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Comment créer une écriture manuelle?

Dans le nouveau masque d'écriture, allez directement dans «Comptabilité > Ecriture manuelle». Pour enregistrer une écriture manuelle, vous devez au moins indiquer une date, un compte de débit et de crédit ainsi qu’un montant. Les autres informations sont facultatives.

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Aperçu du masque d'écriture:

Date (1):  Date à laquelle l’écriture doit être saisie. La touche Tabulation vous permet de passer au champ suivant. Vous pouvez aussi saisir un point entre chaque élément de la date («06.12.2016», par ex.). La date peut également être saisie au format «6.12.16». Le masque d’écriture génèrera automatiquement une date valide.

Numéro du document (2): Attribuez un numéro de document individuel au document. Cela vous permettra d’identifier facilement votre écriture dans le journal. Le numéro de document est facultatif.

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Débit/Crédit (3): Sélectionnez les comptes sur lesquels le montant doit être porté au débit et au crédit.

Description (4): Saisissez une description pour pouvoir retrouver rapidement l’écriture. La description est facultative.

TVA (5): Si votre écriture contient une TVA, vous pouvez saisir ici le taux de TVA correspondant. Attention: Il est impératif de saisir le montant TVA incluse (brut)! Si vous avez déjà associé un taux de TVA à l'un des comptes sélectionnés, ce taux sera automatiquement choisi. Si vous sélectionnez un taux de TVA manuellement, vous devrez par la suite indiquer s’il doit être appliqué au débit ou au crédit.

Devise (6): La devise de base est sélectionnée par défaut. Vous avez toutefois la possibilité de saisir l’écriture dans une autre devise. 

Cours (7): Si une devise autre que la devise de base est sélectionnée, le taux de change appliqué sera celui enregistré sous Paramètres > Fonctions et modules > Cours du change. Vous pouvez évidemment saisir un autre cours.

Montant CHF (8): Le montant facturé dans la devise de base. Vous avez également la possibilité d’indiquer uniquement la devise de base et la devise étrangère (sans taux de change). Dans ce cas, le cours sera calculé automatiquement

Joindre un document (9): Vous pouvez joindre un ou plusieurs documents à chaque écriture. Les documents peuvent être téléchargés directement dans le masque d’écriture ou sélectionnés parmi les documents déjà téléchargés à partir de la boîte de réception.

Supprimer l'écriture: Lorsque vous modifiez une écriture existante, l’icône de suppression apparaît en haut à droite. Si une écriture est supprimée, elle est annulée par bexio sans qu’une écriture d'extourne soit enregistrée.

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Modèles (10 et 11): Toutes vos écritures (ainsi que vos écritures collectives et écritures par lot) peuvent être enregistrées en tant que modèles afin de pouvoir être réutilisées. Cliquez sur les trois points en bas à droite (11) pour ouvrir un menu dans lequel vous pourrez enregistrer un nouveau modèle. Mise à part la date, tous les champs peuvent être enregistrés dans le modèle. Notez que le menu déroulant des modèles (10) n’apparaît que si des modèles ont été créés.

Enregistrer: Cliquez sur Enregistrer pour saisir l’écriture. Celle-ci apparaîtra en haut de la liste «Dernières écritures manuelles». Cela vous permet de contrôler rapidement vos écritures récentes et de les corriger (si nécessaire). Vous pouvez également enregistrer l’écriture à l’aide du raccourci Maj + Entrée (tous les champs obligatoires doivent être remplis)

Groupes d'écritures

Les groupes d'écritures regroupent des écritures individuelles enregistrées ensemble avec un même numéro de document.
Exemple: Chiffre d’affaires mensuel d'un système de caisse (POS)

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Pour créer un groupe d’écriture, cliquez d’abord sur «Nouvelle ligne». Dès qu'une nouvelle ligne est créée, l'icône «Supprimer la ligne» apparaît. Vous pouvez supprimer chaque ligne, mais il doit rester au moins une ligne pour que l’enregistrement soit possible. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des lignes à l’aide de raccourcis clavier (voir ci-dessous).

Ecritures collectives

Les écritures collectives vous permettent de répartir les transactions.
Exemple: Relevés de carte bancaire ou décompte AVS

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Dès qu’un compte (débit ou crédit) et un montant sont spécifiés, le masque de saisie passe en mode d’écriture collective. Une nouvelle ligne est créée et le champ précédemment vide est bloqué.

Vous pouvez alors ajouter des lignes l’une après l’autre jusqu'à ce que Total débit et Total crédit soient équilibrés, puis procéder à l’enregistrement.

Aides à la saisie et raccourcis clavier

Un certain nombre de raccourcis clavier vous facilitent la saisie des écritures manuelles. Pour passer rapidement d’un champ à l’autre dans le masque d’écriture, pressez la touche Tabulation. Vous trouverez d’autres raccourcis clavier dans le menu d’aide. Cliquez sur le point d’interrogation «?» pour afficher ou masquer ce dernier.

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