Inhalt
- Memo-Tour direkt in Ihrem bexio Konto
- Was sind Memos?
- Memos Schritt für Schritt erklärt
- Memos Kontakten zuordnen
- Was können Memos nicht?
Memo-Tour direkt in Ihrem bexio Konto
In dieser Tour erklären wir Ihnen direkt in Ihrem bexio Konto wie Sie neue Memos erstellen, bearbeiten und einem Kontakt anhängen können.
Was sind Memos?
Memos sind textbasierte Erinnerungen in den Dokumenten, die Sie an Besonderheiten einzelner Kundengruppen, Lieferanten oder Projekte erinnern.
Erstellen Sie gerade den Kontakt für Ihren besten Kunden im Ausland und möchten sich Informationen zum vereinbarten Rabatt, der üblichen Zahlungskonditionen und eine Erinnerung an die Schokolade, die Sie immer mitschicken, hinterlegen? Mit Memos können Sie genau das!
Vorteile Memos:
- Flexibel - Sie können alles festhalten woran Sie später erinnert werden möchten
- Einfach - Ein virtuelles Post-it in Ihren Dokumenten
- Effizient - Mit einem Klick beliebig viele Kontakte mit einem Memo verknüpfen
Memos Schritt für Schritt erklärt
Memos werden in bexio auf Kontaktkategorien hinterlegt. Sie haben pro Kategorie die Möglichkeit mehrere Memos zu hinterlegen und diese für unterschiedliche Dokumente einzublenden. Diese Kontaktkategorie können Sie daraufhin zu den betreffenden Kontakten hinzufügen und so die Memos für diesen Kontakt einblenden.
Memos anlegen
Wechseln Sie zur Übersicht Ihrer Kontakt-Kategorien unter "Einstellungen" > "Alle Einstellungen" > "Stammdaten" > "Kategorien".
Bei einem neu erstellten bexio Konto, haben Sie bereits einige Kategorieren erfasst und können direkt loslegen. Öffnen Sie dafür eine Kategorie oder erstellen Sie eine neue Kategorie und klicken auf "Memo hinzufügen".
Text: Hier erfassen den Text für Ihr Memo. Dieser Text wird in der Erinnerung auf Ihren ausgewählten Dokumenten angezeigt.
Farbe: Die Farbe, in welcher Ihr Memo dargestellt wird.
Sichtbar bei: Hier hinterlegen Sie in welchen Dokumenttypen dieses Memo angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen alle Dokumente in bexio: Offerte, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferung, Lieferantenrechnung, Bestellung & Projekt
Memos Kontakten zuordnen
Um die Memos einem Kontakt zuzuordnen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können einen Kontakt einzeln einer Kategorie zuordnen oder mittels Massenmutation eine Kategorie direkt mehreren Kontakten zuweisen.
In folgender Tour erklären wir Ihnen direkt in Ihrem bexio Konto wie Sie neue Memos erstellen, bearbeiten und einem Kontakt anhängen können: Tour starten!
Einem einzelnen Kontakt eine Kategorie zuordnen:
Öffnen Sie den gewünschten Kontakt und klicken Sie auf "Kontakt bearbeiten". Daraufhin können Sie auf der rechten Seite die Kontaktkategorien bearbeiten und entweder neue Kategorieren hinzufügen oder bereits hinzugefügte wieder entfernen.
Eine Kategorie mehreren Kontakten zuordnen (Massenanpassung):
Wechseln Sie in die Kontaktübersicht und markieren Sie alle Kontakte, die Sie einer Kategorie/einem Memo hinzufügen möchten. Klicken Sie daraufhin unten rechts im Dropdown-Menü auf Mehrfach-Mutation und folgen Sie den Schritten um die Massenanpassung vorzunehmen.
Weitere Informationen dazu finden Sie in folgendem Help-Center Artikel:
Kontakte - Mehrfach Mutationen
Was können Memos nicht?