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QR-Rechnung

Die QR-Rechnung wird die heute gängigen orangen und roten Einzahlungsscheine ablösen und digitalisiert den Rechnungsprozess. 

Information zum Release: Diese Funktion steht seit dem 30.06.2020 zur Verfügung. 

 

Inhalt

 


 

Was sind QR-Rechnungen?

Die QR-Rechnung wird die heute gängigen orangen und roten Einzahlungsscheine ablösen. Für die Übergangsphase werden weiterhin beide Einzahlungsscheine angeboten, bevor sie eingestellt werden. 

Die QR-Rechnung hat: 

  • Einen Zahl- und Empfangsteil
  • Besteht aus einem human-readable Teil (Text) und machine-readable Teil (QR-Code)
  • Alle zahlungsrelevanten Informationen sind in beiden Teilen enthalten

 


 

Die Vorteile der QR-Rechnung

  • Einfach: Der Einzahlungsschein inkl. Code wird komplett in bexio generiert. Zudem wird aufgrund der Referenznummer der Abgleich von Zahlungen und Rechnungen vereinfacht.
  • Keine vorgefertigten Einzahlungsscheine (EZ):  Der EZ kann direkt auf die Rechnung und im Handel gängiges Papier aufgedruckt werden. Es sei denn, Ihre Kunden wünschen die Rechnung am Schalter zu begleichen.
  • Digitalisierung: Der QR-Code enthält alle wichtigen Informationen und kann überall gescannt werden. Nie mehr Referenznummern abtippen! Ausser man will das so, da der EZ auch analog nutzbar ist

 

Spezialfall UBS:

  • Die UBS empfiehlt derzeit die Verwendung von Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR).
  • Sollten Sie trotzdem mit dem QR Einzahlungsschein arbeiten wollen, empfehlen wir die automatische Verbindung zu deaktivieren und den manuellen download von camt.054 Dateien im eBanking der UBS, sowie den manuellen Upload der camt.054 Dateien in bexio. Die camt.054 Dateien können Sie bei der UBS anfordern. 

 

Spezialfall Raiffeisen:

  • bexio empfiehlt Raiffeisenbank Kunden die Umstellung auf die QR-Rechnung noch nicht vorzunehmen. Grund dafür ist, dass bexio die aktuelle Schnittstelle des Raiffeisen E-Banking noch nicht umgesetzt hat. Daher können Gutschriften aus QR-Rechnungen (camt.054 Meldungen) nur manuell aus dem E-Banking geladen und in bexio importiert werden. bexio arbeitet an der Implementierung, so dass auch Raiffeisenbank Kunden von den Vorteilen der QR-Rechnung profitieren können.
  •  In der Zwischenzeit empfehlen wir Ihnen entweder den orangen Einzahlungsschein weiter zu verwenden und die QR-Rechnung vorübergehend zu deaktivieren. Den Abgleich können Sie dann wie gewohnt weiterhin mittels v11-Datei in bexio vornehmen. 
  • Oder Sie laden im Raiffeisen E-Banking die Datei camt.054 ISO XML herunter und lesen diese manuell unter “Banking” - “Banktransaktionen importieren” ein. Dort sind alle Details zur QR-Zahlung enthalten und die Transaktionen werden auch automatisch abgeglichen.

 


 

Wie aktiviere ich die QR-Rechnung?

Wenn Sie auf Ihrem Post- oder Bankkonto die QR-Rechnung einrichten möchten, gehen Sie in den Banking-Bereich von bexio und klicken Sie oben rechts auf "Bankkonto hinzufügen". Wenn Sie ein bestehendes Konto haben, in dem Sie die QR-Rechnung einrichten möchten, klicken Sie auf "Bankkonto bearbeiten".

 

Setzen Sie das Häkchen für "Rechnung mit QR-Code" unten an der Seite, anschliessend öffnen sich die entsprechenden Einstellungen. 

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Die Einrichtungsmöglichkeiten

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, die QR-Rechnung einzurichten:

1. IBAN + Creditor Reference:

  • Kann für die Rechnungsstellung im Ausland verwendet werden
  • Mit dieser Auswahl können Zahlungen von bexio mit grosser Wahrscheinlichkeit automatisch mit der Rechnung abgeglichen und verbucht werden (sollte es fehlschlagen, ist die manuelle Zuordnung nach wie vor möglich)

2. QR-IBAN + QR-Reference:

  • Dies entspricht dem heutigen orangen (ESR) Einzahlungsschein 
  • Sollten Sie bereits mit dem ESR Verfahren arbeiten und haben die ESR-Methode für Ihr Bankkonto aktiviert, wird die QR-ID automatisch übernommen - die QR-IBAN muss jedoch eingefüllt werden
  • Mit dieser Auswahl können Zahlungen von bexio mit Sicherheit automatisch mit der Rechnung abgeglichen und verbucht werden
  • Die QR-IBAN und QR-ID wird von Ihrer Bank vergeben. Sollten Sie mit dieser Möglichkeit arbeiten wollen und Sie haben noch keine QR-IBAN und QR-Reference erhalten, bitten wir Sie auf Ihre Bank zuzugehen

Spezialfälle betreffend QR-ID:

  • Sind Sie bei der Postfinance, müssen Sie die QR-Referenz-ID komplett weglassen.
  • Sind Sie bei der Credit Suisse, können Sie selbst eine 6-stellige Zahl als QR-ID wählen, z.B Ihre bisherige BESR-ID. Alle Zahlungseingänge werden einzeln verbucht und per MT940 abgeglichen, eine Sammelbuchung entfällt daher. Den MT940 können Sie - falls noch nicht geschehen - selbstständig im Online Banking Credit Suisse Direct abonnieren unter "Konten und Karten" -> "Infaccount herunterladen" -> "Abo bestellen" -> entsprechendes Konto auswählen -> "ausgewählte Postion abonnieren" -> "MT940 auswählen" -> "abonnieren".
    Falls Sie für dieses Konto gleichzeitig MT940 und camt.053 abonniert haben, dann nur noch unter "Abo bearbeiten" und "Download-Einstellungen für externe Software" das Dateiformat MT940 auswählen und den Anweisungen folgen.


3. IBAN:

  • Ersetzt den roten Einzahlungsschein
  • Entspricht der IBAN Zahlung
  • Eine IBAN Zahlung kann aufgrund fehlender Referenznummer nicht automatisch einer Rechnung zugewiesen werden. Es ist somit kein automatischer Abgleich möglich.

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Vorgehen bei Abweichungen des eingezahlten Betrags zur Rechnungssumme

Wenn Sie mit dem QR-Verfahren arbeiten, haben Sie die Möglichkeit eine Zahlung automatisch zu akzeptieren und abzugleichen, auch wenn nicht der gesamte Rechnungsbetrag überwiesen wurde. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie Ihren Kunden ein Skonto gewähren. 

Ein Beispiel:

  • Ich akzeptiere Abweichungen von CHF 5.- oder 2%
  • Eine Rechnung über CHF 100.- wird mit 96 CHF bezahlt. Die Rechnung wird automatische abgeglichen, da der Betrag innerhalb der CHF 5.- liegt
  • Eine andere Rechnung über CHF 1’000.- wird mit CHF 986.- bezahlt. Die Rechnung wird automatisch abgeglichen, da der Betrag innerhalb der 2% liegt 
  • Eine weitere Rechnung über CHF 500.- wird mit CHF 470.- bezahlt. Die Rechnung wird nicht automatisch abgeglichen, da der fehlende Betrag ausserhalb der CHF 5.- und ausserhalb der 2% liegt

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Zahlung erstellen mit QR-Rechnung

Sie können im Banking beim Erfassen einer Zahlung die QR-Rechnung aussuchen. 

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Beim Erfassen einer Zahlung mit QR-IBAN gilt folgendes zu beachten: 

  • QR-IBAN Zahlung kann nur erfasst werden mit einer Referenznummer (QR-Referenz)

Beispiel QR-IBAN Zahlung: 

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Beim Erfassen einer Zahlung via QR-Rechnung über eine beliebige IBAN gilt folgendes zu beachten: 

  • IBAN-Zahlung kann eine Referenznummer enthalten es ist aber nicht zwingend nötig. Das Feld Referenznummer kann auch leer gelassen werden. 

Beispiel IBAN Zahlung:

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Rechnung mit QR-Code ausdrucken

Beachten Sie beim Druck der QR-Rechnung, dass das korrekte Bankkonto in den Einstellungen der Rechnung angewählt ist. Sie können pro Bankkonto nur entweder den orangen Einzahlungsschein (Faktura mit ESR) oder die Rechnung mit QR-Code aktiviert haben. Sobald im Banking die Rechnung mit QR-Code aktiviert wird, überschreiben wir den orangen Einzahlungsschein automatisch. 

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In den Dokumenten-Vorlagen können Sie in unten links einstellen, dass die QR-Rechnung beim Ausdruck auf separater Seite angezeigt wird.

 


 

Positionierung QR-Rechnung

Die Positionierungen der QR-Rechnung lassen sich in bexio nicht verändern. Grund dafür ist, dass bexio bereits automatisch für Sie die Positionierung gemäss den offiziellen Normen von Six übernimmt. Sollten Sie womöglich einen abgeschnittenen Rand oder ähnliches haben, bitten wir Sie Ihre Druckeinstellungen zu überprüfen.

Beim Ausdruck der QR-Rechnung wird auch das Scheren-Symbol immer mit ausgedruckt. Es gibt keine Möglichkeit dies wegzulassen. 

Der Grund dafür ist, dass wir nicht überprüfen können, ob die QR-Rechnung auf perforiertem Papier oder auf Blanko-Papier ausgedruckt wird. Verwendet man ein Blanko-Papier, muss die Schere zwingend auf dem Ausdruck vorhanden sein, da ansonsten die Normen von Six nicht eingehalten werden. Bei perforiertem Papier bitten wir Sie direkt in den Druckeinstellungen nach einer Druckvariante zu suchen, damit der Ausdruck auch auf perforiertem Papier übereinstimmt. 

 


 

"Zahlbar durch" bei der QR-Rechnung nicht vorhanden

Es kann sein, dass bei Ihnen in der QR-Rechnung kein Empfänger bei "zahlbar durch" angezeigt wird. Der Grund weshalb bei "zahlbar durch" nichts angezeigt wird ist, dass die Angaben beim Rechnungsempfänger nicht komplett eingegeben wurden. 
Sprich wenn Land, Strasse, Nummer, PLZ oder Ort fehlen, zeigen wir die Adresse nicht an, weil das Finanzinstitut die Rechnung so ablehnen würde.
Bitte ergänzen Sie sämtliche Angaben direkt im Rechnungsempfänger (Kontakt).

 


 

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