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Rechnung mit QR-Code

Die QR-Rechnung wird die heute gängigen orangen und roten Einzahlungsscheine ablösen und digitalisiert den Rechnungsprozess. Für die Übergangsphase werden weiterhin beide Einzahlungsscheine angeboten, bevor sie eingestellt werden. Die QR-Einstellungen können seit dem 30.06.2020 in bexio konfiguriert werden. Beachten Sie bitte je nach Bank die Spezialfälle

Inhalt


Spezialfall UBS:
Die UBS empfiehlt derzeit die Verwendung von Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR). Sollten Sie trotzdem mit dem QR Einzahlungsschein arbeiten wollen, empfehlen wir die automatische Verbindung zu deaktivieren und den manuellen download von camt.054 Dateien im eBanking der UBS, sowie den manuellen Upload der camt.054 Dateien in bexio. Die camt.054 Dateien können Sie bei der UBS anfordern. 

Wie aktiviere ich die QR-Rechnung?

Wenn Sie auf Ihrem Post- oder Bankkonto die QR-Rechnung einrichten möchten, gehen Sie in den Banking-Bereich von bexio und klicken Sie oben rechts auf "Bankkonto hinzufügen". Wenn Sie ein bestehendes Konto haben, in dem Sie die QR-Rechnung einrichten möchten, klicken Sie auf «Bankkonto bearbeiten».

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Aktivieren Sie die Funktion «Rechnung mit QR-Code» unterhalb der Bankdaten, anschliessend öffnen sich die entsprechenden Konfiguration des QR-Code's. 

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Die Einrichtungsmöglichkeiten

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, die QR-Rechnung einzurichten:

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Unsere Empfehlung: Haben Sie Ihren Kunden bisher den orangen Einzahlungsschein mit Referenz-Nr. (kurz ESR) als Zahlungsmethode angeboten? Dann aktivieren Sie am besten den gleichwertigen QR-Code der 2. Einstellung «QR-IBAN» (Nr. 2).
1. «IBAN mit Creditor Reference»

Geeignet für Rechnungssteller mit kleinem Rechnungsvolumen und internationaler Referenznummer. Kann auch für die Rechnungsstellung im Ausland verwendet werden. Die Creditor Referenz-Nummer erhalten Sie nicht zwingend zurück, was unter Umständen den Abgleich erschweren kann. Ansonsten kann der automatische Abgleich mit dieser Option mit hoher Wahrscheinlichkeit gewährleistet werden. (Bei nicht erfüllten Kriterien, ist die manuelle Zuweisung für den Abgleich nach wie vor möglich.)
2. «QR-IBAN» (+ QR-Reference-ID)

Geeignet für Rechnungssteller mit hohem Rechnungsvolumen. Entspricht dem orangen Einzahlungsschein mit Referenz (ESR). Mit dieser Option kann der automatische Abgleich von Gutschriften gewährleistet werden, sofern natürlich der Rechnungsempfänger die Zahlungsdetails korrekt in Auftrag gibt. Die QR-IBAN, sowie QR-Referenz-ID wird von Ihrer Bank vergeben.

❯ Bei der QR-IBAN handelt es sich um eine normale IBAN, deren ID des Finanzinstituts zwischen 30'000 und 31'999 liegt. (Bspw. CH44 3015 7123 0008 8901 2). Diese IBAN erhalten Sie von Ihrer Bank und muss eingetragen werden.

QR-Referenz-ID: Sofern Sie bereits zuvor in bexio mit dem ESR Verfahren gearbeitet haben, wird die «QR-Referenz-ID» automatisch übernommen. Andernfalls kann dieses Feld leer gelassen werden.
3. «nur IBAN»

Geeignet für Rechnungssteller mit kleinem Rechnungsvolumen. Entspricht dem roten Einzahlungsschein und verwendet die normale IBAN. Eine IBAN Zahlung kann aufgrund nicht vorhandener Referenznummer nicht automatisch einer Rechnung zugewiesen werden. Es ist somit kein automatischer Abgleich möglich. (Die manuelle Zuweisung für den Abgleich ist nach wie vor möglich.)

Vorgehen bei Abweichungen des eingezahlten Betrags zur Rechnungssumme

Wenn Sie mit dem QR-Verfahren arbeiten, haben Sie die Möglichkeit eine Zahlung automatisch zu akzeptieren und abzugleichen, auch wenn nicht der gesamte Rechnungsbetrag überwiesen wurde. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie Ihren Kunden ein Skonto gewähren. 

Ein Beispiel:

  • Ich akzeptiere Abweichungen von CHF 5.- oder 2%
  • Eine Rechnung über CHF 100.- wird mit 96 CHF bezahlt. Die Rechnung wird automatische abgeglichen, da der Betrag innerhalb der CHF 5.- liegt
  • Eine andere Rechnung über CHF 1’000.- wird mit CHF 986.- bezahlt. Die Rechnung wird automatisch abgeglichen, da der Betrag innerhalb der 2% liegt 
  • Eine weitere Rechnung über CHF 500.- wird mit CHF 470.- bezahlt. Die Rechnung wird nicht automatisch abgeglichen, da der fehlende Betrag ausserhalb der CHF 5.- und ausserhalb der 2% liegt

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Zahlung erstellen mit QR-Rechnung

Sie können im Banking beim Erfassen einer Zahlung die QR-Rechnung aussuchen. 

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Beim Erfassen einer Zahlung mit QR-IBAN gilt folgendes zu beachten: 

  • QR-IBAN Zahlung kann nur erfasst werden mit einer Referenznummer (QR-Referenz)

Beispiel QR-IBAN Zahlung: 

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Beim Erfassen einer Zahlung via QR-Rechnung über eine beliebige IBAN gilt folgendes zu beachten: 

  • IBAN-Zahlung kann eine Referenznummer enthalten es ist aber nicht zwingend nötig. Das Feld Referenznummer kann auch leer gelassen werden. 

Beispiel IBAN Zahlung:

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Rechnung mit QR-Code ausdrucken

Beachten Sie beim Druck der QR-Rechnung, dass das korrekte Bankkonto in den Einstellungen der Rechnung angewählt ist. Sie können pro Bankkonto nur entweder den orangen Einzahlungsschein (Faktura mit ESR) oder die Rechnung mit QR-Code aktiviert haben. Sobald im Banking die Rechnung mit QR-Code aktiviert wird, überschreiben wir den orangen Einzahlungsschein automatisch. 

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In den Dokumenten-Vorlagen können Sie in unten links einstellen, dass die QR-Rechnung beim Ausdruck auf separater Seite angezeigt wird.


Positionierung QR-Rechnung

Die Positionierungen der QR-Rechnung lassen sich in bexio nicht verändern. Grund dafür ist, dass bexio bereits automatisch für Sie die Positionierung gemäss den offiziellen Normen von Six übernimmt. Sollten Sie womöglich einen abgeschnittenen Rand oder ähnliches haben, bitten wir Sie Ihre Druckeinstellungen zu überprüfen. Beim Ausdruck der QR-Rechnung wird auch das Scheren-Symbol immer mit ausgedruckt. Es gibt keine Möglichkeit dies wegzulassen. Der Grund dafür ist, dass wir nicht überprüfen können, ob die QR-Rechnung auf perforiertem Papier oder auf Blanko-Papier ausgedruckt wird. Verwendet man ein Blanko-Papier, muss die Schere zwingend auf dem Ausdruck vorhanden sein, da ansonsten die Normen von Six nicht eingehalten werden. Bei perforiertem Papier bitten wir Sie direkt in den Druckeinstellungen nach einer Druckvariante zu suchen, damit der Ausdruck auch auf perforiertem Papier übereinstimmt. 


«Zahlbar durch» bei der QR-Rechnung nicht vorhanden

Es kann sein, dass bei Ihnen in der QR-Rechnung kein Empfänger bei "zahlbar durch" angezeigt wird. Der Grund weshalb bei "zahlbar durch" nichts angezeigt wird ist, dass die Angaben beim Rechnungsempfänger nicht komplett eingegeben wurden. Sprich wenn Land, Strasse, Nummer, PLZ oder Ort fehlen, zeigen wir die Adresse nicht an, weil das Finanzinstitut die Rechnung so ablehnen würde. Bitte ergänzen Sie sämtliche Angaben direkt im Rechnungsempfänger (Kontakt).


QR-Rechnung im Detail

Die QR-Rechnung hat: 

  • Einen Zahl- und Empfangsteil
  • Besteht aus einem human-readable Teil (Text) und machine-readable Teil (QR-Code)
  • Alle zahlungsrelevanten Informationen sind in beiden Teilen enthalten

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Abbildung: Der Zahlteil der QR-Rechnung im Detail


 

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