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InvoCLOUD (eBill / ZUGFeRD) - Anwendung

eBill ist ein elektronisches Rechnungsformat, mit dem Sie gestellte Rechnungen (Debitoren) ins E-Banking des Kunden stellen können. Ihr Kunde, kann die Bezahlung Ihrer Rechnung damit komfortabel direkt aus seinem Banking erledigen.

→ Für die Einrichtung dieser Integration, lesen Sie folgenden Beitrag: InvoCLOUD - Einrichtung

 

Anfragen zur Anwendung: Für Fragen zur Drittanbieter-Software in der Anwendung nutzen Sie die folgenden Informationen:

Entwickler → InvoCLOUD AG
Supportoffice@invocloud.ch
Website des Partnershttps://www.invocloud.ch/
Details zum Partner AppMarketplace

Die Konditionen, sowie weitere Details befinden sich auf unserem App Marketplace. Die Verrechnung der Integration erfolgt direkt über den Partner. Die Konditionen von bexio werden dabei nicht beeinflusst.

 

Inhalt

 


 

Voraussetzungen

Voraussetzung um eine Rechnung per eBill zu senden: Damit die Funktion für den Versand der Rechnung per eBill aktiv ist, müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein:

✓ Der Registrierungsprozess muss abgeschlossen sein.
✓ Die initiale «Aktivierung's-Rechnung» muss beglichen sein.
✓ Das Abo darf nicht aufgebraucht sein.
✓ Der «Rechnungsempfänger» muss in seinem eigenen «E-Banking eBill Portal», Ihre (im eBill registrierte) Firma als «Rechnungssteller» aktivieren, d.h. hinzufügen.
✓ Die Kontaktdaten müssen aktuell sein. Strasse, PLZ, Ort müssen im Kontakt erfasst sein, sowie die korrekte (bei eBill registrierte) E-Mail-Adresse des Kunden.

 


 

Anleitung zur Anwendung in bexio

Nach der erfolgreichen Aktivierung von InvoCLOUD und den erfüllten Voraussetzungen, können Ihre Rechnungen via eBill / ZUGFeRD versenden werden. Diese Funktion steht nur in der einzelnen Rechnung zur Verfügung und nicht in der Übersicht aller Rechnungen als «Massenversand via eBill».

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Wichtiges zum Pflegen der Kontakt Stammdaten: Sämtliche Kontakte bei denen Sie den Zahlungsservice nutzen möchten, müssen stets aktuell gehalten werden. Ansonsten ist der Versand nicht möglich.

→ Keine oder falsche E-Mail Adresse hinterlegt → eBill und ZUGFeRD Versand nicht möglich
→ Strasse, PLZ, Ort nicht hinterlegt → eBill und ZUGFeRD Versand nicht möglich

 

Screenshot der Sende-Aktionen Beschreibung der Sende-Aktionen
d4_1.png Solange der Service für den Versand von eBill / ZUGFeRD nicht aktiviert ist (Registrierungsprozess noch nicht abgeschlossen und die Rechnung noch nicht beglichen), steht in bexio die Auswahl zum Versand von eBill / ZUGFeRD nicht zur Verfügung:
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Wenn weder eBill noch ZUGFeRD zur Auswahl aktiv ist, kann das an den folgenden nicht erfüllten Voraussetzungen liegen:

✓ Das Abo darf nicht aufgebraucht sein.
✓ Der «Rechnungsempfänger» muss in seinem eigenen «E-Banking eBill Portal», Ihre (im eBill registrierte) Firma als «Rechnungssteller» aktivieren, d.h. hinzufügen.
✓ Die Kontaktdaten müssen aktuell sein. Strasse, PLZ, Ort müssen im Kontakt erfasst sein, sowie die korrekte (bei eBill registrierte) E-Mail-Adresse des Kunden.

d2.png Ist der Service aktiv und hat der Rechnungsempfänger gegenüber dem Rechnungssteller (Ihrer Firma) das Einverständnis zum Empfang von eBill gegeben, kann die Rechnung via eBill direkt aus bexio versendet werden:
d3.png Alternativ kann bei Grossfirmen mit «ERP-Systemen» eine Rechnung auch via E-Mail mit ZUGFeRD-PDF versendet werden. Hat der Rechnungsempfänger seine Einwilligung zum Empfang von eBill-Rechnungen (noch) nicht erteilt, kann die Rechnung wie bisher als E-Mail (mit PDF-Attachment) direkt aus bexio versendet werden:

 

Da der Versand via eBill / ZUGFeRD kostenpflichtig ist (pro Rechnung wird der Zähler des gewählten Pakets um eins reduziert), muss der Versand bestätigt werden. Die Meldung kann mittels «Do not show message again» Option unterdrückt werden:

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«Transfer via eBill failed»: Sollte der Rechnungsempfänger nicht mehr für eBill freigeschalten sein, wird nach dem «Sendeversuch via eBill» der Status «Transfer via eBill failed» angezeigt. → Kontrollieren Sie in diesem Fall, ob der Empfänger seine in eBill registrierte E-Mail Adresse geändert hat oder stellen Sie die Rechnung alternativ via E-Mail/Post zu.

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