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Allgemeine Informationen - Was ist Kurzarbeit?
Kurzarbeit bedeutet die durch den Arbeitgeber im Einverständnis mit den betroffenen Arbeitnehmenden angeordnete vorübergehende Reduktion der vertraglichen Arbeitszeit, wobei die arbeitsrechtliche Vertragsbeziehung aufrecht erhalten bleibt. Durch die Kurzarbeitsentschädigung (KAE) wird ein anrechenbarer Arbeitsausfall angemessen entschädigt. Damit sollen Arbeitslosigkeit verhindert und Arbeitsplätze erhalten werden. Weiterführende Informationen dazu finden Sie unter folgenden Links:
❯ SECO - Kurzarbeit & Coronavirus
❯ SECO - Kurzarbeitsentschädigung (Broschüren, Formulare, Weisungen)
Wichtige Tipps & Tricks zum Thema Kurzarbeit in Ihrer Lohnbuchhaltung
❯ Bemerkung - «Provisorische Lohnabrechnung»
Bei der Kurzarbeit ist es möglich, dass sich die prozentualen Werte der Kurzarbeit im Nachhinein verändern. Damit Sie rechtlich abgesichert sind und die Lohnabrechnungen im Nachhinein korrigieren dürfen, empfehlen wir Ihnen im "individuellen Text" unter Ihrer Lohnabrechnung einen Vermerk hinzuzufügen, dass es sich um eine provisorische Abrechnung handelt.
❯ Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeitsstunden
Bevor die Kurzarbeitsentschädigung ausbezahlt wird, kann der Staat eine Auflistung der geleisteten Arbeitsstunden per Mitarbeiter verlangen. Damit Sie auf diesen Fall vorbereitet sind, empfehlen wir die geleisteten Stunden in dieser Zeit pro Arbeitstag und Mitarbeiter festzuhalten (von/bis). Dies lösen sie in Zusammenhang mit bexio am besten mit unserem Partner "clockodo". clockodo bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit Arbeitszeiten online oder direkt über deren App zu erfassen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter folgendem Link: bexio Marketplace | clockodo
Falls Sie Grenzgänger beschäftigen und diese aufgrund der aktuellen Lage aus dem Home-Office arbeiten müssen, gilt es zu beachten, dass unter gewissen Voraussetzungen die Sozialleistungen direkt im entsprechenden Land abgeliefert werden müssen. Weiter muss in diesen Fällen abgeklärt werden, ob die Quellensteuer weiterhin geleistet werden muss, da die Steuern direkt im entsprechenden Land bezahlt werden müssen. In solchen Fällen wenden Sie sich am besten an Ihren Treuhänder oder an die entsprechende Behörde.
Kurzarbeit in bexio
Wir verwenden für die korrekte Darstellung in der Lohnabrechnung jeweils den normalen Monatslohn zusammen mit der Lohnart «Karenztag» und korrigieren damit den Bruttolohn, ohne die Abzüge zu beeinflussen. Mit der neuen Funktion «Lohnarten kopieren» können Sie nun die Lohnart «Karenztag» kopieren und für den Kurzarbeits-Abzug umbenennen.
Empfohlenes Vorgehen:
Schritt 1 - Monatslohn inkl. Kurzarbeits-Anteil erfassen
Erfassen Sie in einem ersten Schritt den Monatslohn inkl. dem Anteil für Kurzarbeit in Ihrer Lohnabrechnung. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Sie belassen es bei den normalen Angaben zum Monatslohn und ändern nichts an den Angaben auf dem Mitarbeiter.
- Sie können auf dem/der Mitarbeiter/in unter "Beschäftigung" das Häkchen bei "Monatslohn" entfernen und daraufhin unter "Grundlohndaten" die Lohnarten Monatslohn 2 und Monatslohn 3 hinzufügen und den Anteil vom Arbeitgeber und vom Bund auf die zwei Lohnarten aufteilen. Daraufhin können Sie die zwei verwendeten Lohnarten in Ihrem Unternehmen unter "Lohnarten" zb. auf "Monatslohn" und "Lohn bei Kurzarbeit" umbenennen. Falls Sie diese Lohnarten bereits für andere Zwecke verwenden, können Sie die Lohnart "Monatslohn 2" in Ihrem Unternehmen kopieren und die Kopien für den "Monatslohn" und den "Lohn bei Kurzarbeit" verwenden.
Schritt 2 - Lohnart «Kurzarbeits-Abzug» hinzufügen
Gehen Sie zu «Unternehmen» → «Lohnarten» und suchen Sie die Lohnart «2075 - Karenztag». Mittels dem «drei-Punkte-Menü» auf der rechten Seite, können Sie diese Lohnart kopieren. Damit wird die Lohnart «2075.1 - Karenztag (Kopie)» erstellt. Anschliessend können Sie die Beschreibung der Lohnart auf bspw. «Kurzarbeits-Abzug» umbenennen und die Kontierung anpassen.
Schritt 3 - Abzug der Differenz vom Bruttolohn
Im letzten Schritt muss die Differenz zum effektiv ausbezahlten Lohn - aufgrund von Kurzarbeit - vom Bruttolohn abgezogen werden. Dafür können Sie wie folgt vorgehen:
- Sie können den Abzug direkt in die Lohnabrechnung einfügen indem Sie die Lohnabrechnung öffnen und unter "Weitere Lohnbestandteile" die Kopie der Lohnart "Karenztag" hinzufügen und diese negativ erfassen.
Diese Lohnart korrigiert dann den Bruttolohn nach unten, ohne die Abzüge zu beeinflussen. Für die korrekte Verbuchung und was es dabei zu beachten gilt, wenden Sie sich am besten direkt an Ihren Treuhänder.
Praxisbeispiel aus bexio
Nachfolgend finden Sie den oben beschriebenen Fall nachgestellt in bexio:
- Kurzarbeit: 50%
- Kurzarbeitsentschädigung: 80%
- Monatslohn: 5'000 Fr.
- Vom Arbeitgeber übernommene 50%: 2'500 Fr.
- 80% von den weiteren 50%: 2'000 Fr.
- Total Bruttolohn: 4'500 Fr.
- Basis Abzüge: 5'000 Fr.
Januar 2020
