das Dokument gesendet und wann es gelesen wurde.

 "Angebot per Email senden" öffnet die Versandmaske und eine neue E-Mail Nachricht wird anhand Ihrer Vorlage erstellt.
Wenn Sie mit der Maus über den Pfeil fahren, können Sie zusätzlich das "Angebot per Email- Software versenden".

Mit der Aktion "Angebot ansehen" gelangen Sie zum "Online Dokument", wie es auch Ihr Kunde sehen würde, wenn Sie ihm das Angebot über den "Email-Versand" senden. 

 

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Angebot senden

Wenn Sie nun auf "Angebot per E-Mail senden" klicken, wird eine Nachricht anhand der Vorlage und den verwendeten Platzhalter erstellt.
Bevor Sie das Angebot versenden, können Sie es selbstverständlich nochmals anpassen:

 

 

Mit dem Button "Vorschau" können Sie das Angebot nochmals in der Online-Ansicht betrachten. Zudem können Sie wählen, ob das Angebot beim Versand von "Entwurf" auf "Offen" umgestellt werden soll.
Mit "Senden" lösen Sie den Versand über den "Email Versand" aus.

Versand über "Email Software"

Neben dem Versand direkt über bexio haben Sie auch die Möglichkeit, ein Dokument über Ihr lokales E-Mail Programm zu versenden.
Fahren Sie dazu mit der Maus über den Pfeil rechts neben "Angebot per Email versenden" und wählen Sie "Angebot per Email Software versenden"

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Nun öffnet sich eine Modalbox, in der Sie wählen können, ob das Dokument als "Gesendet" markiert werden soll und ebenfalls ob der Status von "Entwurf" auf "Offen" umgestellt werden soll.

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Mit einem Klick auf "Senden" wird eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm geöffnet. Dabei werden Empfänger, Betreff und Nachrichtentext automatisch anhand der verwendeten Mailvorlage ausgefüllt. Auch hier haben Sie natürlich die Möglichkeit, manuelle Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie die Nachricht über Ihre EMail-Software versenden.

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