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Was sind Memos?
Memos sind textbasierte Erinnerungen in den Dokumenten, die Sie an Besonderheiten einzelner Kundengruppen, Lieferanten oder Projekte erinnern. Erstellen Sie gerade den Kontakt für Ihren besten Kunden im Ausland und möchten sich Informationen zum vereinbarten Rabatt, der üblichen Zahlungskonditionen und eine Erinnerung an die Schokolade, die Sie immer mitschicken, hinterlegen? Mit Memos können Sie genau das!
Memos anlegen
Memos werden in bexio auf Kontaktkategorien hinterlegt. Sie haben pro Kategorie die Möglichkeit mehrere Memos zu hinterlegen und diese für unterschiedliche Dokumente einzublenden. Diese Kontaktkategorie können Sie daraufhin zu den betreffenden Kontakten hinzufügen und so die Memos für diesen Kontakt einblenden.
1. Kategorien verwalten
Gehen Sie zu den Kontakt-Kategorien in den Einstellungen unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Kategorien». Bei einem neu erstellten bexio Konto, haben Sie bereits einige Kategorieren erfasst und können direkt loslegen. Ansonsten können Sie oben rechts eine «Neue Kategorie» erstellen. Weitere Informationen zur Verwaltung von Kategorien ».
2. Memos erstellen
Öffnen Sie eine der vorhandenen oder neuen Kategorien und klicken auf «Memo hinzufügen».
| Text | Hier erfassen den Text für Ihr Memo. Dieser Text wird in der Erinnerung auf Ihren ausgewählten Dokumenten angezeigt. |
| Farbe | Die Farbe, in welcher Ihr Memo dargestellt wird. |
| Sichtbar bei | Hier hinterlegen Sie in welchen Dokumenttypen dieses Memo angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen die folgenden Dokumente in bexio: Offerte, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferung, Lieferantenrechnung, Bestellung & Projekt. |
Memos bei Kontakten hinterlegen
Um die Memos einem Kontakt zuzuordnen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können einen Kontakt einzeln einer Kategorie zuordnen oder mittels Massenmutation eine Kategorie direkt mehreren Kontakten zuweisen.
Einem einzelnen Kontakt eine Kategorie zuordnen:
Öffnen Sie den gewünschten Kontakt und klicken Sie auf «Kontakt bearbeiten». Daraufhin können Sie auf der rechten Seite die Kontaktkategorien bearbeiten und entweder neue Kategorieren hinzufügen oder bereits hinzugefügte wieder entfernen.
Eine Kategorie mehreren Kontakten zuordnen (Massenanpassung):
Wechseln Sie in die Kontaktübersicht und markieren Sie alle Kontakte, die Sie einer Kategorie/einem Memo hinzufügen möchten. Klicken Sie daraufhin unten rechts im Dropdown-Menü auf Mehrfach-Mutation und folgen Sie den Schritten um die Massenanpassung vorzunehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in folgendem Support-Artikel: Kontakte - Mehrfach Mutationen »
Was können Memos nicht?
Memos sollen Ihnen als frei definierbare Texte beispielsweise die Angebots- und Rechnungsstellung vereinfachen, damit nichts vergessen geht. Es geht bei dieser Funktion um die Anzeige der Erinnerung, nicht um das automatische Anwenden eines Memos im Dokument.