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Meine Daten sichern / Backup erstellen

Die Daten sind für uns das zentrale Thema. Wir haben 2 Datencenter in der Schweiz an unabhängigen Standorten und machen täglich mehrere Backups in beiden Rechencentern. Somit können wir gewährleisten, dass bei unerwartetem Ausfall von bexio, Ihre Daten noch vorhanden sind.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten zusätzlich lokal sichern können.
Generelle Informationen zum Export erhalten Sie unter: Export Möglichkeiten in bexio

 

Übersicht:

 


Kontakte

Ausgewählte Kontakte exportieren

1. Wählen Sie mittels der Checkbox auf der rechten Seite die gewünschten Kontakte aus.

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2. Wählen Sie unten rechts die Aktion "Excel-Export" aus. Bestätigen Sie dies mit "GO" um den Download zu starten.

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Alle Kontakte oder gefilterte Kontakte exportieren

Klicken Sie unten links auf das Pfeil-Symbol um die gesamte Kontaktliste zu exportieren.

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Möchten Sie nur gefilterte Kontakte exportieren, dann setzen Sie zuerst einen Filter oben rechts. 
Dann führen Sie die oben genannte Funktion ("Aktuelle Liste exportieren") durch.

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Notizen exportieren (im Kontakt)

Die Notizen auf Kontaktebene speichern Sie mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren"
Hinweis: Eine Übersicht aller Notizen erhalten Sie unter dem folgendem Link: Alle Notizen

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Dateien exportieren (im Kontakt)

Dateien auf Kontaktebene können einzeln heruntergeladen werden.
Klicken Sie auf das Symbol mit drei Punkten und wählen Sie "Herunterladen"

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Verkauf

Verkaufs-Dokumente als PDF exportieren (empfohlen)

Verkaufs-Dokumente wie; Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften.

1. Wählen Sie mittels der Checkbox auf der rechten Seite die gewünschten Dokumente aus.

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2. Wählen Sie unten rechts die Aktion "Multi-PDF (Mit Logopapier)"/"Multi-PDF (Ohne Logopapier)" aus. Bestätigen Sie dies mit "GO" um den Download zu starten.

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Verkaufs-Dokumente als Excel-Liste exportieren

Verkaufs-Dokumente wie; Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften.

Die Verkaufs-Dokumente lassen sich auch als Excel-Liste mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren" herunterladen.

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Lieferungen

Lieferscheine können gleich exportiert werden wie die anderen Verkaufs-Dokumente. Diese sind unter dem Pfad; "Verkauf > Weitere > Lieferungen anzeigen" zu finden.

  

Analyse

Zusätzlich gibt es eine detaillierte Auswertung Ihrer Verkaufsdaten, die exportiert werden kann. Weitere Informationen hierfür erhalten Sie in folgendem Beitrag: Verkaufsanalyse

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Projekte und Zeiten

Projekte sowie Zeiten lassen sich als Excel-Liste mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren" herunterladen.

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Produkte

Ausgewählte Produkte exportieren

1. Wählen Sie mittels der Checkbox auf der rechten Seite die gewünschten Produkte aus.

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2. Wählen Sie unten rechts die Aktion "Excel-Export" aus. Bestätigen Sie dies mit "GO" um den Download zu starten.

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Alle Produkte oder gefilterte Produkte exportieren

Klicken Sie unten links auf das Pfeil-Symbol um die gesamte Produktliste zu exportieren.

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Alternativ klicken Sie oben rechts auf das Symbol mit drei Punkten und dann auf "Alle Produkte exportieren". Hierbei wird die gleiche Excel-Liste exportiert.

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Möchten Sie nur gefilterte Produkte exportieren, dann setzen Sie zuerst einen Filter oben rechts. 
Dann führen Sie die oben genannte Funktion ("Aktuelle Liste exportieren") durch.

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Produkte Eingänge/Ausgänge exportieren

Die Lager- Eingänge & Ausgänge lassen sich als Excel-Liste mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren" herunterladen.

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Produkte Lagerbestand exportieren

Die Lagerbestände lassen sich als Excel-Liste mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren" herunterladen.

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Einkauf

Bestellungen als PDF exportieren (empfohlen)

1. Wählen Sie mittels der Checkbox auf der rechten Seite die gewünschten Bestellungen aus.

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2. Wählen Sie unten rechts die Aktion "Multi-PDF (Mit Logopapier)"/"Multi-PDF (Ohne Logopapier)" aus. Bestätigen Sie dies mit "GO" um den Download zu starten.

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Bestellungen als Excel-Liste exportieren

Die Bestellungen lassen sich auch als Excel-Liste mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren" herunterladen.

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Lieferantenrechnungen

Die Lieferantenrechnungen lassen sich als Excel-Liste mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren" herunterladen.

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Aufwendungen

Die Aufwendungen lassen sich als Excel-Liste mit dem Pfeil-Symbol "Aktuelle Liste exportieren" herunterladen.

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Buchhaltung

MWST Formular

Unter "Buchhaltung > Mehrwertsteuer > MWST Formular".

Klicken Sie ganz unten auf "MWST-Formular drucken". Wenn Sie dieses Formular lokal auf Ihrem Computer sichern möchten, wählen Sie bei den Druckoptionen Ihres Webbrowsers als Ziel "als PDF speichern" aus.

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MWST Journal

Unter "Buchhaltung > Mehrwertsteuer > MWST Journal".

Wählen Sie zuerst oben Rechts die gewünschte "Steuerperiode".
Hinweis: Sie können auch das gesamte Geschäftsjahr in der Liste auswählen.

Ausgewählte Ziffer exportieren: Klicken Sie ganz unten auf "Ziffer XY als Exceldatei downloaden".
Alle Ziffern exportieren: Klicken Sie ganz untern auf "Alle Ziffern als Exceldatei downloaden".

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Journal

Unter "Buchhaltung > Berichte > Journal"

Setzen Sie oben rechts über das Symbol mit "drei Strichen" den gewünschten Filter. Wir empfehlen Ihnen jedes Geschäftsjahr einzeln zu exportieren. Klicken Sie danach entweder auf das "Excel" Symbol oder das "CSV" Symbol.

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Kontenblätter

Unter "Buchhaltung > Berichte > Kontenblatt"

Setzen Sie die gewünschten Filter. Achten Sie darauf, zusätzlich gibt es noch "Erweiterte Filter". 

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Danach klicken Sie entweder auf das "PDF" Symbol oder das "Excel" Symbol. Im Popup können Sie noch Einstellungen für das Dokument vornehmen und danach "Herunterladen".

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Bilanz & Erfolgsrechnung

Unter "Buchhaltung > Berichte > Bilanz / Erfolgsrechnung"

Setzen Sie oben rechts über das Symbol mit "drei Strichen" den gewünschten Filter. Klicken Sie danach entweder auf das "PDF" Symbol, "Excel" Symbol oder das "CSV" Symbol. 

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Apps

Aufgaben

Unter "Apps > Aufgaben"

Klicken Sie unten links auf das Pfeil-Symbol um die gesamte Aufgabenliste zu exportieren.

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Möchten Sie nur gefilterte Aufgaben exportieren, dann setzen Sie zuerst einen Filter oben rechts. 
Dann führen Sie die oben genannte Funktion ("Aktuelle Liste exportieren") durch.

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Posteingang & alle Anhänge

Unter "Apps > Posteingang"

Unter dem "drei Punkte Menü" speichern Sie die Dateien einzeln lokal auf Ihrem Computer mittels "Herunterladen".

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Hinweis: Dateien, die bereits in Verwendung sind (Anhang in einem bexio Dokument), werden archiviert.

Um diese zu suchen, setzen Sie einen "Filter". Wählen Sie bei "Archiviert?" -> "Ja" aus und danach "Filter anwenden". Hier sehen Sie alle Scans, die sich im Archiv befinden.

Wir empfehlen generell die Belege jeweils ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren. Der Belegupload ist dafür ausgelegt um Buchungen innerhalb von bexio schneller nachzuvollziehen und die Arbeit für den Treuhänder zu vereinfachen. 

 


Löhne

Um die Dokumente aus der Lohnbuchhaltung zu sichern, sehen Sie sich folgenden Beitrag an: Lohn: Übersicht der Dokumente

 

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