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Wie funktioniert der Produktimport?

Die Highlights

  • Excel-Vorlagen sind hinfällig, importieren Sie Ihre Produkte direkt in bexio: Der Umweg über eine Importvorlage, an die Sie Ihre Daten anpassen müssen, entfällt.
  • Beim Importieren wird eine passende Excel-Spalte automatisch dem entsprechenden Produktfeld in bexio zugeordnet – weitere können Sie selbst direkt zuweisen.
  • Legen Sie den Umgang mit Duplikaten selbst fest: Wenn Produkte bereits existieren, sollen sie ausgelassen oder aktualisiert werden? So können Sie bspw. die Preise aller Produkte einfach anpassen oder beibehalten.
  • Aktualisieren Sie Ihren Lagerbestand mit dem neuen Import: Lagerein- und ausgänge werden direkt erfasst.
  • Mithilfe der Korrekturdatei nach dem Import können allfällige Probleme einfach identifiziert und direkt behoben werden, sodass alle Ihre Daten korrekt importiert werden.
  • Keine lange Wartezeit: Der neue Importprozess ist wesentlich schneller: In der Regel dauert der Importvorgang von Dateien selbst mit 15'000 Produkten weniger als 30 Sekunden.

Ablauf vom Import

1. Öffnen Sie "Produkte" - "Produkte" und klicken Sie oben rechts auf das Optionenmenü (3 Punkte) und öffnen Sie so den Produktimport.

2. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie diese hoch. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden: CSV, XLS, XLSX

3. Sie sehen nun auf der linken Seite die Spaltentitel Ihrer Datei. Auf der rechten Seite sehen Sie die Produkt-Felder von bexio. Weisen Sie nun den Feldern Ihre Spaltentitel zu.

  • Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Spaltentitel klicken, sehen Sie die ersten 3 Zeilen Ihrer Datei. So erinnern Sie sich an die Daten, die Sie in der Spalte haben.
  • Das einzige Pflichtfeld ist der "Produkt-Name", den Sie zuweisen müssen.
  • Anhand Ihrer Daten erfolgt die Zuweisung passender Felder automatisch. Sollte sie Ihrer Erwartung nicht entsprechen, passen Sie bitte manuell an. 
  • Jede Zuweisung kann nur einmal im Import verwendet werden. Nach der Zuordnung wird diese in den weiteren Drop-Down-Listen ausgegraut dargestellt.
  • Die nicht zugewiesenen Felder werden ignoriert und deshalb nicht importiert.

4. Entscheiden Sie nun, was mit den bestehenden Produkten passieren soll. Diese können Sie entweder überspringen oder aktualisieren. Woran erkennt bexio, ob ein Produkt bereits besteht oder nicht?

  • Im ersten Schritt prüft bexio den Produktcode.
  • Sollte kein Produktcode verwendet worden sein, wird im zweiten Schritt der Produktname geprüft.

5. Die Produkte werden nun in Ihr bexio-Konto importiert.

Fehler beim Import

Sollten beim Produktimport Fehler auftreten, stellen wir Ihnen eine Korrekturdatei zur Verfügung. Sie können die Datei direkt bei der Fehlermeldung herunterladen.

In der ersten Spalte dieser Excel-Datei sehen Sie den Grund, warum dieses Produkt nicht importiert werden konnte. Korrigieren Sie dies und laden Sie direkt die Korrekturdatei hoch, um die fehlgeschlagenen Produkte erneut zu importieren.

Wichtig! Die "Original-Datei" bleibt unverändert. Es lohnt sich also allenfalls für zukünftige Importe die Fehler auch in der Quelldatei zu korrigieren.

Tipps & Tricks

  • Die Datei muss in der ersten Zeile eine Überschrift / Titel haben, damit die Zuweisung der Spalten klappt.
  • Legen Sie die Produkteinheiten unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Stammdaten" - "Produkteinheiten" zuerst an.
  • Erfassen Sie zusätzliche Währungen unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Funktionen & Module" - "Währungen".
  • Prüfen Sie, ob die gewählten Ertrags- und Aufwandskonten unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Buchhaltung" - "Kontenplan" angelegt und aktiviert sind. Hier benötigt es nur die Kontonummer ohne Bezeichnung.
  • In den Spalten "MWST" verwenden Sie den Code vom MWST-Satz ohne Bezeichnung. Dieser muss in bexio angelegt sein unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Buchhaltung" - "Steuersätze MWST".
  • Wenn Sie den Lagerbestand verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass in Ihrer Excel-Datei der jeweilige Lagerbestand vom Produkt steht. 
  • Aktuell unterstützen wir nur ; als Trennzeichen für CSV Datei. Wenn Sie andere Trennzeichen verwenden, wandeln Sie bitte CSV Datei in XLS oder XLSX um. 
  • Mehrere Währungen und Sprachen pro Produkt sind leider nicht möglich. Dazu haben wir einen Workaround. Kontaktieren Sie diesbezüglich den Support unter support@bexio.com.

Tipps & Tricks beim Export

  • Entfernen Sie in den Spaltentitel die Sonderzeichen: :/%\
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