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Alle Funktionen der neuen Dokumentengestaltung

Was sind die Unterschiede?

In dieser Tabelle zeigen wir Ihnen den Unterschied zwischen der neuen und der alten Dokumentgestaltung:

Beschreibung Alte Dokumentgestaltung Neue Dokumentgestaltung
Seitenzahlen nicht möglich möglich
Aussehen PDF und Online-Ansicht Unterschiedliche Darstellung vom PDF und der Online-Ansicht

Beide Dokumenttypen haben das gleiche Aussehen.

Vorschau beim Editieren der Vorlage nicht möglich direkt ersichtlich, was angepasst wird.
Eigenes Logo einfügen möglich möglich
Empfängeradresse positionieren nur horizontal und vertikal positionierbar flexible Positionierung möglich
Farben nur für das gesamte Dokument setzbar Einzelne Farben für Texte, Titel und Linien
Hintergrundbild / Logopapier Logopapier kann hochgeladen werden Hintergrund kann hochgeladen werden
Schriften Standard-Schriften sind vorhanden, eigene können hochgeladen werden. Sie können direkt aus 800 Schriften auswählen und diese verwenden.
Ein- und Ausblenden von der Kopfzeile nicht möglich möglich, Sie bestimmen, welche Felder angezeigt werden und welche nicht.
Ein- und Ausblenden von Spalten Überschriften nicht möglich möglich, Sie bestimmen, welche Spalten Überschriften angezeigt werden und welche nicht.
Ein- und Ausblenden von Daten in der Fusszeile nicht möglich möglich, Sie bestimmen, welche Felder angezeigt werden und welche nicht.

 

Wie aktiviere ich die neue Dokumentgestaltung?

Wenn Sie in einem Dokument sind, zum Beispiel "Angebot", "Auftrag" oder "Rechnung" finden Sie auf der rechten Seite die Möglichkeit die neue Dokumentgestaltung zu aktivieren. Anschliessend können Sie direkt im Dokument auf der rechten Seite auf "Vorlage bearbeiten" klicken.

Was passiert, wenn ich die Dokumentgestaltung aktiviere?

Sobald Sie die neue Dokumentgestaltung aktiviert haben, wird Ihr in bexio hinterlegtes Logo automatisch auch in der neuen Dokumentgestaltung angezeigt.

Das Hintergrundbild (früher als Logopapier bezeichnet) wird dabei nicht automatisch übernommen. Sie können aber ein Hintergrundbild in der neuen Dokumentgestaltung hochladen und weiterhin verwenden. Vor der Aktivierung haben Sie die Möglichkeit die PDF's die Sie ursprünglich als Logopapier hochgeladen haben, auf Ihrem Computer zu speichern. So können Sie diese anschliessend direkt wieder verwenden.

Zudem haben Sie in der Dokumentgestaltung die Möglichkeit bei den drei Punkten die PDF's im Nachhinein noch herunterzuladen.

Wie kann ich die neue Dokumentgestaltung deaktivieren?

Sollten Sie zur alten Dokumentgestaltung wechseln wollen, können Sie dies direkt in der Vorlage tun. Klicken Sie oben rechts auf die 3 Punkte und deaktivieren Sie die neue Dokumentgestaltung.

Damit wir uns verbessern können und Sie von der neuen Dokumentgestaltung überzeugen können, danken wir Ihnen für ein kurzes Feedback, weshalb Sie zur alten Dokumentgestaltung zurück wechseln wollen. Schreiben Sie uns auf support@bexio.com

 

Was kann ich in der Vorlage für alle Dokumente einstellen?

Logo

An erster Stelle können Sie Ihr eigenes Logo hochladen.

Farbe

Sie können für den Titel, die Linien und den Text je separat eine Farbe auswählen oder auch eine eigene Farbe definieren. 

Vorlageelemente

In diesem GIF sehen Sie, welche Elemente Sie ein- und ausblenden können.

 

Hintergrund / Schriften / Abstände

Hier können Sie Ihren eigenen Hintergrund (früher Logopapier) im PDF Format hochladen, die Schriftart / Schriftgrösse und die Seitenabstände anpassen.

Schriften

Hier können Sie die Schriften auswählen. Wenn Sie eine andere Schriftart verwenden wollen als angezeigt wird, klicken Sie auf "Schriften verwalten" und wählen hier Ihre Schrift von über 800 vordefinierten Schriftarten aus.

Eigene Schrift hochladen

Ist Ihre gewünschte Schrift nicht vorhanden, dann können Sie natürlich auch Ihre eigene Schrift hochladen. Wie und wo Sie das machen, sehen Sie in folgendem GIF:

Abstände

Hier definieren Sie die Abstände von den Seitenrändern und den Abstand zwischen der Adresse und dem eigentlichen Beginn vom Dokument.

Definieren Sie beiden Seitenabständen, wie viel Platz bexio nicht bedrucken darf. Zum Beispiel bedeutet Seitenabstand oben, dass die ersten 2 cm nicht bedruckt werden - das ist die Sperrfläche.

Der Abstand zur Kopfzeile definiert, wie weit der Titel vom Dokument entfernt sein soll.

Bildschirmfoto_2017-09-27_um_07.22.38.png

Empfänger-Adresse

Hier können Sie die Empfängeradresse nach links / rechts und nach oben / unten verschieben. Wenn Sie an der Adressposition nichts verändern, passt die Adresse automatisch in ein standardmässiges C5 Couvert.

Ebenfalls können Sie die Absender-Adresse einblenden, damit diese oberhalb der Empfänger-Adresse angezeigt wird.

Empfa_nger-Adresse.gif 

Wo definiere ich dokumentspezifische Einstellungen?

Wenn Sie auf "Einstellungen für ..." klicken, dann können Sie Dokumentspezifische Einstellungen vornehmen, die dann nur für diesen Dokumenttyp gelten. Ihnen stehen die Dokumenttypen "Kontoauszüge", "Angebote", "Aufträge", "Rechnungen", Lieferscheine", "Gutschriften" und "Bestellungen" zur Verfügung.

Kopfzeile, Spalten und Fusszeile

Entscheiden Sie, welche Informationen von der Kopfzeile, der Fusszeile oder der Spalten abgebildet werden sollen, indem Sie die gewünschten Felder anklicken. Der grosse Vorteil ist, dass Sie sofort in der Vorschau sehen, wie das Dokument am Ende aussieht.

Sollten Sie in der Fusszeile Warnungen (Dreiecke) haben, heisst dies, dass noch Informationen von Ihrem Unternehmen unter "Einstellungen" -> "Firmenprofil & Logo" fehlen und ergänzt werden sollten. Mehr zum Firmenprofil erfahren Sie im Beitrag "Was kann ich unter Firmenprofil & Logo einstellen?".

Letzte Seite vom Dokument

Wenn Sie eine abschliessende / letzte Seite nach Ihrem Dokument möchten, können Sie diese direkt hochladen. Zum Beispiel, wenn Sie die AGBs oder auch weitere Informationen zu Ihrem Unternehmen Ihrem Kunden mitteilen wollen.

Neue Vorlage erstellen

In folgendem GIF können Sie sehen, wo Sie eine neue Dokumentenvorlage erstellen können.

Unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Funktionen und Module" - "Dokumententypen" können Sie dann festlegen, welche Vorlage bei welchem Dokument verwendet werden soll.

 

Was gibt es sonst noch zu Wissen?

Für eine nächste Version sind folgende Funktionen geplant:

  • Weitere Funktionen und Verbesserungen, welche wir durch Ihr wertvolles Feedback erhalten.

Wenn Sie mit orangen Einzahlungsscheinen arbeiten, dann empfehlen wir Ihnen vorab die Druckeinstellungen Ihres Druckers zu prüfen und einen Testdruck durchzuführen. Wenden Sie sich bei Fragen oder Unklarheiten direkt an den Support.

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