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bexioGo - Belegscanner

Wichtig: Die Mobile App «bexioGo» ersetzt die bisherigen Apps «bexio Scanner» & «bexio Kontakte» und vereint deren Funktionen. Da wir keine Weiterentwicklung mehr an den bisherigen Apps ausführen, wurden diese per Anfang März aus den App-Stores entfernt. Wir empfehlen per sofort auf die neue App umzusteigen.
Über die bexioGo Mobile App können Sie Ihre Kontakte verwalten, Zeiten für die Leistungserfassung eintragen, Belege hochladen und Lieferantenrechnungen daraus generieren. In diesem Beitrag wird das Scannen von Belegen beschrieben.

Ergänzende Beiträge:
❯ bexioGo - Einrichtung
❯ bexioGo - Kontaktverwaltung
❯ bexioGo - Zeiterfassung

Inhalt


Neues Dokument einscannen

Stellen Sie sicher, dass Sie in der richtigen Firma angemeldet sind. In dem Sie das Menü nach links schieben können Sie zwischen den Firmen wechseln, sofern Sie mehrere angelegt haben. Klicken Sie im Menü auf «Dokumente einscannen» und wählen Sie anschliessend den Vorgang aus.

  • Einscannen und an Posteingang senden - (Sendet den Beleg an den Posteingang)
  • Einscannen und Lieferantenrechnung erstellen - (Erstellt direkt mit dem angehängten Beleg eine Lieferantenrechnung. Sofern es sich um eine QR-Rechnung handelt, werden die Zahlungsdetails ausgelesen und in der Rechnung eingetragen. Mehr darüber erfahren »)
  • Datei von Ihrem Smartphone via «Teilen»-Funktion hochladen. Dies ist keine Aktion, welche direkt im Menü getätigt werden kann, sondern ein Hinweis dazu, dass es diese Funktion gibt.

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Scanning-Funktion

Unabhängig von der Auswahl des Vorgangs, kann jetzt Ihr Beleg gescannt werden. Für mehrere Seiten klicken Sie wiederholt auf den Auslöser. Unterhalb des Scans können die bereits gescannten Seiten gelöscht werden. Optional können Sie auch das Blitzlicht an- & ausschalten. Für die Auslösung des Fotos stehen die zwei verschiedene Modi «M» & «A» zur Auswahl. Bestätigen Sie Ihren fertig gestellten Scan mit dem «Pfeil-Symbol» →.

  • «M» → Wir schneiden das Dokument nicht automatisch zu.
  • «A» → Erkennen wir die Dokumentenform, schneiden wir es automatisch zu.

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Tipp: Die automatische Erkennung der Dokumenten-Form funktioniert am besten bei guten Lichtverhältnissen und einem kontrastreichen Hintergrund (weisses Papier auf dunklem Hintergrund).

Gescannter Beleg bearbeiten & hochladen 

Symbol Aktion
d5_2.jpg Gescanntes Dokument bearbeiten.
d6_4.jpg Zuschneiden des Beleges.
d6_3.jpg Drehen des Beleges.
d6_2.jpg Speichern der Änderungen.
d5_4.jpg Dokument löschen.
d5_3.jpg Hochladen des Beleges.

 

Einscannen und an Posteingang senden

Wenn Sie den Vorgang für den Posteingang gewählt haben, können Sie den Beleg in diesem Schritt noch final bearbeiten und danach hochladen.

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Einscannen und Lieferantenrechnung erstellen

Wenn Sie den Vorgang für die Lieferantenrechnung gewählt haben, können Sie den Beleg in diesem Schritt noch final bearbeiten. Anschliessend klicken Sie auf das «Pfeil-Symbol» unten rechts, um den Kontakt für die Lieferantenrechnung auswählen zu können und dann auf «Lieferantenrechnung zu bexio hochladen».

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Datei von Ihrem Smartphone hochladen

Auch mittels «Teilen»-Funktion können Belege in bexio hochgeladen werden. Verwenden Sie beim Hochladen mehrerer Belege immer das selbe Dateiformat und achten Sie auf die maximale Dateigrösse von 12MB. Unterstützt werden die Formate: PDF, JPG und PNG.

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Fehler beim Hochladen oder Löschen des Belegs

Schieben Sie den betroffenen Beleg nach links um ihn entweder zu löschen oder bei fehlgeschlagenem Upload erneut hochzuladen. Alternativ klicken Sie auf den Beleg für die Detailansicht und wählen Sie das «Wolken-Symbol» um den Beleg hochzuladen, oder das «Papierkorb-Symbol» um ihn zu löschen.

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Alle Dokumente löschen

Sobald mehr als zwei gescannte Dokumente in der Liste vorhanden sind, besteht auch die Möglichkeit sämtliche Belege zu löschen. Klicken Sie hierfür auf «Alle löschen» und bestätigen Sie das anschliessende Dialog-Fenster. Wichtig: Bereits hochgeladene Belege bleiben selbstverständlich in Ihrem Posteingang im bexio Konto, die Dokumente werden nur Lokal von Ihrem Gerät gelöscht. 


Der Posteingang - Hochgeladene Belege

Ihre Dokumente stehen Ihnen nun in Ihrem bexio-Konto zur Verfügung. Melden Sie sich in bexio unter office.bexio.com an und öffnen Sie hierfür «Apps» → «Posteingang». Sofern Sie beim Scan-Vorgang nicht bereits ausgewählt haben, dass eine Lieferantenrechnung erstellt werden soll, können Sie den Beleg in dieser Oberfläche mit einem Dokument verknüpfen.

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Hier erhalten Sie eine Übersicht Ihrer gescannten Dokumente. Von hier aus können Sie verschiedene Aktionen ausführen.

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Hinweis: Scans, die bereits in Verwendung sind (Anhang in einem bexio Dokument), werden archiviert. Um diese zu suchen, klicken Sie im Filter auf «Im Archiv». Hier sehen Sie alle Scans, die sich im Archiv befinden.

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Mögliche Fehlermeldungen

Fehlermeldung Bedeutung
«Keine Internetverbindung vorhanden! Neu angelegte Daten können zu einem späteren Zeitpunkt hochgeladen werden. Einige Funktionen der App sind allenfalls nur eingeschränkt benutzbar.» Es fehlt eine Internetverbindung auf Ihrem Mobiltelefon um gewisse Funktionen nutzen zu können.
«Maximale Dateigrösse überschritten. Bitte entfernen Sie einzelne Seiten, um die Dateigrösse zu reduzieren.» Die maximale Dateigrösse von 12MB wurde überschritten, wir empfehlen die Belege auf zwei Scans aufzuteilen.
«Hochladen von Dokument "Name des Dokuments" fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut oder kontaktieren Sie unseren Support.» Bei der Übertragung Ihres Dokuments ist ein Fehler aufgetreten. Wenn die Meldung wiederholt auftritt melden Sie sich bitte bei unserem Support.
«Sie verfügen nicht über die nötigen Berechtigungen, um ein Dokument hochzuladen. Bitte kontaktieren Sie Ihren bexio-Administrator, damit er Ihnen diese erteilt.» Um Belege hochladen zu können, benötigen Sie das Benutzerrecht «Belegupload». Dieses kann unter "Einstellungen" > "Pakete, Addons, Benutzer" > "Benutzer verwalten" erteilt werden. 
«Bitte erlauben Sie uns Zugriff auf Ihre Kamera und öffnen Sie bexioGo erneut, um Dokumente zu scannen.» Es fehlen Zugriffsrechte auf Ihrem Mobiltelefon. Erteilen Sie die Notwendigen Berechtigungen, dann verschwindet die Fehlermeldung.
«Bitte erlauben Sie uns Zugriff auf die Fotobibliothek, um Ihre Dokumente speichern zu können.»  Es fehlen Zugriffsrechte auf Ihrem Mobiltelefon. Erteilen Sie die Notwendigen Berechtigungen, dann verschwindet die Fehlermeldung.

 

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