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E-Mail Versand - die Absender Adresse anpassen

E-Mail-Adresse für den Versand von Online-Dokumenten anpassen

Wenn Sie aus bexio an Ihre Kunden E-Mails versenden, wird Ihrem Kunden standardmässig der Vorname und Name des eingeloggten Benutzers als Absendername angezeigt und dessen E-Mail als Antwortadresse (reply-to) hinterlegt. Als eigentliche Absenderadresse verwendet bexio aber noreply@bexio.com. Dies dient dazu, dass die versendeten E-Mails nicht in Spamfiltern hängenbleiben. 

Beispiel:

Hans Muster von Beispiel AG  schickt seinem Kunden eine Rechnung per E-Mail. Der Empfänger sieht den Absender als Hans Muster (Beispiel AG via bexio.com) und die Absender-E-Mail-Adresse als noreply@bexio.com

Absendername: Hans Muster (Beispiel AG via bexio.com)

Absenderadresse: noreply@bexio.com
Von dieser Adresse aus wird die E-Mail tatsächlich versandt

Antwortadresse: hans.muster@beispiel-ag.ch
Antwort-E-Mails gehen an diese Adresse

E-Mail-Kunde.png

Der Zusatz "via bexio.com" wird hinzugefügt um Missverständnisse zu vermeiden und zu erklären, weshalb der Absendername und die Absenderadresse nicht deckungsgleich sind. Gleichzeitig bleibt die E-Mail aufgrund des Absendernamen für den Empfänger leicht identifizierbar.

Wie kann ich den Absendernamen oder die Antwortadresse des Absenders ändern?

Die Systemeinstellung selbst können Sie nicht ändern. Sie können aber eine neue E-Mail-Adresse anlegen und diese als Standard festlegen.

Unter "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" -> "Funktionen & Module" -> "E-Mail-Absender" können Sie Ihre Absender-E-Mail-Adressen verwalten.

Über den Button "Neuer Absender" können Sie einen neuen Absender mit Absendername und Antwortadresse hinzufügen.

Beispiel: Felix Muster (felix.muster@beispiel-ag.ch)

bexio schickt darauf ein Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Dass die Bestätigung funktioniert hat, sehen Sie am Haken unter “Ist bestätigt”.

Bitte legen Sie den neuen Eintrag als Standard unter “Aktionen” fest.

Wie kann ich die Absenderadresse ändern, so dass bexio meine eigene Adresse anzeigt?

Die Absenderadresse noreply@bexio.com können Sie nur ändern, wenn sie eine eigene Domain besitzen (zB beispiel-ag.ch). Sie müssen dazu bexio erlauben, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden.

Folgen Sie dazu diesen drei Schritten:

  1. Erstellen Sie auf Ihrer Domain einen TXT Eintrag für Ihre Domain mit dem Wert v=spf1 include:bexio.com ~all auf Ihrem DNS. Wie Sie das genau machen, erfahren Sie bei Ihrem Domain-Name-Provider (bspw. kann bei bestehenden TXT Einträgen der Parameter ~all auch weggelassen werden).

    Info für Experten:
    bexio benutzt zum Versenden von E-Mails Sendgrid.net, das erlaubt uns grosse Mengen von E-Mails sicher zu versenden. Der SPF-Eintrag von bexio enthält selbst (unter anderem) eine Weiterleitung auf sendgrid.net – da die Anzahl der Einträge beschränkt ist, kann das dazu führen, dass Sie zusammen mit ihren eigenen Einträgen und denjenigen von bexio.com das Maximum von 10 überschreiten. Möchten Sie nicht bexio.com in Ihrer Domain eintragen, können Sie stattdessen direkt v=spf1 include:sendgrid.net eintragen.
  2. In bexio wählen Sie unter Einstellungen > Funktionen & Module > E-Mail-Absender  "E-Mail Absender authentifizieren" aus dem Aktionen-Menü derjenigen E-Mail-Adresse, die Sie zum Versenden von E-Mails verwenden möchten.
    bexio verifiziert nun, ob der TXT Eintrag auf Ihrer Domain korrekt ist. Sobald die Verifizierung erfolgt ist (Sie sehen einen Haken unter “Ist verifiziert” können Sie die Adresse verwenden.)
    Bitte beachten Sie: Es kann bis zu 24h dauern, bis Ihr Eintrag auf der Domain erscheint und für bexio lesbar wird.
  3. Damit die neue E-Mail-Adresse auch bei jedem Versand automatisch ausgewählt wird, legen Sie sie als “Standardabsender” fest, dies machen Sie im “Aktionen”-Menu welches Sie auf neuen E-Mail-Adressen rechts finden.

Beispiel:

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