Folgen

Memos in Kontakten

Inhalt

 


 

 

Was sind Memos?

Memos sind textbasierte Erinnerungen in den Dokumenten, die Sie an Besonderheiten einzelner Kundengruppen, Lieferanten oder Projekte erinnern.

Erstellen Sie gerade den Kontakt für Ihren besten Kunden im Ausland und möchten sich Informationen zum vereinbarten Rabatt, der üblichen Zahlungskonditionen und eine Erinnerung an die Schokolade, die Sie immer mitschicken, hinterlegen? Mit Memos können Sie genau das! 

Screen_Shot_2019-11-27_at_10.36.27.png

 

Vorteile Memos:

  • Flexibel - Sie können alles festhalten woran Sie später erinnert werden möchten
  • Einfach - Ein virtuelles Post-it in Ihren Dokumenten
  • Effizient - Mit einem Klick beliebig viele Kontakte mit einem Memo verknüpfen

 


 

 

Memos Schritt für Schritt erklärt

Memos werden in bexio auf Kontaktkategorien hinterlegt. Sie haben pro Kategorie die Möglichkeit mehrere Memos zu hinterlegen und diese für unterschiedliche Dokumente einzublenden. Diese Kontaktkategorie können Sie daraufhin zu den betreffenden Kontakten hinzufügen und so die Memos für diesen Kontakt einblenden. 

 

Memos anlegen

Wechseln Sie zur Übersicht Ihrer Kontakt-Kategorien unter "Einstellungen" > "Alle Einstellungen" > "Stammdaten" > "Kategorien". 

mceclip0.png

 

Bei einem neu erstellten bexio Konto, haben Sie bereits einige Kategorieren erfasst und können direkt loslegen. Öffnen Sie dafür eine Kategorie oder erstellen Sie eine neue Kategorie und klicken auf "Memo hinzufügen".

mceclip1.png

 

Text: Hier erfassen den Text für Ihr Memo. Dieser Text wird in der Erinnerung auf Ihren ausgewählten Dokumenten angezeigt.

Farbe: Die Farbe, in welcher Ihr Memo dargestellt wird. 

Sichtbar bei: Hier hinterlegen Sie in welchen Dokumenttypen dieses Memo angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen alle Dokumente in bexio: Offerte, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferung, Lieferantenrechnung, Bestellung & Projekt

 

mceclip3.png      mceclip2.png

 


Memos Kontakten zuordnen

Um die Memos einem Kontakt zuzuordnen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können einen Kontakt einzeln einer Kategorie zuordnen oder mittels Massenmutation eine Kategorie direkt mehreren Kontakten zuweisen.

In folgender Tour erklären wir Ihnen direkt in Ihrem bexio Konto wie Sie neue Memos erstellen, bearbeiten und einem Kontakt anhängen können: Tour starten!

Einem einzelnen Kontakt eine Kategorie zuordnen:

Öffnen Sie den gewünschten Kontakt und klicken Sie auf "Kontakt bearbeiten". Daraufhin können Sie auf der rechten Seite die Kontaktkategorien bearbeiten und entweder neue Kategorieren hinzufügen oder bereits hinzugefügte wieder entfernen. 

mceclip2.png 

Eine Kategorie mehreren Kontakten zuordnen (Massenanpassung):

Wechseln Sie in die Kontaktübersicht und markieren Sie alle Kontakte, die Sie einer Kategorie/einem Memo hinzufügen möchten. Klicken Sie daraufhin unten rechts im Dropdown-Menü auf Mehrfach-Mutation und folgen Sie den Schritten um die Massenanpassung vorzunehmen. 

Weitere Informationen dazu finden Sie in folgendem Help-Center Artikel: 

Kontakte - Mehrfach Mutationen

 


Was können Memos nicht?

Memos sollen Ihnen als frei definierbare Texte beispielsweise die Offert- und Rechnungsstellung vereinfachen, damit nichts vergessen geht. Es geht bei dieser Funktion um die Anzeige der Erinnerung, nicht um das automatische Anwenden eines Memos im Dokument.

 

 

War dieser Beitrag hilfreich?
0 von 0 fanden dies hilfreich
Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen