Boîte de réception & téléchargement des fichiers

L’un des principes comptables les plus importants peut se formuler de la manière suivante: «Pas de comptabilisation sans pièce justificative.» Sur ce point, bexio vous facilite les choses en vous permettant de joindre directement vos pièces comptables (fichiers) à l'endroit où vous saisissez les documents associés dans le système et où l’écriture est générée. Vous avez également la possibilité de partager les fichiers joints avec vos clients afin qu’ils puissent les visualiser en ligne.

 

Vue d’ensemble:

• Informations concernant le téléchargement des fichiers
• Télécharger des fichiers dans la boîte de réception
• Télécharger des fichiers par e-mail
• Questions fréquentes concernant la boîte de réception
• Télécharger/Joindre des fichiers dans des documents
• Comment partager des fichiers avec des clients?

 

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Informations concernant le téléchargement des fichiers 

Formats de fichiers acceptés: PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF Taille de fichier maximale: La taille du fichier à télécharger ne doit pas dépasser 12 Mo Nombre maximum : Vous pouvez télécharger jusqu’à 25 fichiers à la fois.

  

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Télécharger des fichiers dans la boîte de réception

Pour télécharger un fichier dans la boîte de réception, allez sous «Apps > Boîte de réception». Cliquez sur le bouton «Télécharger un fichier». Vous pouvez télécharger votre fichier à l’aide du sélecteur de fichier (2a) ou d’un «glisser-déposer» (2b).

 

1. Cliquez sur «Télécharger un fichier».
2a. Cliquez sur «Sélectionner les fichiers».
2b. Faites glisser les fichiers de votre ordinateur dans le rectangle.
3. Sélectionnez les fichiers dans le disque dur de votre ordinateur.
4. Les fichiers sont maintenant téléchargés et ajoutés à la liste de votre boîte de réception.

1.

2a. 

2b.

4.

 

Boîte de réception

Une fois le fichier téléchargé, celui-ci apparaît dans la liste de votre boîte de réception. Cliquez sur le menu latéral (3 points) pour effectuer les opérations suivantes:

Créez de nouveaux documents/écritures dans bexio avec le fichier joint:
- Nouvelle dépense
- Ecriture manuelle
- Nouvelle facture fournisseur

Ou modifiez le fichier:
- Télécharger
- Renommer
- Supprimer
- Archiver

 

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Télécharger des fichiers par e-mail

Vous pouvez également envoyer des fichiers par e-mail à la boîte de réception de votre compte bexio. Envoyez votre e-mail à l'adresse de messagerie indiquée dans le coin supérieur droit de votre boîte de réception. (L'adresse e-mail ci-dessous est un exemple)

 

Notez que cette adresse e-mail peut désormais être personnalisée. Pour ce faire, cliquez sur la roue dentée à droite de l'adresse.

 

Vous pouvez ajouter votre propre suffixe dans le profil de l'entreprise. Votre adresse e-mail sera alors générée avec le suffixe que vous avez défini. Exemple: Suffixe: «maxexemple» -> upload.maxexemple@bexiofiles.com.

 

Règles relatives à l'adresse e-mail Votre suffixe peut contenir les caractères suivants: 3 caractères minimum, 12 maximum A-Z, a-z, 0-9, -, _ Pas de caractères spéciaux ni d'espaces  Règles concernant la création automatique des suffixes: Nom de l'entreprise saisi par l'utilisateur Les espaces sont supprimés Toutes les lettres sont remplacées par des lettres minuscules Les noms de sociétés trop longs sont réduits à 8 caractères Si le nom de l'entreprise existe déjà: Un numéro est ajouté à la fin > Exemple: Nom de l’entreprise: Super Company Suffixe généré: supercom1 Règles d'envoi des fichiers: Seuls les fichiers suivants sont autorisés : doc, docs, gif, jpeg, jpg, pdf, png, ppt, pptx, xls, xlsx N'envoyez pas de styling ni d'autres fichiers dans le courrier! Par exemple, outlook envoie parfois le fichier "winmail.dat" dans le courrier (cela peut cependant être modifié dans les paramètres d'outlook)

 

Attention: L’adresse e-mail attribuée est attribuée par utilisateur. Si un autre utilisateur envoie un fichier via la même adresse électronique, le nom associé au document téléchargé sera toujours celui de l'utilisateur auquel l'adresse est attribuée. A propos de “l'adresse e-mail cryptée": - L'adresse e-mail assignée est attribuée par utilisateur. Si un autre utilisateur envoie un fichier via la même adresse e-mail, le document téléchargé affichera toujours le nom de l'utilisateur auquel l'adresse est attribuée. Si l'adresse e-mail individuelle est activée: - Si un fichier est envoyé à l'adresse e-mail individuelle, l'adresse e-mail de l'expéditeur est affichée dans bexio sous "téléchargé par". - L'ancienne adresse e-mail cryptée est masquée, mais elle est accessible via le symbole "Info". A noter pour l’envoi des fichiers: utilisez uniquement les formats de fichiers pris en charge. Pour que le téléchargement s’effectue correctement, n’ajoutez pas de fichiers supplémentaires en pièce jointe ni de texte dans le corps de l’e-mail.

 

Les fichiers attachés aux documents ne peuvent pas être supprimés. Les liens des fichiers joints peuvent être consultés dans la vue d'ensemble. Notez qu’un fichier peut être lié à plusieurs documents.

 

Symboles

 Le fichier a été envoyé dans la boîte de réception par e-mail.

 Le fichier a été téléchargé à l'aide de notre application de scanner ou de téléchargement de fichier.

 

 

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Questions fréquentes concernant la boîte de réception

Vos fichiers joints n'arrivent pas dans votre boîte de réception?

Ce problème est généralement causé par les signatures et les pièces jointes dans le logiciel de messagerie.
Par défaut, de nombreux programmes de messagerie attachent des signatures et d'autres fichiers aux e-mails. Or, ceux-ci peuvent ne pas être traités correctement par bexio.

Solution: Assurez-vous qu'aucune pièce jointe ou signature supplémentaire n'est envoyée par votre programme de messagerie (Outlook, Apple Mail, Gmail, etc.).

L'envoi par le Scanner échoue:

Solution: Vérifiez que les paramètres d'envoi d'e-mails ont été correctement définis dans le Scanner. Nous vous recommandons de tester l'envoi à deux ou trois autres adresses e-mail.

 

Information concernant l'imprimante OKI:

La série d'imprimantes OKI n’est malheureusement pas prise en charge par bexio. La raison en est que les imprimantes OKI envoient les documents numérisés dans un format qui ne peut pas être traité dans le logiciel. (Cela peut également se produire avec d'autres imprimantes obsolètes.)

Vous pouvez cependant télécharger vos justificatifs à l'aide de l’app Scanner de bexio ou passer par votre ordinateur pour les télécharger via votre boîte de réception (Télécharger des fichiers dans la boîte de réception). Autre possibilité: envoyer directement les scans à votre propre adresse e-mail afin de les transférer ensuite vers votre boîte de réception.

 

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Télécharger/Joindre des fichiers dans des documents

Ouvrez un document existant ou créez-en un nouveau. (Par document, nous entendons ici les offres, commandes clients, factures fournisseurs, factures, crédits, dépenses et écritures manuelles.)

Une fois votre nouveau document créé ou votre document existant ouvert, une icône de document apparaît à droite. Cliquez sur l'icône. Vous pouvez joindre votre fichier de deux manières différentes.

 

«Ajouter des fichiers depuis la boîte de réception»

1. Cette action vous permet de joindre un fichier directement à partir de votre boîte de réception.

 

2. Sélectionnez le ou les fichiers souhaités et cliquez sur «Ajouter des fichiers».

 

«Importer des fichiers»

1. Cette option vous permet de sélectionner et de télécharger un fichier à partir de votre ordinateur.

 

2. Cliquez sur «Sélectionner les fichiers» pour rechercher le ou les fichiers souhaités sur votre ordinateur.

 

3. Sélectionnez les fichiers dans le disque dur de votre ordinateur. Après cette étape, vos fichiers sont téléchargés dans le document.
 

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Comment partager des fichiers avec des clients?

Pour savoir comment rendre les fichiers téléchargés dans les documents visibles pour vos clients, lisez l'article d’aide suivant: Partager des fichiers avec mes clients