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Zeit erfassen (neues Modul)

Die Zeiterfassung kann über mehrere Wege erfolgen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten rund um die Zeiterfassung.

Inhalt


Zeit erfassen

Über Zeiterfassungs-Button oben rechts

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Nach Klick auf "Zeiterfassung" oben rechts erscheint folgende Eingabemaske:

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Hier lassen sich Zeiten für einen Kunden, für einen Kunden mit Projekt, für ein internes Projekt oder auch einfach als Arbeitszeit erfassen. Lediglich die Dauer und die Aktivität müssen definiert werden. Auf der rechten Seite kann die Zeit auf zwei verschiedene Weisen eingegeben werden:

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Sie können einerseits die Dauer direkt eingeben oder andererseits über Eingabe der Von/Bis Zeit ausrechnen lassen. Ausserdem kann derselbe Zeit-Eintrag für mehrere Tage gleichzeitig erfasst werden, wenn Sie einfach das Kästchen über dem Wochentag anklicken (pro Tag wird ein Eintrag erstellt).

Achtung: Ist einmal festgelegt, ob die Zeit als Dauer oder als Von/Bis Eintrag angelegt wird und wird dies so gespeichert, kann dies bei einem erneuten Bearbeiten nicht mehr angepasst werden. Ebenso haben Sie beim Eintrag Von/Bis nur die Möglichkeit einen Eintrag bis maximal 24h zu hinterlegen.

 

Zur schnelleren Eingabe von Zeiteinträgen für die selbe Tätigkeit, können Textbausteine für die Beschreibung gespeichert und ausgewählt werden. Vorher definierte Voreinstellungen pro Projekt beeinflussen die initiale Einstellung von den Feldern Aktivität, Status und Verrechenbarkeit.


Direkt in der Wochenansicht

Sobald der erste Zeiteintrag erstellt ist, können weitere Einträge sehr schnell über die Wochenansicht erstellt werden. Diese Ansicht wird immer zuerst angezeigt, wenn die Zeiterfassung aufgerufen wird.

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Hier können Sie nach dem gewünschten Mitarbeiter, dem Kunden und dem Projekt in der gewünschten Woche filtern. Die Ansicht betrifft immer nur den ausgewählten Mitarbeiter. Die Tabelle gliedert sich wie folgt:

Woche Mo - So Total
❯ Kunde Anzeige der Stunden an diesem Tag pro Kunde Summe der Stunden pro Kunde
❯❯ Projekt Anzeige der Stunden an diesem Tag pro Projekt Summe der Stunden pro Projekt
❯❯❯ Aktivität Eingabe der Zeiten möglich Summe der Stunden pro Projekt und Aktivität

 

Möchten Sie einen neuen Zeiteintrag auf ein bereits bestehendes Projekt vornehmen, dann können Sie bei diesem einfach auf das "Plus-Symbol" klicken. Sie können diese Aktion direkt beim Kunden oder dem entsprechenden Projekt vornehmen.

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Bei der Aktivität haben Sie die Möglichkeit über die drei Punkte direkt einen Mehrfacheintrag oder weitere Aktionen vorzunehmen:

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Die einzelnen Zeiteinträge können Sie direkt in dieser Übersicht bearbeiten. Hier ein kleiner Tipp. Sie müssen nicht warten, bis der neue Zeiteintrag fertig geladen ist. Auch wenn der Ladebalken noch ersichtlich ist, können Sie einfach weitere Zeiteinträge vornehmen oder bearbeiten. Oder Sie können diese auch via Drag&Drop verschieben oder duplizieren

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Listenansicht

Sie können oben rechts die Ansicht zwischen Wochenansicht und Listenansicht wechseln. In der Listenansicht haben Sie eine bessere Übersicht über alle erfassten Zeiteinträge.

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Statusänderung bei mehreren Zeiterfassungen

Wenn Sie unter "Projekte" - "Zeiten" auf die Listenansicht wechseln, dann haben Sie dort die Möglichkeit die erfassten Zeiteinträge als Excel oder PDF zu exportieren oder den Status und die Verrechenbarkeit bei mehreren Einträgen anzupassen.

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Einstellungen

Voreinstellungen Projekte

Hier haben Sie die Möglichkeit die Standard-Aktivität, den Standard-Status, die Verrechenbarkeit, die Farbe wie auch die Piorität pro Projekt zu hinterlegen. Wenn Sie dann einen neuen Zeiteintrag auf das entsprechende Projekt erstellen, dann werden gleich die Standard-Werte übernommen und müssen nicht noch einmal ausgefüllt werden.

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Textbausteine verwalten

Hier können Sie bereits vordefinierte Textbausteine anlegen, damit Sie diese nur noch bei der Zeiterfassung auswählen und einfügen können. Sie können bestehende Textbausteine bearbeiten, löschen oder auch neue Textbausteine hinzufügen.

15_Settings_Templates.png

 

Profil

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Hier können Sie definieren ob Sie lieber die Wochenansicht oder die Listenansicht als Standardansicht hinterlegt haben möchten und welches die Standardfarbe sein soll. Ebenso können Sie sich die Tipps anzeigen lassen. Wenn Sie hier also auf ein bestimmtes Feld mit der Maus gehen, zeigt es Ihnen an, was Sie dort für eine Aktion ausführen können.

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Ebenso können Sie im Profil einstellen ob Sie die Möglichkeit haben sollen, direkt die Verrechenbarkeit und den Status einzusehen und bearbeiten zu können. Standardmässig werden diese zwei Optionen ansonsten nicht dargestellt.

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Analyse

Alles rund um die Analyse erklären wir Ihnen in diesem Beitrag: Analyse


 

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