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Was gibt es bei der Einrichtung der Buchhaltung zu beachten?

Sie starten Ihre Buchhaltung mit bexio. Unser Assistent hilft Ihnen dies reibungslos in neun Schritten abzuwickeln.

  1. Geldkonten individualisieren
  2. Mehrwertsteuersätze individualisieren
  3. Kontengruppen individualisieren
  4. Konten individualisieren
  5. Startdatum
  6. Offene Posten
  7. Bilanz Vorjahr übernehmen
  8. Erfolgsrechnung Vorjahr übernehmen
  9. Einrichtung abschliessen

 

Folgende Informationen müssen Sie bereit haben um den Assistenten vollständig durchzuführen:
- Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres
- Offene Rechnungen (Debitoren) und Lieferantenrechnungen (Kreditoren)


Falls Sie diese Informationen noch nicht zur Verfügung stehen, kann der Assistent problemlos zu einem späteren Zeitpunkt erneut gestartet werden, um die Finanzbuchhaltung definitiv zu eröffnen.

Wenn Sie nun mit dem Einrichten Ihrer bexio Buchhaltung starten möchten, gehen Sie auf "Buchhaltung" und danach unten links auf "Buchhaltung einrichten. So gelangen Sie in den Einrichtungsassistenten.


Möchten Sie die Einrichtung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben oder haben Sie Ihr Unternehmen erst gerade gegründet und es bestehen noch keine Buchhaltungsdaten von einem vergangenen Geschäftsjahr, dann klicken Sie auf „Zurück zur bexio Buchhaltung“ und beginnen so bei Null. Sie finden die Option unten rechts.

 

 

Schritt 1 von 9

Geldkonten individualisieren

Erfassen Sie hier sämtliche Geldkonten (Kasse, Post, Bank), damit diese beim Verbuchen von Zahlungen zur Verfügung stehen. Diese Konten werden in Ihrem Kontenplan in der Gruppe "Flüssige Mittel" angelegt. Sie haben in Schritt 4 die Möglichkeit die Kontennummern und Bezeichnungen zu diesen Konten zu editieren.

Standardmässig ist schon ein Konto angelegt, das Musterbankonto. Als erstes müssen Sie dieses bearbeiten und vervollständigen. Am besten machen Sie daraus Ihr erstes richtiges Bankkonto. Klicken Sie einfach auf das Konto und ergänzend Sie die nötigen Angaben. Wie das geht erfahren Sie im Beitrag "Wie lege ich ein neues Kasse-/Post-/Bankkonto an?".



 

Wenn Sie während der Arbeit mit der bexio Buchhaltung ein neues Bankkonto benötigen, können Sie dieses im Bereich "Banking" anlegen.

Wichtig bei den Bankkonten ist, dass diese Systemkonten sein müssen, damit Sie sie diese in den Dokumenten (Rechnungen etc.) aussuchen können.

 

Schritt 2 von 9

Mehrwertsteuersätze individualisieren

bexio stellt Ihnen standardmässig alle in der Schweiz üblichen Steuersätze zur Verfügung. Sie werden nicht alle benötigen. Die, welche Sie nicht benötigen, können Sie deaktivieren, klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Steuersatz und deaktivieren diesen über die Checkbox.

 

Sie können auch nachträglich Ihre Steuersätze noch anpassen und erweitern, wie dies geht erfahren Sie im Beitrag "Wie füge ich einen neuen Mehrwertsteuersatz hinzu?"

 

Schritt 3 von 9

Kontengruppen individualisieren

Die Kontengruppen entsprechen dem aktuell gültigen Rechnungslegungsrecht und werden entsprechend der von Ihnen im Einrichtungsassistenten gewählten Rechtsform (GmbH, AG, Personengesellschaft, Einzelfirma, etc.) angelegt, sodass die notwendige rechtliche Mindestgliederung erfüllt ist.

Sie können die Gruppen Ihren Bedürfnissen entsprechend erweitern oder löschen. Zum löschen der Gruppe klicken Sie einfach die an, welche Sie nicht brauchen. Es lassen sich nur Gruppen löschen, denen noch kein Konto und keine Untergruppe zugeordnet ist und welche keine Systemgruppen sind, also nicht mit einem Schloss gekennzeichnet sind.


 

Zusätzliche Kontengruppen können jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt oder bearbeitet werden.Wie das geht erfahren Sie im Beitrag: "Wie verwalte ich meine Kontengruppen- und Kontenplan?".

 

Schritt 4 von 9

Konten individualisieren

Der Kontenplan entspricht dem aktuell gültigen Rechnungslegungsrecht und werden entsprechend der von Ihnen im Einrichtungsassistenten gewählten Rechtsform (GmbH, AG, Personengesellschaft, Einzelfirma, etc.) angelegt, sodass die notwendige rechtliche Mindestgliederung erfüllt ist. 

Wenn Sie ein Konto bearbeiten wollen, weil es zum Beispiel nicht die passende Nummer oder Bezeichnung hat, können Sie dieses einfach anklicken und bearbeiten. Wichtig dabei ist, dass Sie Kontennummern nur einmal vergeben können und das Sie Systemkonten nicht zweckentfremden dürfen. Die Systemkonten sind alle die, welche mit einem Schloss gekennzeichnet sind, zum Beispiel die Geldkonten, die Sie in Schritt eins erstellt haben, oder das Debitorenkonto.

Über den grünen Button Konto hinzufügen können Sie Ihren Kontenplan auch, Ihren Bedürfnissen entsprechend, ergänzen.

 

Zusätzliche Konten können jederzeit ergänzt oder bearbeitet werden, wie das geht erfahren Sie im Bericht "Wie verwalte ich meine Kontengruppen- und Kontenplan?".

 

Schritt 5 von 9

Startdatum

In diesem Schritt definieren Sie, wann Ihre Buchhaltung mit bexio startet. bexio bietet aktuell nur Geschäftsjahre an, welche einem Kalenderjahr entsprechen. Aus diesem Grund können Sie immer den ersten Januar des entsprechenden Jahres wählen.

Möchten Sie die Buchhaltung für ein vergangenes Geschäftsjahr nach führen, kein Problem, wählen Sie einfach ein vergangenes Jahr als Startdatum.

 

 

Wenn Sie Ihre Zahlen des Vorjahres noch nicht bereit haben, können Sie hier denn Assistenten unterbrechen, bis Sie so weit sind.

 

Schritt 6 von 9

Offene Posten

Sie haben zwei Möglichkeiten Ihre offenen Posten in bexio einzutragen.

1. Sie erfassen diese hier und tragen sie nach, dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie sie direkt verbuchen können, denn die Belege sind in bexio vorhanden.

2. Sie erfassen die Schlussbestände im nächsten Schritt. So haben Sie keine Belege dazu in bexio.

 

 

Schritt 7 von 9

Bilanz Vorjahr übernehmen

Nun tragen Sie die Werte Ihrer Vorjahresbilanz ein. Falls Sie diese noch nicht bereit haben, gehen Sie zwei Schritte zurück und dort auf "Speichern und später weiterfahren".

Die Spalte "IST Saldo" berechnet sich aus den bereits im System existierenden Buchungen. Sie haben die Möglichkeit diese Zahlen in der Spalte "Saldo SOLL" zu überschreiben. Es werden dann automatisch die notwendigen Korrekturbuchungen angelegt.

Wichtig: Mit diesem Schritt werden die Vorjahreszahlen (provisorisch) vorgetragen, bzw. die Eröffnungsbuchungen generiert. Sie finden diese anschliessend im Journal.

 


Bitte beachten Sie, dass die Summe der Aktiven und die Summer der Passiven ausgeglichen sein muss, um zum nächsten Schritt zu gelangen. In einem definitiven Jahresabschluss ist dies in der Regel sichergestellt.

 

Schritt 8 von 9

Erfolgsrechnung Vorjahr übernehmen

Geben Sie auch Ihre Saldi der Vorjahreserfolgsrechnung ein.


Die Spalte "IST Saldo berechnet sich aus allfällig bereits im System existierenden Buchungen. Sie haben die Möglichkeit diese Zahlen in der Spalte "Saldo SOLL" zu überschreiben. Es werden dann automatisch die notwendigen Korrekturbuchungen angelegt.

Mit diesem Schritt werden die Vorjahreszahlen (provisorisch) vorgetragen. Sie finden diese anschliessend im Journal.

 

 

Bitte beachten Sie, dass die Summe der Aufwandskonten und die Summer der Ertragskonten ausgeglichen sein muss, um zum nächsten Schritt zu gelangen. In einem definitiven Jahresabschluss ist dies in der Regel sichergestellt.

 

Schritt 9 von 9


Einrichtung abschliessen

Gleich haben Sie es geschafft!
Wenn Sie auf "Abschliessen" klicken, beenden Sie die Einrichtung und haben anschliessend Zugriff auf den vollen Funktionsumfang der bexio Buchhaltung. Sie sind nun bereit Ihre Geschäftsfälle zu verbuchen.

Wichtig: Wenn Sie die Checkbox "Geschäftsjahr XXXX für weitere Buchungen sperren (empfohlen)" auswählen, dann wird die Finanzbuchhaltung für Buchungen in dieser Vorjahresperiode gesperrt und die Zahlen definitiv vorgetragen. Die Sperrung kann nur durch unseren Support rückgängig gemacht werden. Bitte wenden Sie sich dazu schriftlich an support@bexio.com.

 

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