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Importation de produits Fonction

Aucun modèle n'est requis pour l’importation de vos produits. Vous pouvez importer de nouveaux produits ou mettre à jour des produits existants. L’importation de fichiers contenant 15 000 produits (max.) prend normalement moins de 30 secondes.

 

Sommaire

 


 

Comment s’effectue l'importation?

1. La fonction d'importation de produits se trouve sous «Produits» > «Produits» > Menu à trois points (en haut à droite)> «Importer des produits».

import.png

 

2. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et téléchargez-le. Cliquez sur Continuer.
Remarque: La taille de fichier maximale est de 10 Mo. Formats autorisés: CSV, XLS, XLSX

import_dateiauswahl.png

Messages d'erreur possibles:
- Le fichier contient des colonnes sans titre
- Le fichier contient des colonnes ayant le même titre

 

3. Sélectionnez les données à importer et affectez-les à un champ dans bexio. Les champs non affectés seront ignorés. Ils ne seront donc pas importés.

import_matching.png

 

4. Sélectionnez le type d'importation et confirmez l’action en cliquant sur «Lancer l'importation».

a_u_berspringen.pnga_aktualisieren.png

 


 

Comment le fichier Excel doit-il être structuré?

Pour que les colonnes soient correctement affectées, le fichier doit impérativement avoir un titre sur la première ligne. Exemple:

Vorlage_Import_excel.png

 

Quels sont les champs obligatoires?

En principe, il n'y a qu'un seul champ obligatoire : le "nom du produit". Toutefois, nous vous recommandons d'utiliser également un "code produit".

 

Lors de l'importation de produits déjà existants, il convient de respecter les points suivants:

Si des produits importés existent déjà dans votre bexio, ils seront mis en correspondance (matching) selon le "Désignation produit" ou le "code du produit".

  • Vos produits sont-ils stockés dans bexio uniquement avec des "Désignation produit" ?
    N'importez que les "Désignation produit" sans le "code produit" (ou stockez-les d'abord dans votre liste de produits), sinon des doublons seront enregistrés.
  • Vos produits sont-ils enregistrés dans bexio avec des "Désignation produit" et des "codes de produits"?
    Importez toujours vos produits avec le "code produit" également, car dans ce cas, la correspondance se fait à l'aide du code et non du "Désignation produit". Si seul le nom est importé, les doublons sont enregistrés. 

 

Quelles données produit peuvent être importées?

Tous les champs suivants peuvent être importés:

Fournisseur - Interlocuteur - Code produit - Groupe - Désignation produit - Description produit - Prix d'achat - Prix de vente - Devise - Unité - Compte de produits - Compte de charges - TVA chiffre d’affaires - TVA impôt préalable - Code produit (fournisseur) - Désignation produit (fournisseur) - Description produit (fournisseur) - Remarques - Niveau de stock - Stock minimum - Lieu de stockage - Emplacement de stockage - Largeur (mm) - Hauteur (mm) - Poids (g) - Volume (ml)

 

Champs nécessitant une attention particulière:

  • Fournisseur: Saisissez d'abord vos fournisseurs sous «Contacts».
  • Interlocuteur: Utilisez une adresse e-mail d’utilisateur enregistrée dans bexio.
  • Groupe: Créez d’abord les groupes et les sous-groupes sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Données de base» > «Produits: Groupes». Dans le fichier Excel, utilisez une colonne pour les groupes. Sélectionnez le sous-groupe s’il y en a un. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez le groupe. En cas de sélection de sous-groupe, le groupe supérieur est automatiquement choisi dans bexio.
  • Prix d’achat et de vente: Importation avec 6 décimales maximum.
  • Devise: Saisissez d’abord les devises sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Fonctions et modules» > «Devises».
  • Unité: Créez d’abord les unités de produit sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Données de base» > «Unités de produit».
  • Compte de produits et de charges: Vérifiez si les comptes de produits et de charges sélectionnés sont bien créés et activés sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Comptabilité» > «Plan comptable». Dans Excel, définissez uniquement le numéro de compte sans désignation (exemple: 4200).
  • TVA chiffre d’affaires et impôt préalable: Vérifiez si les taux de TVA sont bien enregistrés sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Comptabilité» > «Taux de TVA». Dans Excel, définissez uniquement le code TVA sans désignation (exemple: NC77).
  • Niveau de stock: Si le produit doit être activé «avec stock», ajoutez un stock ici. Si le produit n’est pas associé à un stock, laissez le champ vide. Si aucune valeur n'est enregistrée, le stock ne sera pas activé.
  • Lieu de stockage: Créez d’abord les lieux de stockage sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Données de base» > «Produits: Lieux de stockage».
  • Emplacement de stockage: Créez d’abord les emplacements de stockage sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Données de base» > «Produits: Emplacements de stockage».

Remarque: Actuellement, seuls les points-virgules (;) sont reconnus comme séparateurs dans les fichiers CSV. Si vous utilisez un autre type de séparateurs, convertissez votre fichier CSV en XLS ou XLSX.

 

Les champs suivants ne peuvent pas être importés:

  • Type de produit: Le type de produit ne peut pas être importé «directement». Si une valeur est saisie dans le niveau de stock (dans le fichier d'importation), le type de produit est automatiquement marqué comme «Marchandises». Si le niveau de stock est laissé vide, aucun type de produit ne sera enregistré. Ces informations ne seront donc pas importées dans le bexio. Si vous souhaitez sélectionner «Service», celui-ci peut être initialement défini dans le produit concerné.
  • Prix échelonnés: Les prix échelonnés ne peuvent pas être importés. Ils doivent être saisis directement dans l'interface utilisateur de bexio.

 


  

Erreur lors de l'importation

Si des erreurs se produisent lors de l'importation des produits, bexio génère un fichier de correction. Vous pouvez directement télécharger ce fichier Excel à partir du message d'erreur.

Vous pouvez voir la raison pour laquelle le ou les produits concernés n'ont pas pu être importés dans la première colonne du fichier. Effectuez les corrections nécessaires et téléchargez directement le fichier de correction pour réimporter les produits dont l’importation a échoué.

Important! Le «fichier d'origine» n’est pas modifié. Il est donc recommandé de corriger également les erreurs dans le fichier source, en vue des prochaines importations.

 


 

Exportation et importation

Si vous souhaitez exporter votre liste de produits pour effectuer des modifications avant de l'importer à nouveau, les points suivants requièrent une attention particulière:

  • Colonne B: Type de produit > Le type de produit ne peut pas être importé. Si une valeur est saisie dans le niveau de stock (dans Excel), le type de produit est automatiquement marqué comme «Marchandises». Si le niveau de stock est laissé vide, aucun type de produit ne sera enregistré. Ces informations ne seront donc pas importées dans le bexio. Si vous souhaitez sélectionner «Service», celui-ci peut être initialement défini dans le produit concerné.
  • Colonne E/F: Description produit (HTML) > Importez uniquement la colonne «Description produit HTML» afin que toute la mise en forme soit à nouveau importée. (La colonne F peut être ignorée.)
  • Colonne I/J: Groupe principal et sous-groupe > Lors de l'importation, sélectionnez le «Sous-groupe» (le groupe principal sera automatiquement sélectionné en fonction du sous-groupe choisi).
  • Colonne AA: Niveau de stock > Si vous sélectionnez «Produit avec stock», le niveau de stock est exporté avec «0». Si le stock doit rester désactivé, le «0» doit être supprimé pour que le champ soit vide!
  • Colonne AC: Interlocuteur > Utilisez l'adresse e-mail de l'utilisateur (et non son nom d'utilisateur), ou inversez le prénom et le nom de l'utilisateur (saisie correcte: Prénom/Nom).
  • Colonne AH: Prix échelonnés > Les prix échelonnés ne peuvent pas être importés. Ils doivent être saisis directement dans l'interface utilisateur de bexio.

 


 

Questions fréquentes

Message d'erreur: Le fichier contient des colonnes sans titre

Solution: Supprimez la colonne vide. (Dans l'exemple: la colonne B)

fehlermeldung_leere_Zeile_im_Import.png

 

Message d'erreur: Le fichier contient des colonnes ayant le même titre

Solution: Supprimez la colonne en double ou modifiez le titre de l’une des colonnes. (Dans l'exemple: la colonne B)

fehlermeldung_doppelte_spalte.png

 

Le champ d'importation apparaît complètement vide et ne peut pas être importé

Si le titre de la colonne (dans Excel) ne peut pas être clairement attribué à un champ dans bexio, le message suivant apparaît: «Ne pas importer». Vous pouvez cependant sélectionner un champ et importer correctement la colonne en question.

Si le champ est complètement vide, par contre, l’importation n’est pas possible. Ceci est lié aux formatages et aux caractères spéciaux dans les colonnes de titre.

Solution: Supprimez tous les caractères spéciaux du titre de la colonne (Produk.t%name, par exemple) pour pouvoir importer la colonne.

fehlermeldung_import_nicht_mo_glich_weil_sonderzeichen.png

 


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