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Wie erfasse und bezahle ich Zahlungen (Kreditoren) in bexio?

Übersicht

 


Einführungsvideo

In diesem Video erfahren Sie alles Wichtige wie Sie Zahlung erfassen und übermitteln können.

 


Unterstützte Zahlungsarten in bexio

  • Oranger Einzahlungsschein (ESR) in CHF & EUR
  • Roter Einzahlungsschein (ES) in CHF & EUR
  • Bank- oder Postzahlung in CHF und Fremdwährungen
  • Auslandzahlungen (SEPA und Swift)
Hinweis
  • Bankzahlungen sind nur mit IBAN möglich.
  • Postzahlungen sind mit IBAN oder Postkonto möglich.
  • Auslandzahlungen sind nur mit einer IBAN möglich.
  • Zahlungen nach USA und Kanada müssen direkt im E-Banking Ihrer Bank erfasst werden. Die USA und Kanada sind nicht Teil des SEPA. Daher gibt es in diesen Ländern auch keine IBAN und der Zahlungsverkehr gestaltet sich etwas schwieriger.

 


Lieferantenrechnung bezahlen

bexio empfiehlt grundsätzlich Lieferantenrechnungen als Basis für Zahlungen zu verwenden. Mit dieser Methode werden im Hintergrund automatisch die notwendigen Buchungen in Ihrer Buchhaltung vorgenommen.

Lieferantenrechnungen können nur bezahlt werden, wenn diese sich im Status "Offen" befinden.

Es gibt 3 verschiedene Möglichkeiten, wie Sie eine Zahlung anhand einer Lieferantenrechnung bezahlen können:

Direkt in der Lieferantenrechnung

  1. Öffnen Sie eine zu bezahlende Lieferantenrechnung
  2. Klicken Sie auf der rechten Navigation auf den Link "+ Lieferantenrechnung bezahlen"
  3. Wählen Sie das Bankkonto aus, an welches die Zahlung überweisen werden soll
    • Falls Sie die Bankinformationen beim Lieferant hinterlegt haben, können Sie das entsprechende Konto unter Punkt "An welches Bankkonto wollen Sie die Zahlung übermitteln?" auswählen und auf "Konto wählen" klicken
    • Sollten Sie keine Bankinformationen bei diesem Lieferant hinterlegt haben oder möchten an ein anderes Konto überweisen, wählen Sie den Button "Anderes Konto"
  4. Folgen Sie den Anweisung unter Punkt "Zahlung erfassen"

In der Lieferantenübersicht

  1. Gehen Sie ins Banking 
  2. Klicken Sie auf der rechten Seite unter "Zahlungsausgänge" den Link "Zahlungsausgänge anzeigen"
  3. Wählen Sie bei der zu bezahlenden Zahlung im Dropdown "Aktionen" die Option "+ Bearbeiten"
  4. Wählen Sie das Bankkonto aus, an welches die Zahlung überweisen werden soll
    • Falls Sie die Bankinformationen beim Lieferant hinterlegt haben, können Sie das entsprechende Konto unter Punkt "An welches Bankkonto wollen Sie die Zahlung übermitteln?" auswählen und auf "Konto wählen" klicken
    • Sollten Sie keine Bankinformationen bei diesem Lieferant hinterlegt haben oder möchten an ein anderes Konto überweisen, wählen Sie den Button "Anderes Konto"
  5. Folgen Sie den Anweisung unter Punkt "Zahlung erfassen"

Direkt im Banking

  1. Gehen Sie ins Banking
  2. Klicken Sie auf den Butten "Neue Zahlung"
  3. Hier können Sie entweder
    • aus der Liste unter "Lieferantenrechnung bezahlen" die zu bezahlende Lieferantenrechnung anklicken
    • oder Sie geben einen Suchbegriff (wie z.B. Lieferantenrechnungsnummer, Lieferantenname etc.) ein und wählen aus den Vorschlägen die richtige Lieferantenrechnung aus.
  4. Wählen Sie das Bankkonto aus, an welches die Zahlung überweisen werden soll
    • Falls Sie die Bankinformationen beim Lieferant hinterlegt haben, können Sie das entsprechende Konto unter Punkt "An welches Bankkonto wollen Sie die Zahlung übermitteln?" auswählen und auf "Konto wählen" klicken
    • Sollten Sie keine Bankinformationen bei diesem Lieferant hinterlegt haben oder möchten an ein anderes Konto überweisen, wählen Sie den Button "Anderes Konto"
  5. Folgen Sie den Anweisung unter Punkt "Zahlung erfassen"

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Hinweis

Beachten Sie, dass das "Zahlbar bis"-Datum (siehe im Reiter "Konditionen") in der Zahlungsmaske automatisch als Ausführungsdatum gesetzt wird.

Das gewünschte Ausführungsdatum (Datum, an welchem das Konto belastet werden soll – Valuta) des Zahlungsauftrags darf wie folgt festgelegt werden:

  • Ausführungsdatum maximal 60 Kalendertage in der Zukunft (ab Einlieferungsdatum)
  • Ausführungsdatum maximal 10 Kalendertage in der Vergangenheit (ab Einlieferungsdatum)

 


Zahlungen erfassen

Es gibt zwei Möglichkeiten wie Zahlungen in bexio erstellt werden können:

  • Neue Zahlung erfassen
  • Lieferantenrechnung als Basis für Zahlung

Neue Zahlung erfassen

Hier sehen Sie nun wie Sie eine neue Zahlung erstellen. Gehen Sie dazu ins Banking zu Ihrem Bankkonto mit welchem Sie die Zahlung ausführen möchten:

  1. Klicken Sie auf den Button "Neue Zahlung" um den Vorgang zu starten
  2. Geben Sie die IBAN oder Konto-Nr. im Eingabefeld ein und klicken auf den Button "Weiter"
  3. Alternativ können Sie direkt auf "Weiter" klicken ohne zuvor eine Eingabe zu machen, so können Sie zwischen den 3 Zahlungsarten auswählen:



    1. IBAN Zahlung (Inlands- oder Auslandzahlung)
    2. Oranger Einzahlungsschein
    3. Roter Einzahlungsschein

  4. Im nächsten Schritt sehen Sie, welche Informationen für die Zahlung benötigt wird. 
  5. Geben Sie die IBAN Nummer ein. Die weiteren Bankfelder werden automatisch ausgefüllt. Alle mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein.
  6. Falls es sich um eine Lohnzahlung handelt, können Sie die Option "Lohnzahlung (Details im Kontoauszug verbergen)" anwählen
  7. Klicken Sie auf den Button "Zur Zahlungsliste hinzufügen" um die Zahlung zu speichern

Die Abbildung unten zeigt ein Beispiel des Forumlars wie eine IBAN Zahlung erfasst wird:

Hinweis

Das gewünschte Ausführungsdatum (Datum, an welchem das Konto belastet werden soll – Valuta) des Zahlungsauftrags darf wie folgt festgelegt werden:

  • Ausführungsdatum maximal 60 Kalendertage in der Zukunft (ab Einlieferungsdatum)
  • Ausführungsdatum maximal 10 Kalendertage in der Vergangenheit (ab Einlieferungsdatum)

Lieferantenrechnung als Basis für Zahlung

Falls Sie eine Zahlung auf Basis Lieferantenrechnung bezahlen möchten, sehen Sie unter Punkt "Lieferantenrechnung bezahlen" wie Sie den Vorgang starten müssen.

Einmal im Zahlungsformular angelangt sind alle Felder bereits ausgefüllt (vorausgesetzt, dass im Kontakt des Lieferanten die Bankinformationen hinterlegt sind). Falls nicht folgen Sie der Anleitung unter "Neue Zahlung erfassen" ab Punkt 5.

Nachdem die Zahlung erstellt ist, wird der Status der Lieferantenrechnung von "Offen" auf "Bankzahlung erfasst" gewechselt.

 


Zahlungen ans E-Banking übermitteln

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Alle erfassten Zahlungen (im Beispiel oben ist nur ein Zahlung verfügbar) werden im Bereich "Zahlungsausgänge" aufgelistet und haben den Status "Offen". Damit Sie nun die Zahlungen an Ihr E-Banking zur Ausführung übermitteln können, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Gehen Sie im Banking zum Bankkonto mit welchem die Zahlung übermittelt worden war
  2. Klicken Sie auf den Link "Zahlungsausgänge anzeigen"
  3. Wählen Sie alle auszuführenden Zahlungen aus (Check Box am Ende der Zeile aktivieren)
  4. Klicken Sie anschliessend auf den Button "Zahlungen übermitteln"
  5. In einem Dialog werden Ihnen nun die Anzahl Zahlungen ausgewiesen, das Belastungskonto sowie den Totalbetrag des Zahlungsauftrages
  6. Klicken Sie auf den Button "Zahlungen übermitteln"
  7. Geben Sie nun die Login Daten für Ihr E-Banking ein (bei UBS nicht notwendig)
  8. Verifizieren Sie den Login-Vorgang mit einem Code je nach Login-Methode unterschiedlich (Bei UBS nicht notwendig)
  9. Manche Banken verlangen zusätzlich die Eingabe eines Bestätigungscodes

Der Übermittlungsprozess ist nun abgeschlossen und die übermittelten Zahlungen haben nun den Status "Übermittelt".

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie die Zahlungen im E-Banking überprüfen, ob diese vorhanden sind und von der Bank akzeptiert werden.

Hinweis

Beachten Sie bitte, dass Sie Zahlungen je nach Bank dennoch im E-Banking freigegeben/signiert/visiert werden müssen, damit die Zahlung verarbeitet wird.

Wichtig

Voraussetzung, um Zahlungen ans E-Banking zu übermitteln, ist, dass Sie das E-Banking mit bexio verknüpft haben und bereits einmal erfolgreich Transaktionen abgeholt haben.

 


Zahlungsdatei (pain.001) herunterladen

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Alle erfassten Zahlungen (im Beispiel oben ist nur ein Zahlung verfügbar) werden im Bereich "Zahlungsausgänge" aufgelistet und haben den Status "Offen". Damit Sie nun die Zahlungen als Zahlungsdatei im XML Format (pain.001) herunterladen können, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Gehen Sie im Banking zum Bankkonto mit welchem die Zahlung übermittelt worden war
  2. Klicken Sie auf den Link "Zahlungsausgänge anzeigen"
  3. Wählen Sie alle auszuführenden Zahlungen aus (Check Box am Ende der Zeile aktivieren)
  4. Klicken Sie anschliessend auf den Pfeil neben dem Button "Zahlungen übermitteln"
  5. Wählen Sie die Option "pain.001 (EZAG) Datei herunterladen" im Dropdown
  6. In einem Dialog werden Ihnen nun die Anzahl Zahlungen ausgewiesen, das Belastungskonto sowie den Totalbetrag des Zahlungsauftrages
  7. Klicken Sie auf den Button "pain.001 (EZAG) Datei herunterladen"

Der Download-Prozess ist nun abgeschlossen und die Zahlungsdatei ist nun auf Ihrem Computer gespeichert. Normalerweise finden Sie die gespeicherte Datei in Ihrem Download Ordner.

Die heruntergeladenen Zahlungen in bexio haben nun den Status "Heruntergeladen".  

 


Zahlungen löschen

Zahlung löschen im Banking

Zahlungen in bexio können grundsätzlich wie folgt gelöscht werden:

  1. Gehen Sie im Banking zum Bankkonto mit welchem die Zahlung übermittelt worden war
  2. Klicken Sie auf den Link "Zahlungsausgänge anzeigen"
  3. Klicken Sie auf den Reiter "Übermittelt" oder "Heruntergeladen"
  4. Suchen Sie die zu löschende Zahlung
  5. Wählen Sie die Option "Bankzahlung löschen" unter "Aktionen" (Dropdown)
  6. Der Dialog "Bereits übermittelte/heruntergeladene Bankzahlung löschen" öffnet sich
  7. Bestätigen Sie die Löschung der Zahlung mit dem Button "Bankzahlung löschen"
Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Zahlungen sowohl in bexio als auch in Ihrem E-Banking gelöscht werden müssen.

bexio unterhaltet zwar diverse Schnittstellen zu Banken, jedoch beinhalten die keine Funktion mit automatischer Löschung der Zahlungen im E-Banking.

Zahlung löschen in der Lieferantenrechnung

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Falls Sie eine Zahlung auf Basis einer Lieferantenrechnung erstellt haben, können Sie wie oben beschrieben vorgehen. Beachten Sie, dass bei einer Löschung der Zahlung der Status der Lieferantenrechnung wieder auf "Offen" zurückgesetzt wird.

Zudem haben Sie auch die Möglichkeit, die Zahlung direkt in der Lieferantenrechnung zu löschen:

  1. Gehen Sie dazu in die entsprechende Lieferantenrechnung
  2. Wählen Sie den Reiter "Zahlungsausgänge"
  3. Klicken Sie auf den Button "Bankzahlung löschen"
  4. Der Dialog "Bereits übermittelte/heruntergeladene Bankzahlung löschen" öffnet sich
  5. Bestätigen Sie die Löschung der Zahlung mit dem Button "Bankzahlung löschen"
Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Zahlungen sowohl in bexio als auch in Ihrem E-Banking gelöscht werden müssen.

bexio unterhaltet zwar diverse Schnittstellen zu Banken, jedoch beinhalten die keine Funktion mit automatischer Löschung der Zahlungen im E-Banking.

  


Banktransaktionen abgleichen 

Sie wollen nicht nur Zahlungen übermitteln, sondern auch eingehende Zahlungen auf Ihrem Bankkonto mit bexio abgleichen? Hier lesen Sie wie.

Zur Übersicht «Banking mit bexio».

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