Inhalt
- Allgemeine Informationen - Was ist Kurzarbeit?
- Kurzarbeit in bexio bis Ende 2020
- Kurzarbeit in bexio ab 2021
- Ziffer auf dem Lohnausweis
Allgemeine Informationen - Was ist Kurzarbeit?
Kurzarbeit bedeutet die durch den Arbeitgeber im Einverständnis mit den betroffenen Arbeitnehmenden angeordnete vorübergehende Reduktion der vertraglichen Arbeitszeit, wobei die arbeitsrechtliche Vertragsbeziehung aufrecht erhalten bleibt. Durch die Kurzarbeitsentschädigung (KAE) wird ein anrechenbarer Arbeitsausfall angemessen entschädigt. Damit sollen Arbeitslosigkeit verhindert und Arbeitsplätze erhalten werden. Weiterführende Informationen dazu finden Sie unter folgenden Links:
❯ SECO - Kurzarbeit & Coronavirus
❯ SECO - Kurzarbeitsentschädigung (Broschüren, Formulare, Weisungen)
Wichtige Tipps & Tricks zum Thema Kurzarbeit in Ihrer Lohnbuchhaltung
❯ Bemerkung - «Provisorische Lohnabrechnung»
Bei der Kurzarbeit ist es möglich, dass sich die prozentualen Werte der Kurzarbeit im Nachhinein verändern. Damit Sie rechtlich abgesichert sind und die Lohnabrechnungen im Nachhinein korrigieren dürfen, empfehlen wir Ihnen im "individuellen Text" unter Ihrer Lohnabrechnung einen Vermerk hinzuzufügen, dass es sich um eine provisorische Abrechnung handelt.
❯ Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeitsstunden
Bevor die Kurzarbeitsentschädigung ausbezahlt wird, kann der Staat eine Auflistung der geleisteten Arbeitsstunden per Mitarbeiter verlangen. Damit Sie auf diesen Fall vorbereitet sind, empfehlen wir die geleisteten Stunden in dieser Zeit pro Arbeitstag und Mitarbeiter festzuhalten (von/bis). Dies lösen sie in Zusammenhang mit bexio am besten mit unserem Partner "clockodo". clockodo bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit Arbeitszeiten online oder direkt über deren App zu erfassen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter folgendem Link: bexio Marketplace | clockodo
Falls Sie Grenzgänger beschäftigen und diese aufgrund der aktuellen Lage aus dem Home-Office arbeiten müssen, gilt es zu beachten, dass unter gewissen Voraussetzungen die Sozialleistungen direkt im entsprechenden Land abgeliefert werden müssen. Weiter muss in diesen Fällen abgeklärt werden, ob die Quellensteuer weiterhin geleistet werden muss, da die Steuern direkt im entsprechenden Land bezahlt werden müssen. In solchen Fällen wenden Sie sich am besten an Ihren Treuhänder oder an die entsprechende Behörde.
Kurzarbeit in bexio bis Ende 2020
Monatslohn
Wir verwenden für die korrekte Darstellung in der Lohnabrechnung jeweils den normalen Monatslohn zusammen mit der Lohnart «Karenztag» und korrigieren damit den Bruttolohn, ohne die Abzüge zu beeinflussen. Mit der neuen Funktion «Lohnarten kopieren» können Sie nun die Lohnart «Karenztag» kopieren und für den Kurzarbeits-Abzug umbenennen.
Empfohlenes Vorgehen:
1. Monatslohn inkl. Kurzarbeits-Anteil erfassen
Erfassen Sie in einem ersten Schritt den Monatslohn inkl. dem Anteil für Kurzarbeit in Ihrer Lohnabrechnung. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Sie belassen es bei den normalen Angaben zum Monatslohn und ändern nichts an den Angaben auf dem Mitarbeiter.
- Sie können auf dem/der Mitarbeiter/in unter "Beschäftigung" das Häkchen bei "Monatslohn" entfernen und daraufhin unter "Grundlohndaten" die Lohnarten Monatslohn 2 und Monatslohn 3 hinzufügen und den Anteil vom Arbeitgeber und vom Bund auf die zwei Lohnarten aufteilen. Daraufhin können Sie die zwei verwendeten Lohnarten in Ihrem Unternehmen unter "Lohnarten" zb. auf "Monatslohn" und "Lohn bei Kurzarbeit" umbenennen. Falls Sie diese Lohnarten bereits für andere Zwecke verwenden, können Sie die Lohnart "Monatslohn 2" in Ihrem Unternehmen kopieren und die Kopien für den "Monatslohn" und den "Lohn bei Kurzarbeit" verwenden.
2. Lohnart «Kurzarbeits-Abzug» hinzufügen
Gehen Sie zu «Unternehmen» → «Lohnarten» und suchen Sie die Lohnart «2075 - Karenztag». Mittels dem «drei-Punkte-Menü» auf der rechten Seite, können Sie diese Lohnart kopieren. Damit wird die Lohnart «2075.1 - Karenztag (Kopie)» erstellt. Anschliessend können Sie die Beschreibung der Lohnart auf bspw. «Kurzarbeits-Abzug» umbenennen und die Kontierung anpassen.
3. Abzug der Differenz vom Bruttolohn
Im letzten Schritt muss die Differenz zum effektiv ausbezahlten Lohn - aufgrund von Kurzarbeit - vom Bruttolohn abgezogen werden. Dafür können Sie wie folgt vorgehen:
- Sie können den Abzug direkt in die Lohnabrechnung einfügen indem Sie die Lohnabrechnung öffnen und unter "Weitere Lohnbestandteile" die Kopie der Lohnart "Karenztag" hinzufügen und diese negativ erfassen.
Diese Lohnart korrigiert dann den Bruttolohn nach unten, ohne die Abzüge zu beeinflussen. Für die korrekte Verbuchung und was es dabei zu beachten gilt, wenden Sie sich am besten direkt an Ihren Treuhänder.
Praxisbeispiel aus bexio
Nachfolgend finden Sie den oben beschriebenen Fall nachgestellt in bexio:
- Kurzarbeit: 50%
- Kurzarbeitsentschädigung: 80%
- Monatslohn: 5'000 Fr.
- Vom Arbeitgeber übernommene 50%: 2'500 Fr.
- 80% von den weiteren 50%: 2'000 Fr.
- Total Bruttolohn: 4'500 Fr.
- Basis Abzüge: 5'000 Fr.
Stundenlohn
Sie können bei Stundenlohn ähnlich vorgehen wie beim Monatslohn. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
Variante 1
Wenn Ihr Mitarbeiter teilweise noch regulär arbeitet und einen Teil in Kurzarbeit ist können Sie wie folgt vorgehen:
Sie geben den regulären Stundenlohn wie bisher ein. Geben dort die Stunden an, die er effektiv gearbeitet hat. Danach geben Sie den Stundenlohn 2 ein, und geben dort die Stunden ein, welche durch die Kurzarbeit nicht gearbeitet hat. Danach fügen Sie den Kurzarbeitsabzug mittels der Lohnart "2076 Kurzarbeit Abzug" und geben dort die 20% ein, welche er aufgrund von Kurzarbeit nicht erhält. Sie können den Abzug direkt in die Lohnabrechnung einfügen indem Sie unter "Weitere Lohnbestandteile" die Lohnart "Kurzarbeit Abzug" hinzufügen und diese negativ erfassen. Diese Lohnart korrigiert dann den Bruttolohn nach unten, ohne die Abzüge zu beeinflussen. Für die korrekte Verbuchung und was es dabei zu beachten gilt, wenden Sie sich am besten direkt an Ihren Treuhänder.
Variante 2
Die Andere Möglichkeit ist ähnlich wie bereits beschrieben. Sie geben die effektiv gearbeiteten Stunden bim Stundenlohn ein. Jedoch anstatt dass Sie den Stundenlohn 2 für die nicht gearbeiteten Stunden durch Kurzarbeit verwenden, verwenden Sie ebenfalls den Monatslohn 2, damit Sie nicht ausrechnen müssen, wieviel Stunden das waren. So können Sie einfach den Betrag eingeben. Danach geben Sie wie bei der ersten Methode den Kurzarbeitsabzug hinzu.
Kurzarbeit in bexio ab 2021
Ab Januar 2021 kann die dafür dedizierte Lohnart «2076 - Weitere Abzüge» verwendet werden. Bei dieser Lohnart, wird auch die Ziffer auf dem Lohnausweis korrekt gesetzt. Sie können sich aber an das selbe Vorgehen wie bis Ende 2020 halten, um die Kurzarbeit in der Lohnabrechnung darzustellen, nur dass es ab diesem Jahr eine weitere Lohnart gibt.
Ziffer auf dem Lohnausweis
Haben Sie die Kurzarbeit gemäss der Empfehlung verbucht?
Wenn Sie gemäss der obigen Empfehlung, mit der Kopie der Lohnart «Karenztag - 2075» gearbeitet haben um die Kurzarbeit abzubilden, dann können Sie wie folgt vorgehen um die Ziffer auf dem Lohnausweis zu korrigieren. Gehen Sie zu «Unternehmen» → «Stammdaten» → «Angaben Lohnausweis» und aktivieren Sie ganz unten die Auswahl-Box für «Kopien des Lohns 2075 als Kurzarbeiterabzug verwenden». Die Kopien des Lohns 2075 werden somit nicht fälschlicherweise auf der Ziffer 1 ausgewiesen, sondern auf der 7.
Haben Sie die Kurzarbeit anderweitig verbucht?
Sind Sie nicht nach der empfohlenen Variante vorgegangen, welche oben beschrieben wurde, dann müssen die Lohnausweise manuell & ausserhalb von bexio gemacht werden. Aufgrund dessen, dass es bis und mit Ende 2020 keine dedizierte Funktion gab, die Kurzarbeit abzubilden, haben wir empfohlen die Kopie des Karenztag's dafür zu verwenden. Weil auch die Kopie der Lohnart «Karenztag» nicht auf die Ziffer 7 im Lohnausweis verweist, gibt es die oben genannte Funktion. Dies gilt auch, wenn nicht die Kopie, sondern die Lohnart «Karenztag» selbst verwendet wurde.