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Comment effectuer l'alignement des paiements BVR (v11)?

 

Que sont les fichiers v11?

Lorsque vous envoyez dans bexio, pour vos factures, des bulletins de versement oranges ou que vous utilisez la procédure BVR (bulletin de versement avec référence), vous pouvez effectuer dans bexio l'alignement simplifié des paiements avec les dénommés fichiers v11. Vous pouvez activer la procédure BVR dans les options de votre compte bancaire («Paramétrages - Tous les paramétrages - Fonctions & modules - Compte bancaire (liquidités)»).

Dans les fichiers v11, les paiements effectués via les bulletins de versement oranges que vous recevez de vos clients sont préparés par votre banque. Vous pouvez importer ces fichiers dans bexio.

 

Où se trouvent les fichiers v11?

Vous pouvez télédécharger les fichiers v11 dans votre E-Banking. Si vous ne pouvez télédécharger que des fichiers BVR, veuillez contacter le conseiller à la clientèle de votre banque et demandez-lui s'il est possible que votre banque vous fournisse les données au format .v11. Votre conseiller à la clientèle peut également vous indiquer où se trouvent et où vous pouvez télédécharger les fichiers v11 dans votre E-Banking.

 

Où puis-je importer les fichiers v11 dans bexio?

Dans bexio, vous pouvez importer les fichiers v11 sous «Vente - Autres - Télécharger paiements clients BVR».

 

Comment effectuer cet import?

Etape 1

Télédéchargez le fichier v11 à partir de votre E-Banking et enregistrez-le localement sur votre ordinateur. Retenez l'emplacement de l'enregistrement car vous aurez besoin du fichier ultérieurement. Nous vous recommandons d'enregistrer le fichier sur le bureau (Windows ou Mac).

Etape 2

Ouvrez, comme décrit ci-dessus, l'import v11 sous «Vente» - Autres - Télécharger paiements clients BVR». Cliquez dans l'aperçu sur «Nouvel import».

 

Etape 3

Cliquez sur «Parcourir» puis sélectionnez le fichier v11 que vous avez enregistré à l'étape 1 et cliquez sur «Ouvrir». Appuyez ensuite sur le bouton «Télécharger fichier» pour démarrer l'import.

 

Etape 4

Vous obtenez un résumé de toutes les entrées (également les enregistrements de crédits, aussi appelés Records) ou les encaissements contenus dans le fichier v11. Dans cette vue d'ensemble, vous pouvez également étudier une entrée en détails en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris.

Pour connaître la signification des différents messages, consultez l'intitulé «Que signifient les messages et que se passe t-il lors de l'import?»

 

 

Etape 5

Si vos entrées sont correctes, vous pouvez réaliser l'importe via le bouton «Importer» situé en bas à gauche. Après l'import, un message confirmant la réussite de l'import apparaît dans le bord supérieur.

 

Etape 6

Vous obtenez de nouveau un aperçu des paiements importés. Vous pouvez ici aussi cliquer sur une entrée pour afficher des détails.

 

Etape 7 (facultative)

Lorsque vous avez terminé l'étape 6, tous les paiements sont correctement comptabilisés. Vous pouvez au besoin générer et imprimer les factures correspondantes sous forme de PDF.

Dans l'aperçu de l'import, vous pouvez sélectionner les options «Avec papier à logo» (avec votre papier à lettres défini) ou «Sans papier à logo» (sur fond blanc).

Avec ordre permanent

Si l'un de vos clients a configuré un ordre permanent sur une facture, la facture concernée sera représentée comme sur l'écran suivant. Les entrées portant la mention «Report du compte client» signifient qu'un paiement excédentaire sur cette facture résulte de l'ordre permanent. Le montant correspondant est bien sûr crédité sur le compte client.

 

Virement unique

En cas de virement unique, la facture sera représentée comme sur l'écran suivant.


 

Que signifient les messages et que se passe t-il lors de l'import?

 

Le client a versé des paiements excédentaires. Le montant restant est crédité sur son compte.

Signification

Le client a indiqué un montant trop élevé lors du virement ou a viré un montant plus élevé que celui indiqué sur la facture ou il a configuré un ordre permanent sur un bulletin de versement orange.

Que se passe t-il?

Le montant est automatiquement crédité sur le compte client dans bexio et peut être décompté d'une autre facture en cours du même client.

 

Cette entrée a déjà été importée.

Signification

Il s'agit d'une entrée dans le fichier v11 qui a déjà été importée dans bexio. Important: ce message apparaît uniquement si l'entrée est exactement la même qu'une entrée déjà importée. Cela peut être par exemple le cas si votre banque met à disposition chaque semaine les fichiers de paiements (fichier v11), si vous effectuez l'import chaque semaine etsi, à la fin du mois, un fichier de paiement récapitulant les nouvelles entrées (fichier v11) est mis à votre disposition.

Que se passe t-il?

L'entrée est ignorée et n'est pas réimportée.

 

Concordance exacte avec montant restant

Signification

Le montant versé concorde parfaitement avec le montant de la facture.

Que se passe t-il?

Le montant est comptabilisé sur la facture comme encaissement et la facture a ensuite le statut «Payé».

 

Cette entrée existe plusieurs fois. Elle est quand même importée.

Signification

Le même montant avec la même date et le même numéro de référence existe plusieurs fois dans le même fichier de paiement (fichier v11). Cela peut par exemple être le cas si vous décomptez des services mensuels avec un montant fixe, votre client a éventuellement oublié une facture et a réglé plusieurs factures directement avec le même bulletin de versement.

Que se passe t-il?

L'entrée est quand même importée. Le montant excédentaire de la facture sera également crédité sur le compte client et pourra être décompté d'autres factures en cours du même client.

 

Il reste un montant restant en suspens.

Signification

Le montant de la facture a été viré mais pas en totalité. Le client l'a peut-être arrondi, fait une erreur de frappe ou mal lu et ainsi viré un montant moins élevé.

Que se passe t-il?

Le montant est comptabilisé sur la facture et la facture conserve le statut «Partielle».

 

La facture a le statut «Non payé». Le paiement ne peut donc pas être importé.

Signification

Le statut de la facture a été modifié en «Non payé». Cela signifie qu'elle a été comptabilisée comme perte sur débiteur car plus aucun paiement n'était attendu de la part de ce client. Dans ce cas, envoyez-nous le numéro de référence correspondant par e-mail à support@bexio.com pour que nos techniciens puissent supprimer le statut car vous ne pouvez pas modifier vous-même le statut de factures de «Non payé» à «En cours».

Que se passe t-il?

Le paiement n'est pas comptabilisé.

 

Le numéro de référence n'a pas pu être vérifié. Il existe peut-être une erreur de frappe.

Signification

Il n'existe pas de numéro de référence correspondant à ce paiement. Soit le client a fait une faute de frappe, soit la facture a été supprimée par un utilisateur dans votre compte bexio.

Que se passe t-il?

Le paiement n'est pas comptabilisé car aucun document n'existe.

Retour à l'étape 4

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