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Was kann ich mit der neuen Verkaufsanalyse machen?

Generelle Informationen

Unter dem Punkt "Analyse" im Bereich "Verkauf" laden Sie Daten Ihrer Rechnungen, Aufträge und Angebote für den ausgewählten Zeitraum als Excel-Datei herunter. Es werden jeweils die Positionsdaten Ihrer Vorgänge exportiert.

Inhalt dieses Beitrags


Aufbau der Excel-Datei 

Die Excel-Datei beinhaltet vier Arbeitsblätter:

1) Rohdaten, um Ihren individuellen Bedürfnissen an Auswertungen Rechnung zu tragen.

2) Die im Export enthaltenen, vorbereiteten Pivot-Tabellen verschaffen Ihnen einen Überblick und lassen sich einfach auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Die zugrundeliegenden Rohdaten stehen für weiterführende Analysen zur Verfügung.


Erstellen eines Exports

Gehen Sie zu "Verkauf" - "Analyse". Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und exportieren Sie Ihre Daten als Excel. Der Excel-Export wird je nach Browser Einstellung auf Ihrem Computer gespeichert.

Die Verkaufsdaten werden in Echtzeit exportiert. Wenn Sie eine neue Rechnung erfassen, sind diese in Kürze im Datenexport verfügbar. Wir bitten Sie um Verständnis, wenn es zu kleinen Verzögerungen beim Datenexport kommt.


Benutzerrechte

Sie bestimmen, wer diese Auswertung erstellen darf. Gehen Sie zu "Einstellungen" - "Pakete / Add-ons / Benutzer" - "Benutzer verwalten" und bearbeiten Sie die Benutzerrechte Ihrer Mitarbeiter.

  • "Modul": Sieht der Mitarbeiter den Menu-Punkt "Analyse" – ja oder nein
  • "Herunterladen": Darf der User einen Excel-Export downloaden – oder nicht

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Wenn Sie die Daten exportieren können und die dazu nötigen Benutzerrechte haben, werden alle Daten exportiert. Es findet keine Modul übergreifende Prüfung statt. Dazu ein Beispiel: Wenn der Mitarbeiter die Rechte zum Download hat, aber gleichzeitig in den Benutzerrechten nur seine eigenen Rechnungen sieht, dann werden dennoch alle Rechnungen exportiert.

Als Tipp: Prüfen Sie diese Einstellung auch bei Ihrem Treuhänder. Ebenfalls bei "Einstellungen" - "Pakete / Add-ons / Benutzer" - "Treuhänder einladen und verwalten"

 


Praxisbeispiele

Beachten Sie bitte folgendes. Die im Export verfügbaren Stati sind:

  • Entwurf
  • Offen
  • Bezahlt
  • Teilweise
  • Storniert
  • Nicht bezahlt
  • Bestätigt
  • Abgelehnt
  • Erledigt
Andere Stati, wie zum Beispiel "Mahnstufen", werden beim Export nicht berücksichtigt und sind nur direkt in bexio ersichtlich.

Als erstes prüfen Sie, ob die Voraussetzungen für die Auswertung erfüllt sind. Sie finden bei jedem Tabellenblatt oberhalb einige Zeilen mit Standard-Einstellungen, diese sind je Tabellenblatt unterschiedlich.

Beispiel: Das Jahr (welches immer dem aktuellen Kalenderjahr entspricht) oder der Dokumenttyp (welcher immer die Rechnungen beinhaltet).

Wenn Sie andere Standardeinstellungen möchten, filtern Sie bitte zuerst entsprechend nach der Datengrundlage: also beispielsweise nach dem gewünschten Zeitraum oder dem gewünschten Dokumenttyp.

Welches sind meine besten 10 Kunden? Ich möchte diese mit einem Weihnachtsgeschenk überraschen.

  1. Tabellenblatt: Kundenauswertungen öffnen
  2. Die Sortierung haben wir bereits "absteigend" erstellt, so sehen Sie zuoberst Ihre Top-Kunden

Kundenauswertung.gif

 

Welche Produkte haben weniger als 1'000 CHF Umsatz generiert?  Ich möchte diese aus dem Sortiment nehmen, da diese nicht rentieren.

  1. Tabellenblatt: Produktauswertung öffnen
  2. Die Sortierung haben wir bereits "absteigend" erstellt, so sehen Sie zuoberst Ihre Top-Produkte
  3. Wenn Sie nun max. Umsatz 1'000 CHF sehen wollen, klicken Sie beim Produkt auf den Filter und wählen Sie "weniger als" und "1000"

Produktauswertung.gif

 

Wie hoch war das Auftragsvolumen im Juli 2018? Ich möchte wissen, ob unsere Anstrengungen etwas gebracht haben.

  1. Tabellenblatt: Rechnungsauswertung öffnen
  2. Dokumenttyp: Auf "Auftrag" ändern
  3. Suche beim Zeitraum nach "Juli 2018" und ich sehe den gesamten Umsatz den ich im Juli in Aufträgen gegeben habe

Volumen.gif

 

Welche Kunden haben ein bestimmtes Produkt gekauft?  Ich muss einen Rückruf der Produkte veranlassen und dazu die Kunden informieren.

  1. Tabellenblatt: Produktauswertung öffnen
  2. Standardmässig sehen Sie eine Übersicht der verkauften Produkte mit generiertem Umsatz
  3. Wenn Sie Erfahrung mit Pivot-Tabellen haben, können Sie die Auswertung erweitern. Öffnen Sie den Pivot-Assistenten. Aktivieren Sie den Feldnamen" Firma oder Nachname" und mit Drag & Drop platzieren Sie das in der Zeile. Somit erweitert sich der Auswertungshorizont.

Kunden_kaufen_Produkte.gif

 

Wie hoch ist das Rechnungsvolumen im Status "offen"? Ich möchte wissen, mit welcher Höhe an Zahlungseingängen ich rechnen kann.

Wichtig: Standardmässig sehen Sie hier alle Rechnungen in allen Status; unabhängig davon, ob die Rechnungen im Status "storniert", "teilweise" etc. sind.

  1. Tabellenblatt: Rechnungsauswertung öffnen
  2. Öffnen Sie Pivot-Assistenten. Aktivieren Sie den Feldnamen" Status" und mit Drag & Drop platzieren Sie das im Filter. So sehen Sie alle Rechnungen und können danach nach dem Status "offen" filtern.

Status_Rechnung.gif


Hilfe zu Pivot

Weitere Informationen zum Thema Pivot-Tabellen finden Sie direkt mit diesem Link.

Bitte beachten Sie, dass der bexio-Support keinen Excel- oder Pivot-Support anbietet.


 

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