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QR-Rechnung

Die QR-Rechnung wird die heute gängigen orangen und roten Einzahlungsscheine ablösen und digitalisiert den Rechnungsprozess. Keine Angst: bexio wird bereit sein!

Information zum Release: Diese Funktion wird ab dem 30.06. zur Verfügung stehen. Damit Sie für die Umstellung bereit sind, können Sie aber bereits jetzt Ihre Einstellungen vornehmen.

 

 Inhalt

 

Wichtiges vorab!

  • Lassen Sie Ihre ESR-Einstellungen bis zum 30.6.2020 aktiv! Nur so werden Sie weiterhin ESR-Rechnungen erstellen können, bis die QR-Rechnung automatisch für Sie aktiviert wird.
  • Vergessen Sie nicht Ihre Einstellungen zu speichern! 

 

 

Was sind QR-Rechnungen?

Die QR-Rechnung wird die heute gängigen orangen und roten Einzahlungsscheine ablösen. Für die Übergangsphase werden weiterhin beide Einzahlungsscheine angeboten, bevor die heute gängigen Einzahlungsscheine eingestellt werden. 

Die QR-Rechnung hat: 

  • einen Zahl- und Empfangsteil
  • besteht aus einem human-readable Teil (Text) und machine-readable Teil (QR-Code)
  • Alle zahlungsrelevanten Informationen sind in beiden Teilen enthalten

 

Die Vorteile der QR-Rechnung

  • Einfach: Der Einzahlungsschein inkl. Code wird komplett in bexio generiert. Zudem wird aufgrund der Referenznummer der Abgleich von Zahlungen und Rechnungen vereinfacht.
  • Keine vorgefertigten Einzahlungsscheine (EZ):  Der EZ kann direkt auf die Rechnung und im Handel gängiges Papier aufgedruckt werden. Es sei denn, Ihre Kunden wünschen die Rechnung am Schalter zu begleichen.
  • Digitalisierung: Der QR-Code enthält alle wichtigen Informationen und kann überall gescannt werden. Nie mehr Referenznummern abtippen! Ausser man will das so, da der EZ auch analog nutzbar ist.

 

Wie aktiviere ich die QR-Rechnung?

Wenn Sie auf Ihrem Post- oder Bankkonto die QR-Rechnung einrichten möchten, gehen Sie in den Banking-Bereich von bexio und klicken Sie oben rechts auf "Bankkonto hinzufügen". Wenn Sie ein bestehendes Konto haben in dem Sie die QR-Rechnung einrichten möchten, klicken Sie auf "Bankkonto bearbeiten".

 Setzen Sie das Häkchen für "Rechnung mit QR-Code" unten an der Seite, anschliessend öffnen sich die entsprechenden Einstellungen. 

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Die Einrichtungsmöglichkeiten

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten die QR-Rechnung einzurichten:

1. IBAN + Creditor Reference:

  • entspricht dem heutigen roten Einzahlungsschein, neu mit Referenznummer
  • mit dieser Auswahl können Zahlungen von bexio mit grosser Wahrscheinlichkeit automatisch mit der Rechnung abgeglichen und verbucht werden (sollte es fehlschlagen, ist die manuelle Zuordnung nach wie vor möglich)

2. QR-IBAN + QR-Reference:

  • Dies entspricht dem heutigen orangen (ESR) Einzahlungsschein 
  • Sollten Sie bereits mit dem ESR Verfahren arbeiten und haben die ESR Methode für Ihr Bankkonto aktiviert, wird die QR-ID automatisch übernommen - die QR-IBAN muss jedoch eingefüllt werden
  • mit dieser Auswahl können Zahlungen von bexio mit Sicherheit automatisch mit der Rechnung abgeglichen und verbucht werden
  • Die QR-IBAN und QR-ID wird von Ihrer Bank vergeben. Sollten Sie mit dieser Möglichkeit arbeiten wollen und Sie haben noch keine QR-IBAN und QR-Reference erhalten, bitten wir Sie auf Ihre Bank zuzugehen

3. IBAN:

  • entspricht der IBAN Zahlung
  • eine IBAN Zahlung kann aufgrund fehlender Referenznummer nicht automatisch einer Rechnung zugewiesen werden. Es ist somit kein automatischer Abgleich möglich.

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Vorgehen bei Abweichungen des eingezahlten Betrags zur Rechnungssumme

Wenn Sie mit dem QR-Verfahren arbeiten, haben Sie die Möglichkeit eine Zahlung automatisch zu akzeptieren und abzugleichen, auch wenn nicht der gesamte Rechnungsbetrag überwiesen wurde. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie Ihren Kunden ein Skonto gewähren möchten. 

Ein Beispiel:

  • Ich akzeptiere Abweichungen von CHF 5.- oder 2%
  • Eine Rechnung über CHF 100.- wird mit 96 CHF bezahlt. Die Rechnung wird automatische abgeglichen, da der Betrag innerhalb der CHF 5.- liegt
  • Eine andere Rechnung über CHF 1’000.- wird mit CHF 986.- bezahlt. Die Rechnung wird automatisch abgeglichen, da der Betrag innerhalb der 2% liegt 
  • Eine weitere Rechnung über CHF 500.- wird mit CHF 470.- bezahlt. Die Rechnung wird nicht automatisch abgeglichen, da der fehlende Betrag ausserhalb der CHF 5.- und ausserhalb der 2% liegt

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