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Comment puis-je saisir des paiements (comptes créditeurs) dans bexio ?

En bref

 


Vidéo d'introduction

Cette vidéo vous présente les points essentiels concernant la saisie et la transmission des paiements.

 


Types de paiement pris en charge dans bexio

  • Bulletin de versement orange (BVR) en CHF et EUR
  • Bulletin de versement rouge (BV) en CHF et EUR
  • Paiement bancaire ou postal en CHF et en devises étrangères
  • Paiements vers l’étranger (SEPA et Swift)
Remarques
  • Les paiements bancaires sont possibles uniquement avec un IBAN.
  • Les paiements postaux sont possibles avec un IBAN ou un compte postal.
  • Les paiements vers l’étranger sont possibles uniquement avec un IBAN.
  • Les paiements vers les États-Unis et le Canada doivent être saisis directement dans l’e-banking de votre banque. Les États-Unis et le Canada ne font pas partie du SEPA. L’IBAN n’est donc pas utilisé dans ces pays, ce qui complique quelque peu le trafic des paiements.

 


Payer une facture fournisseur

Nous vous recommandons toujours d’utiliser vos factures fournisseurs pour effectuer vos paiements. Ainsi, les écritures correspondantes seront automatiquement saisies dans votre comptabilité en arrière-plan.

Pour être payées, les factures fournisseurs doivent impérativement avoir le statut «Ouverte».

Vous pouvez effectuer un paiement à l’aide d’une facture fournisseur de 3 manières différentes:

A partir de la facture fournisseur

  1. Ouvrez une facture fournisseur à payer
  2. Cliquez sur «+ Payer la facture fournisseur» dans le menu de droite
  3. Sélectionnez le compte bancaire sur lequel le paiement doit être transféré
    • Si vous avez déjà enregistré les coordonnées bancaires du fournisseur, vous pouvez sélectionner le compte correspondant sous «Sur quel compte bancaire souhaitez-vous transférer le paiement?»
    • Si vous n’avez pas enregistré les coordonnées bancaires du fournisseur, ou si vous souhaitez transférer le paiement sur un autre compte, cliquez sur le bouton «Autre compte».
  4. Suivez les instructions du chapitre «Saisir un paiement»

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Dans la vue d’ensemble des fournisseurs

  1. Allez dans le module bancaire 
  2. Cliquez sur le lien «Afficher les décaissements» situé à droite, sous «Décaissements»
  3. Sélectionnez «+ Modifier» dans le menu déroulant «Actions» du paiement à effectuer.
  4. Sélectionnez le compte bancaire sur lequel le paiement doit être transféré
    • Si vous avez déjà enregistré les coordonnées bancaires du fournisseur, vous pouvez sélectionner le compte correspondant sous «Sur quel compte bancaire souhaitez-vous transférer le paiement?»
    • Si vous n’avez pas enregistré les coordonnées bancaires du fournisseur, ou si vous souhaitez transférer le paiement sur un autre compte, cliquez sur le bouton «Autre compte».
  5. Suivez les instructions du chapitre «Saisir un paiement»

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Depuis le module bancaire

  1. Allez dans le module bancaire
  2. Cliquez sur le bouton «Nouveau paiement»
  3. Vous avez alors deux possibilités:
    • cliquer sur la facture fournisseur à payer dans la liste «Payer une facture fournisseur»
    • ou effectuer une recherche (saisir le numéro de la facture en question ou le nom du fournisseur, par ex.) et sélectionner la facture souhaitée parmi les résultats proposés.
  4. Sélectionnez le compte bancaire sur lequel le paiement doit être transféré
    • Si vous avez déjà enregistré les coordonnées bancaires du fournisseur, vous pouvez sélectionner le compte correspondant sous «Sur quel compte bancaire souhaitez-vous transférer le paiement?»
    • Si vous n’avez pas enregistré les coordonnées bancaires du fournisseur, ou si vous souhaitez transférer le paiement sur un autre compte, cliquez sur le bouton «Autre compte».
  5. Suivez les instructions du paragraphe «Saisir un paiement»

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Remarque

Notez que la date «Payable jusqu’au» (voir l'onglet «Conditions») indiquée dans le masque de paiement est automatiquement définie comme date d'exécution.

La date d'exécution souhaitée (autrement dit, la date à laquelle le compte doit être débité, ou la date de valeur) de l'ordre de paiement peut être définie comme suit:

  • Date d'exécution dans 60 jours calendaires maximum (à compter de la date de livraison)
  • Date d'exécution dans 10 jours calendaires maximum (à compter de la date de livraison)

 


Saisir des paiements

Dans bexio, vous pouver créer des paiements de deux manières différentes:

  • Saisir un nouveau paiement
  • Créer un paiement à partir d’une facture fournisseur

Saisir un nouveau paiement

Pour créer un nouveau paiement, allez dans le module bancaire et sélectionnez le compte avec lequel vous souhaitez effectuer le paiement.

  1. Cliquez sur le bouton «Nouveau paiement» pour commencer
  2. Saisissez l'IBAN ou le numéro de compte dans le champ correspondant, puis cliquez sur le bouton «Suivant»
  3. Alternativement, vous pouvez cliquer directement sur «Suivant» sans rien saisir. Vous pourrez alors choisir entre les 3 méthodes de paiement suivantes:

    Bildschirmfoto_2015-12-22_um_16.12.49.png

    1. Paiement IBAN (paiement domestique ou vers l’étranger)
    2. Bulletin de versement orange
    3. Bulletin de versement rouge

  4. Saisissez à l'étape suivante les informations nécessaires pour le paiement. 
  5. Saisissez l’IBAN. Les autres champs devraient être remplis automatiquement. Tous les champs marqués d'une étoile rouge sont obligatoires: vous devez impérativement les renseigner.
  6. S'il s'agit d’un versement de salaire, vous pouvez sélectionner l'option «Versement de salaire (masquer les détails dans le relevé de compte)»
  7. Cliquez sur le bouton «Ajouter à la liste des paiements» pour enregistrer le paiement.

L’illustration ci-dessous montre un exemple de formulaire de paiement IBAN:

Bildschirmfoto_2015-12-22_um_16.13.58.png

Remarque

La date d'exécution souhaitée (autrement dit, la date à laquelle le compte doit être débité, ou la date de valeur) de l'ordre de paiement peut être définie comme suit:

  • Date d'exécution dans 60 jours calendaires maximum (à compter de la date de livraison)
  • Date d'exécution dans 10 jours calendaires maximum (à compter de la date de livraison)

Créer un paiement à partir d’une facture fournisseur

Si vous souhaitez effectuer un paiement sur la base d’une facture fournisseur, consultez le chapitre «Payer une facture fournisseur» pour démarrer le processus.

Si vous avez déjà enregistré les coordonnées bancaires du fournisseur dans son profil, le formulaire de paiement devrait être prérempli. Si ce n'est pas le cas, suivez les instructions ci-dessus («Saisir un nouveau paiement») à partir de l’étape 5.

Une fois le paiement créé, le statut de la facture fournisseur passe de «Ouverte» à «Paiement bancaire saisi».

 


Transférer des paiements dans l’e-banking

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Tous les paiements saisis (dans l'exemple ci-dessus, un seul paiement est disponible) sont listés dans la section «Décaissements» et ont le statut «Ouvert». Procédez comme suit pour transférer les paiements vers votre e-banking en vue de leur exécution:

  1. Allez dans le module bancaire et sélectionnez le compte à partir duquel le paiement doit être effectué
  2. Cliquez sur le lien «Afficher les décaissements»
  3. Sélectionnez tous les paiements à exécuter en cochant la case correspondante à la fin de la ligne
  4. Cliquez ensuite sur le bouton «Transmettre les paiements»
  5. Une boîte de dialogue devrait vous indiquer le nombre de paiements concernés, le compte de débit sélectionné et le montant total de l'ordre de paiement.
  6. Cliquez sur le bouton «Transmettre les paiements»
  7. Saisissez maintenant les données de connexion de votre e-banking (cette étape n’est pas nécessaire pour les clients UBS)
  8. Vérifiez le processus de connexion à l’aide d’un code, en fonction de votre méthode de connexion (cette étape n’est pas nécessaire pour les clients UBS)
  9. Certaines banques vous demandent également de saisir un code de confirmation

Le processus de transfert est finalisé, les paiements transmis ont désormais le statut «Transféré».

Nous vous recommandons de vérifier dans l'e-banking si les paiements sont bien disponibles et acceptés par la banque.

Remarque

Notez que certaines banques vous demandent également d’approuver ou de signer les paiements dans l’e-banking pour que ces derniers soient traités.

Important

Pour pouvoir transmettre des paiements à votre e-banking, vous devez d’abord avoir connecté celui-ci à bexio et synchronisé des transactions avec succès.

 


Télécharger le fichier de paiements (pain.001)

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Tous les paiements saisis (dans l'exemple ci-dessus, un seul paiement est disponible) sont listés dans la section «Décaissements» et ont le statut «Ouvert». Pour pouvoir télécharger les paiements dans un fichier de paiements au format XML (pain.001), procédez comme suit:

  1. Allez dans le module bancaire et sélectionnez le compte à partir duquel le paiement doit être effectué
  2. Cliquez sur le lien «Afficher les décaissements»
  3. Sélectionnez tous les paiements à exécuter en cochant la case correspondante à la fin de la ligne
  4. Cliquez ensuite sur la flèche à côté de «Transmettre les paiements»
  5. Sélectionnez l'option «Télécharger le fichier pain.001 (OPAE)» dans le menu déroulant
  6. Une boîte de dialogue devrait vous indiquer le nombre de paiements concernés, le compte de débit sélectionné et le montant total de l'ordre de paiement.
  7. Cliquez sur le bouton «Télécharger le fichier pain.001 (OPAE)»

Le processus de téléchargement est maintenant terminé et le fichier de paiements devrait être enregistré sur votre ordinateur, dans le dossier de téléchargement.

Les paiements téléchargés ont maintenant le statut «Téléchargé» dans bexio.  

 


Supprimer des paiements

Supprimer un paiement dans le module bancaire

Dans bexio, les paiements peuvent en principe être supprimés de la manière suivante:

  1. Allez dans le module bancaire et sélectionnez le compte à partir duquel le paiement a été effectué
  2. Cliquez sur le lien «Afficher les décaissements»
  3. Cliquez sur l'onglet «Transféré» ou «Téléchargé»
  4. Cherchez le paiement à supprimer
  5. Sélectionnez l'option «Supprimer le paiement» dans le menu déroulant «Actions»
  6. La boîte de dialogue «Supprimer le paiement déjà transféré/téléchargé» s’affiche
  7. Confirmez la suppression du paiement en cliquant sur le bouton «Supprimer le paiement»
Important

Notez que les paiements doivent également être supprimés dans votre e-banking.

Les interfaces entre bexio et les banques ne prennent pas en charge la suppression automatique des paiements dans l'e-banking.

Supprimer un paiement dans la facture fournisseur

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Si vous avez créé un paiement à partir d’une facture fournisseur, vous pouvez suivre les instructions ci-dessus. Notez qu’une fois le paiement supprimé, le statut de la facture fournisseur correspondante repasse à «Ouverte».

Vous avez également la possibilité de supprimer le paiement dans la facture fournisseur:

  1. Allez dans la facture fournisseur correspondante
  2. Sélectionnez l'onglet «Décaissements»
  3. Cliquez sur le bouton «Supprimer le paiement»
  4. La boîte de dialogue «Supprimer le paiement déjà transféré/téléchargé» s’affiche
  5. Confirmez la suppression du paiement en cliquant sur le bouton «Supprimer le paiement»
Important

Notez que les paiements doivent également être supprimés dans votre e-banking.

Les interfaces entre bexio et les banques ne prennent pas en charge la suppression automatique des paiements dans l'e-banking.

  


Rapprocher des transactions bancaires 

Vous souhaitez non seulement transmettre des paiements, mais aussi rapprocher les paiements entrants sur votre compte bancaire avec bexio? Consultez cet article.

Vers la page «Les fonctions bancaires de bexio».

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