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A quoi faut-il faire attention lors de l'import de produits?

En bref

  • L’utilisation de modèles Excel n’a plus lieu d’être, importez directement vos produits dans bexio: le détour par un modèle d'importation auquel vos données doivent être adaptées n'est plus nécessaire.
  • Lors de l'importation, la colonne Excel appropriée est automatiquement affectée au champ produit correspondant dans bexio. Vous pouvez en affecter d’autres directement.
  • Indiquez comment les doublons doivent être traités: les produits déjà existants doivent-ils être ignorés ou mis à jour? Si vous le souhaitez, vous pouvez par exemple facilement mettre à jour les prix de tous vos produits.
  • Actualisez vos stocks avec le nouveau module d’importation: les entrées et sorties de stock sont saisies directement.
  • Le fichier de correction vous permet d’identifier et de résoudre facilement tous les problèmes éventuels après l’importation, afin que toutes vos données soient correctement importées.
  • Plus de temps d’attente: le nouveau processus d'importation est nettement plus rapide – l’importation de fichiers contenant 15 000 produits prend moins de 30 secondes.

Déroulement de l'importation

1. Allez sous "Produits" - "Produits" et cliquez sur le menu d'options (3 points) dans le coin supérieur droit pour ouvrir le module d’importation des produits.

2. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et téléchargez-le. Les formats de fichier suivants peuvent être traités: CSV, XLS, XLSX

3. Vous devriez voir maintenant les titres des colonnes de votre fichier sur le côté gauche. Les champs de produit de bexio s’affichent sur le côté droit. Vous pouvez maintenant affecter les champs aux titres de colonnes.

  • Cliquez sur la flèche à côté du titre d’une colonne pour voir les 3 premières lignes de votre fichier et identifier le contenu de la colonne en question.
  • Seul le champ "Désignation produit" est obligatoire – vous devez impérativement l’attribuer.
  • L'attribution des champs appropriés est effectuée automatiquement, sur la base de vos données. En cas de problème, vous pouvez effectuer des ajustements manuellement.
  • Chaque affectation ne peut être utilisée qu'une seule fois dans l'importation. Elle est ensuite grisée dans les autres listes déroulantes.
  • Les champs non affectés sont ignorés. Ils ne sont donc pas importés.

4. Indiquez maintenant comment les produits existants doivent être traités. Vous pouvez soit les ignorer, soit les mettre à jour. Pour identifier les produits existants, bexio

  • vérifie dans un premier temps le code produit.
  • Si aucun code produit n'a été utilisé, c’est le nom du produit qui est vérifié dans un second temps.

5. Les produits sont maintenant importés dans votre compte bexio.

Erreur lors de l'importation

Si des erreurs se produisent lors de l'importation des produits, bexio génère un fichier de correction. Vous pouvez directement télécharger ce fichier Excel à partir du message d'erreur.

Vous pouvez voir la raison pour laquelle le ou les produits concernés n'ont pas pu être importés dans la première colonne du fichier. Effectuez les corrections et téléchargez directement le fichier de correction pour réimporter les produits dont l’importation a échoué.

Important! Le "fichier d'origine" n’est pas modifié. Il est donc recommandé de corriger également les erreurs dans le fichier source, en vue des prochaines importations.

Trucs et astuces

  • Pour que les colonnes soient correctement affectées, le fichier doit impérativement avoir un titre sur la première ligne.
  • Créez d’abord les unités de produits sous "Paramètres" - "Tous les paramètres" - "Données de base" - "Unités de produit".
  • Saisissez des devises supplémentaires sous "Paramètres" - "Tous les paramètres" - "Fonctions et modules" - "Devises".
  • Vérifiez si les comptes de produits et de charges sélectionnés sont bien créés et activés sous "Paramètres" - "Tous les paramètres" - "Comptabilité" - "Plan comptable".
  • Si vous utilisez du stock, assurez-vous que le stock du produit correspondant est bien présent dans votre fichier Excel.
  • Il n’est malheureusement pas possible de définir plusieurs devises ou langues par produit. Nous avons toutefois une solution pour contourner ce problème – contactez l’équipe d’assistance à l’adresse support@bexio.com pour en savoir plus.

 

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