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A quoi faut-il faire attention pour les documents en ligne et l'envoi d'e-mails?

«Envoi d'e-mails» vous permet d'envoyer facilement et simplement vos documents bexio par e-mail.
Le document est envoyé comme «document en ligne» via un lien «Partager» comme vous l'avez déjà peut-être vu dans d'autres services en ligne tels que Dropbox.

L'«envoi d'e-mails» se compose de trois éléments: le «centre d'envoi», les «modèles d'e-mails» et l'envoi lui-même.
Nous allons à présent vous présenter les éléments plus en détail.

 

Modèles d'e-mail

Vous pouvez gérer ici des modèles pour les messages que vous envoyez avec des offres ou des factures.
Vous pouvez utiliser ici différents caractères génériques de bexio pour personnaliser le message selon vos souhaits.

Les modèles d'e-mails se trouvent sous «Paramétrages - Tous les paramétrages -  Fonctions & modules - Modèles d'e-mails».

Cliquez dans l'aperçu sur «Nouveau modèle» pour saisir un nouveau modèle:

 

Vous pouvez choisir ici le type de document (offre, ordre, relance et facture) pour lequel le modèle sera utilisé et vous pouvez lui attribuer un nom. Vous pouvez également définir ici la langue du modèle. Vous pouvez également remplir les champs «Objet» et «Message». Vous pouvez utiliser ici des caractères génériques pour personnaliser le message pour vos destinataires. Après avoir enregistré le modèle, vous pouvez l'utiliser immédiatement dans «l'envoi d'e-mails».

Important: vous devez au moins utiliser le caractère générique pour le «lien en ligne» [Network Link] pour que l'envoi fonctionne.

 

Centre d'envoi

Le centre d'envoi vous permet de garder une vue d'ensemble sur les documents que vous avez déjà envoyés.
Vous pouvez également y voir le mode d'envoi que vous avez utilisé pour le document concerné.

Vous pouvez appeler le centre d'envoi via «Paramétrages - Tous les paramétrages - Centre d'envoi».



Dès que le destinataire clique sur le lien du document en ligne, le statut passe de «Envoyé» à «Reçu».
Vous pouvez également voir dans le centre d'envoi le mode d'envoi que vous avez utilisé pour le document concerné via «Envoi d'e-mails», via votre «logiciel d'e-mails» ou «manuellement».

 

«Envoi d'e-mails»

Abordons maintenant le coeur de la fonctionnalité.
Commencez par créer votre offre, votre ordre ou votre relance comme d'habitude.

A côté du statut du document «En cours», vous trouverez désormais le statut d'envoi. Dans l'exemple ci-contre, l'offre n'a pas encore été envoyée. C'est pourquoi la coche est encore marquée en gris. Si vous passez au-dessus de l'icône avec la souris, vous pouvez définir manuellement le statut du document sur «Envoyé». En cas d'envoi réussi, vous voyez en plus dans l'info-bulle quand le document a été envoyé et quand il a été lu.

 «Envoyer offre par e-mail» ouvre le masque d'envoi et un nouveau message d'e-mail est créé via votre modèle.
Si vous passez au-dessus de la flèche avec la souris, vous pouvez en plus «Envoyer l'offre via le logiciel d'e-mail».

L'action «Visualiser offre» vous permet d'accéder au «document en ligne» tel qu'il sera vu par votre client lorsque vous lui enverrez l'offre via «Envoi d'e-mail».

 

Envoyer offre

Si vous cliquez maintenant sur «Envoyer offre par e-mail», un message est créé via le modèle et les caractères génériques utilisés.
Avant d'envoyer l'offre, vous pouvez bien sûr encore la modifier:


 

Le bouton «Aperçu» vous permet de visualiser l'offre encore une fois. Vous pouvez également choisir si le statut de l'offre doit être modifié de «Ebauche» à «En cours» lors de l'envoi.
«Envoyer» vous permet de déclencher l'envoi via «Envoi par e-mail».

 

Envoi via «Logiciel d'e-mail»

Outre l'envoi direct via bexio, vous avez aussi la possibilité d'envoyer un document via le programme d'e-mail local.
Passez pour cela la souris au-dessus de la flèche à droite à côté de «Envoyer l'offre par e-mail» et choisissez «Envoyer l'offre par logiciel d'e-mail».



Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez choisir si le document doit être marqué comme «Envoyé» et si le statut doit être modifié de «Ebauche» à «En cours».



En cliquant sur «Envoyer», un nouvel e-mail est ouvert dans votre programme d'e-mail. Les destinataires, l'objet et le texte du message seront alors automatiquement remplis via le modèle d'e-mail utilisé. Vous avez bien sûr ici aussi la possibilité d'effectuer manuellement des modifications avant d'envoyer le message via votre logiciel d'e-mails.

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