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A quoi faut-il veiller lors de l'importation des contacts?

Lorsque vous importez des données de contact dans bexio, il convient de bien remplir certains champs obligatoires et de prêter attention à certaines spécificités. Cet article d’aide vous permettra d’effectuer l’importation en bonne et due forme.

A noter: Si la fonction d‘importation n'est pas visible, il est possible que vous n’ayez pas les autorisations requises pour y accéder. Un utilisateur disposant de «droits d'administrateur» peut vous donner ces autorisations sous «Paramètres» → «Packages / Apps / Utilisateurs»» → «Gérer les utilisateurs» ou «Inviter un fiduciaire et gérer ses droits d’accès».

 

Sommaire

 


 

Comment s’effectue l'importation?

Allez sous «Contacts» → «Importation/Exportation».

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Cliquez ensuite sur «Importer des contacts (.xlsx)».

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Modèle d'importation

Nous vous recommandons fortement de télécharger au préalable le «modèle Excel» (encadré en bleu ci-dessous) et de le remplir avec votre liste de contacts, puis d’importer ce fichier dans bexio (en cliquant sur «Choisir un fichier»).

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Les champs obligatoires

Type de contact «Privé» & «Entreprise»:

  • «Type de contact»
  • «Nom 1»
  • «Interlocuteur»

 

Type de contact «Entreprise» + «Interlocuteur»:

Les champs obligatoires du type de contact «Entreprise» s'appliquent aux colonnes contenant des informations sur l’«Entreprise». Et les champs obligatoires du type de contact «Privé» sont valables pour les colonnes de la «Personne de contact».

 

Recommandation de bexio

Complétez les informations des champs obligatoires par les champs suivants: «Catégorie», «Adresse», «PLZ», «Ort», «Land», «Telefon», «E-Mail».

 


 

Spécificités

Contenu des champs devant être saisis au préalable

Si vous entrez une valeur dans les colonnes des libellés suivants, celle-ci doit d'abord être saisie dans les paramètres de l'interface utilisateur bexio pour pouvoir être importée. Assurez-vous que l'orthographe est exactement la même. Évitez les espaces et sauts de ligne inutiles.

  • Catégorie → "Paramètres" → "Tous les paramètres" → "Données de base → «Catégorie»
  • Secteur → "Paramètres" → "Tous les paramètres" → "Données de base → «Secteur»
  • Formule d'appel → "Paramètres" → "Tous les paramètres" → "Données de base" → «Formule d'appel»
  • Titre → "Paramètres" → "Tous les paramètres" → "Données de base" → «Titre»
  • Pays → "Paramètres" → "Tous les paramètres" → "Fonctions & Modules" → «Pays»
  • Langue → "Paramètres" → "Tous les paramètres" → "Données de base" → «Langue»

 

Plus d'une catégorie

Vous pouvez définir plusieurs catégories pour un même contact. Pour garantir qu'elles puissent être importées correctement, utilisez un "point-virgule" comme séparateur et pas d'espace supplémentaire comme séparation. Par exemple :

Catégorie
Fournisseur;Clients


«Personne de contact 1, 2, …»

Les personnes de contact d’une entreprise doivent être saisies à droite, après les coordonnées de l’entreprise sous «Contact 1», «Contact 2», «Contact 3», etc. Vous pouvez ajouter autant de personnes de contact que vous le souhaitez. Pour ce faire, copiez toutes les colonnes de «Contact 1» et modifiez simplement le chiffre.

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Récupération automatique des valeurs du «contact principal»

Les contenus du «contact principal» sont automatiquement insérés dans les champs suivants s'ils sont laissés vides: «Catégorie Contact 1», «Secteur Contact 1», «Pays contact 1», «Interlocuteur Contact 1».

 

«Interlocuteur»

Saisissez sous «Interlocuteur» l'adresse e-mail d'un utilisateur enregistré dans bexio.

 

«N° de contact»

Le numéro de contact peut être attribué pour tous les contacts soit manuellement (via l'importation Excel), soit automatiquement. Pour attribuer le numéro de contact manuellement, le champ "N° de contact" doit être rempli pour tous les contacts privés et d'entreprise ainsi que pour les personnes de contact ("N° de contact de la personne de contact 1"). Pour l'attribution automatique, le champ "N° de contact" doit être laissé vide pour toutes les entrées.

 

Ruptures de ligne

Il n'y a pas de fonction pour importer une coupure de ligne via l'importation de contact. Une demande de fonction a déjà été placée dans notre portail d'idées, nous vous recommandons de voter pour qu'il soit informé des nouveautés : Demande de fonction : Ruptures de ligne. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer la boîte aux lettres sur une autre ligne, celle-ci ne peut être importée que sur la même ligne. Vous pouvez ensuite apporter les modifications nécessaires dans l'interface utilisateur de bexio.

 


 

Messages d'erreur possibles

Si une seule entrée du fichier Excel est incorrecte pour l'importation, aucun contact ne sera importé afin que vous ayez la possibilité de corriger les erreurs et de réimporter la liste complète dans bexio.

 Message d'erreur Signification
«Ligne 2 - Colonne Personne de contact - Ce champ est obligatoire.» Personne de contact ligne 2 est vide.
«Ligne 6 - colonne E-mail - Cette entrée n'est pas correcte.»  E-mail sous la ligne 6 est mal orthographié ou contient des espaces.
«Ligne 9 - colonne personne de contact 2 Catégorie - Cette entrée n'est pas correcte.» La catégorie "personne de contact 2" sous la ligne 9 n'existe pas.
«Ligne 3 - Colonne Interlocuteur no. de contact 1 – Ce champ est oligatoire» Interlocuteur no. de contact 1 – sous la colonne 3 est vide (avec attribution manuelle du numéro de contact

 


 

 

Mise à jour des donnée de contact

Question: Est-il possible de mettre à jour les coordonnées de mes contacts en faisant une nouvelle importation de contacts?

L'importation de contacts permet uniquement d’ajouter de nouveaux contacts dans bexio. Il n’est donc pas possible d’actualiser les données de contacts de vos contacts existants à l’aide d’une importation. Si vous souhaitez apporter des modifications à des contacts existants, nous vous recommandons de le faire directement dans bexio. Accédez pour ce faire au contact concerné et sélectionnez le petit crayon.

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Modifier les contacts multiples

Si vous souhaitez apporter la même modification à plusieurs contacts, vous pouvez le faire en effectuant une «modification multiple». Pour ce faire, sélectionnez les contacts concernés dans la vue d’ensemble des contacts en cochant les cases correspondantes à droite. Choisissez ensuite l’action «Modification multiple» et cliquez sur «GO». 

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Sélectionner la ou les modifications que vous souhaitez apporter et cliquez sur «Passer à l'étape 2». Vous pouvez alors saisir et enregistrer les nouvelles données pour tous les contacts précédemment sélectionnés. (Pour des instructions plus détaillées concernant les modifications multiples, consultez l’article suivant: «Effectuer des mutations multiples».)

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Convertir l'exportation en importation

Informations générales

Comme déjà mentionné, la mise à jour des contacts, c'est-à-dire l'exportation de la liste de contacts existante et la réimportation de la même liste, mais légèrement modifiée, n'est pas possible. Nous reconnaissons les doublons, mais nous ne pouvons pas "mettre à jour" les contacts existants, nous pouvons soit les importer en tant que doublons, soit les ignorer..

Si vous souhaitez remplacer toute la liste de contacts par une nouvelle et supprimer les contacts existants, veuillez noter que les contacts peuvent être "marqués comme supprimés". Les documents créés sur les contacts (commandes, factures, etc.) existeront bien sûr toujours, mais seront liés en arrière-plan à l'ID ("Record ID") du contact désormais "marqué comme supprimé". Les nouveaux contacts reçoivent une nouvelle carte d'identité. Les documents devraient donc être attribués individuellement et manuellement au nouveau contact.

 

Veuillez noter les points suivants pour la conversion de l'exportation en fichier d'importation:

Je n'ai que des contacts "privés" et "d'entreprise":

  • Les colonnes suivantes ne peuvent pas être importées et supprimées :
    • «Record ID»
    • «N° de TVA»
    • «Nombre d'employés»
    • «Numéro de registre du commerce»
    • «UST-IDNR.»
    • «Lead»
  • Il y a deux options pour la colonne "No.":
    • Si la colonne est ignorée ou supprimée, le numéro de contact est automatiquement attribué par bexio.
    • Si la colonne est renommée en "N° de contact", les valeurs saisies seront importées. Veuillez noter que tous les contacts privés et d'entreprise ainsi que les personnes de contact ("N° de contact de la personne de contact 1") doivent alors avoir une valeur dans la cellule pour "N° de contact"..
  • Remplacez le contenu de la colonne "Personne de contact" par l'adresse e-mail d'un utilisateur saisie dans bexio.
  • Les valeurs des colonnes suivantes doivent être saisies en bexio avant l'importation:
    • Catégorie: «Paramètres» → «Tous les paramètres» → «Données de base» → «Catégorie»
    • Secteur: «Paramètres» → «Tous les paramètres» → «Données de base» → «Secteur»
    • Formule d'appel: «Paramètres» → «Tous les paramètres» → «Données de base» → «Formule d'appel»
    • Titre: «Paramètres» → «Tous les paramètres» → «Données de base» → «Titre»
    • Pays: «Paramètres» → «Tous les paramètres» → «Fonctions & Module» → «Pays»
    • Langue: «Paramètres» → «Tous les paramètres» → «Données de base» → «Langues»

 

J'ai des "contacts privés" et des "contacts d'entreprise" avec les "personnes de contact" correspondantes:

Étant donné que les personnes de contact sont indiquées à droite du contact de l'entreprise respective comme "Personne de contact 1, 2, ..." et en outre comme des personnes privées séparées dans l'exportation Excel, "Privé" et "Contacts d'entreprise" doivent être importés séparément dans ce cas.

  • Triez la liste par "type de contact"..
    • Copiez et supprimez de cette liste tous les contacts qui sont "privés". 
    • Créez une liste séparée pour tous ces contacts que vous venez de copier. Procédez dans cette liste comme décrit dans la section ci-dessus après avoir importé les contacts de l'entreprise. ("Je n'ai que des contacts "privés" et "d'entreprise")
  • Si vous souhaitez que les données soient copiées à partir de l'entreprise correspondante, vous pouvez supprimer les colonnes suivantes):
    • «Personne de contact 1 Catégorie»
    • «Personne de contact 1 Secteur»
    • «Personne de contact 1 personne de contact»
  • Importez d'abord la liste des contacts de l'entreprise, puis celle des personnes privées. Vous pouvez ainsi vous assurer que les entreprises sont toujours liées aux particuliers et qu'aucun double n'est créé.

 


 

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