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Buchhaltungsassistent (Einrichtung Buchhaltung)

Sie starten Ihre Buchhaltung mit bexio. Unser Assistent hilft Ihnen dies reibungslos in neun Schritten abzuwickeln.

  1. Geldkonten individualisieren
  2. Mehrwertsteuersätze individualisieren
  3. Kontenplan festlegen
  4. Startdatum
  5. Offene Posten
  6. Bilanz Vorjahr übernehmen
  7. Erfolgsrechnung Vorjahr übernehmen
  8. Einrichtung abschliessen

Folgende Informationen müssen Sie bereit haben, um den Assistenten vollständig durchzuführen:


- Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres
- Offene Rechnungen (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren)) und Lieferantenrechnungen (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren))


Falls Sie diese Informationen noch nicht zur Verfügung stehen, kann der Assistent problemlos zu einem späteren Zeitpunkt erneut gestartet werden, um die Finanzbuchhaltung definitiv zu eröffnen.

Wenn Sie nun mit dem Einrichten Ihrer bexio Buchhaltung starten möchten, gehen Sie auf "Buchhaltung" und danach unten links auf "Buchhaltung einrichten. So gelangen Sie in den Einrichtungsassistenten.


Möchten Sie die Einrichtung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben oder haben Sie Ihr Unternehmen erst gerade gegründet und es bestehen noch keine Buchhaltungsdaten von einem vergangenen Geschäftsjahr, dann klicken Sie auf „Zurück zur bexio Buchhaltung“ und beginnen so bei Null. Sie finden die Option unten rechts.

 

 

Schritt 1 von 8

Geldkonten individualisieren

Erfassen Sie hier sämtliche Geldkonten (Kasse, Post, Bank), damit diese beim Verbuchen von Zahlungen zur Verfügung stehen. Diese Konten werden in Ihrem Kontenplan in der Gruppe "Flüssige Mittel" angelegt. Sie haben in Schritt 4 die Möglichkeit die Kontennummern und Bezeichnungen zu diesen Konten zu editieren.

Standardmässig ist schon ein Konto angelegt, das Musterbankonto. Als erstes müssen Sie dieses bearbeiten und vervollständigen. Am besten machen Sie daraus Ihr erstes richtiges Bankkonto. Klicken Sie einfach auf das Konto und ergänzend Sie die nötigen Angaben. Wie das geht erfahren Sie im Beitrag "Wie lege ich ein neues Kasse-/Post-/Bankkonto an?".



 

Wenn Sie während der Arbeit mit der bexio Buchhaltung ein neues Bankkonto benötigen, können Sie dieses im Bereich "Banking" anlegen.

Wichtig bei den Bankkonten ist, dass diese Systemkonten sein müssen, damit Sie sie diese in den Dokumenten (Rechnungen etc.) aussuchen können.

 

Schritt 2 von 8

Mehrwertsteuersätze individualisieren

bexio stellt Ihnen standardmässig alle in der Schweiz üblichen Steuersätze zur Verfügung. Sie werden nicht alle benötigen. Die, welche Sie nicht benötigen, können Sie deaktivieren, klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Steuersatz und deaktivieren diesen über den Knopf Löschen oder setzen Sie ein «Gültig von» und «Gültig bis» Datum bevor Sie mit bexio starten

2_von_8.jpg

 

Sie können auch nachträglich Ihre Steuersätze noch anpassen und erweitern, wie dies geht erfahren Sie im Beitrag "Wie füge ich einen neuen Mehrwertsteuersatz hinzu?"

 

Schritt 3 von 8

Kontenplan festlegen

Experten-Funktion:
Wenn Sie bereits einen Kontenplan von einem bestehenden bexio-Konto exportiert haben, können Sie dieses Importieren. Wie dies genau funktioniert erfahren Sie im folgendem Video.

 

Erstellen Sie Ihren individuellen Kontenplan. Wählen Sie dazu eine Vorlage aus unserer Liste aus. Ist der Kontenplan einmal erstellt, können Sie jederzeit Konten hinzufügen, bearbeiten und entfernen. Alle bexio-Kontenpläne basieren auf dem Kontenrahmen KMU, wurden aber auf die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmensformen angepasst.

Unter dem Punkt «Vorschau auf alle Vorlagen» können Sie die unterschiedlichen Kontenpläne einsehen und gleich verwenden.

 

Vorlagen_Kp.jpg
 

Wichtig
Einmal die Sprache für den Kontenplan ausgesucht, kann man diesen nur ändern wenn es keine Buchungen auf den Konten hat. Daher überlegen Sie sich im Voraus welche Sprache Ihr Kontenplan ausweisen sollte.

 

Sobald Sie die richtige Sprache sowie Vorlage für sich ausgesucht haben, können Sie den Kontenplan laden.

3_von_8.png

Nun können Sie den für Sie richtigen MWST Standard MWST Satz wählen und weiterfahren. In der nächsten Maske sehen Sie nochmals den Kontenplan. Dieser Kontenplan basiert auf der Vorlage, die Sie ausgewählt haben. Sie können ihn nach Belieben anpassen.

Standard_MWST_Sa_tze.png

Falls Sie Zahlen aus Vorjahren oder aus anderen Buchhaltungsprogrammen übernehmen, achten Sie darauf, dass die beiden Kontenpläne übereinstimmen.

Sie können die Konten Ihren Bedürfnissen entsprechend bearbeiten, kopieren, deaktivieren oder löschen. Zum Löschen der Konten klicken Sie einfach auf die drei Punkte rechts vom Konto und Konto löschen. Es lassen sich nur Konten löschen, denen noch keine Untergruppe zugeordnet ist und welche keine Systemgruppen sind, also nicht mit einem Schloss gekennzeichnet sind.


 

Zusätzliche Konten können jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt oder bearbeitet werden. Wie das geht erfahren Sie im Beitrag: "Wie verwalte ich meine Kontengruppen- und Kontenplan?".

 

Schritt 4 von 8

Startdatum

In diesem Schritt definieren Sie, wann Ihre Buchhaltung mit bexio startet. bexio bietet aktuell nur Geschäftsjahre an, welche einem Kalenderjahr entsprechen. Aus diesem Grund können Sie immer den ersten Januar des entsprechenden Jahres wählen.

Möchten Sie die Buchhaltung für ein vergangenes Geschäftsjahr nach führen, kein Problem, wählen Sie einfach ein vergangenes Jahr als Startdatum.

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Wenn Sie Ihre Zahlen des Vorjahres noch nicht bereit haben, können Sie hier denn Assistenten unterbrechen, bis Sie so weit sind.

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Schritt 5 von 8

Offene Posten

Sie haben zwei Möglichkeiten Ihre offenen Posten in bexio einzutragen.

1. Sie erfassen diese hier und tragen sie nach, dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie sie direkt verbuchen können, denn die Belege sind in bexio vorhanden.

2. Sie erfassen die Schlussbestände im nächsten Schritt. So haben Sie keine Belege dazu in bexio.

 

 

Schritt 6 von 8

Bilanz Vorjahr übernehmen

Nun tragen Sie die Werte Ihrer Vorjahresbilanz ein. Falls Sie diese noch nicht bereit haben, gehen Sie zwei Schritte zurück und dort auf "Speichern und später weiterfahren".

Die Spalte "IST Saldo" berechnet sich aus den bereits im System existierenden Buchungen. Sie haben die Möglichkeit diese Zahlen in der Spalte "Saldo SOLL" zu überschreiben. Es werden dann automatisch die notwendigen Korrekturbuchungen angelegt.

Wichtig: Mit diesem Schritt werden die Vorjahreszahlen (provisorisch) vorgetragen, bzw. die Eröffnungsbuchungen generiert. Sie finden diese anschliessend im Journal.

 


Bitte beachten Sie, dass die Summe der Aktiven und die Summer der Passiven ausgeglichen sein muss, um zum nächsten Schritt zu gelangen. In einem definitiven Jahresabschluss ist dies in der Regel sichergestellt.

 

Schritt 7 von 8

Erfolgsrechnung Vorjahr übernehmen

Geben Sie auch Ihre Saldi der Vorjahreserfolgsrechnung ein.


Die Spalte "IST Saldo berechnet sich aus allfällig bereits im System existierenden Buchungen. Sie haben die Möglichkeit diese Zahlen in der Spalte "Saldo SOLL" zu überschreiben. Es werden dann automatisch die notwendigen Korrekturbuchungen angelegt.

Mit diesem Schritt werden die Vorjahreszahlen (provisorisch) vorgetragen. Sie finden diese anschliessend im Journal.

 

 

Bitte beachten Sie, dass die Summe der Aufwandskonten und die Summer der Ertragskonten ausgeglichen sein muss, um zum nächsten Schritt zu gelangen. In einem definitiven Jahresabschluss ist dies in der Regel sichergestellt.

 

Schritt 8 von 8


Einrichtung abschliessen

Gleich haben Sie es geschafft!
Wenn Sie auf "Abschliessen" klicken, beenden Sie die Einrichtung und haben anschliessend Zugriff auf den vollen Funktionsumfang der bexio Buchhaltung. Sie sind nun bereit Ihre Geschäftsfälle zu verbuchen.

Wichtig: Wenn Sie die Checkbox "Geschäftsjahr XXXX für weitere Buchungen sperren (empfohlen)" auswählen, dann wird die Finanzbuchhaltung für Buchungen in dieser Vorjahresperiode gesperrt und die Zahlen definitiv vorgetragen. Die Sperrung kann nur durch unseren Support rückgängig gemacht werden. Bitte wenden Sie sich dazu schriftlich an support@bexio.com.

 

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