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Memos dans contacts

Qu’est-ce qu’un mémo?

Les mémos permettent d’afficher dans les documents des textes de rappel concernant les particularités d’un groupe de clients, d’un fournisseur ou d’un projet donné.

Vous êtes en train de créer un contact pour votre meilleur client à l'étranger et souhaitez enregistrer des informations concernant une réduction accordée, des conditions de paiement particulières ou une note pour vous rappeler d’envoyer les chocolats que vous avez l’habitude de joindre à vos colis? Grâce aux mémos, rien de plus simple! 

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Les avantages des mémos en bref:

  • Fléxibilité: vous pouvez noter tout ce dont vous souhaitez vous rappeler à un moment ultérieur
  • Simplicité: un post-it virtuel dans vos documents
  • Efficacité: associez en un seul clic autant de contacts que vous le souhaitez à un mémo

Tout savoir sur les mémos, étape par étape

Les mémos sont enregistrés dans les catégories de contact de bexio. Vous avez la possibilité d’enregistrer plusieurs mémos par catégorie et de les afficher pour différents documents. Vous pouvez ensuite ajouter la catégorie en question aux contacts souhaités afin d’afficher les mémos pour ces contacts. 

Créer des mémos

Accédez à la vue d'ensemble de vos catégories de contact sous «Paramètres» > «Tous les paramètres» > «Données de base» > «Catégories». 

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Si vous venez de configurer votre compte bexio, vous devriez avoir déjà enregistré quelques catégories et pouvez donc immédiatement créer des mémos. Pour ce faire, ouvrez une catégorie ou créez-en une nouvelle, puis cliquez sur «Ajouter un mémo».

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Texte: Saisissez ici le texte de votre mémo. Ce texte s’affichera comme rappel sur les documents sélectionnés.

Couleur: La couleur dans laquelle votre mémo est affiché. 

Visible pour: Indiquez ici dans quels types de documents ce mémo doit être affiché. Tous les types de documents enregistrés dans bexio peuvent être sélectionnés: Devis, commandes clients, factures, notes de crédit, livraisons, factures fournisseurs, commandes et projets

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Attribuer des mémos à des contacts

Vous pouvez attribuer des mémos à un contact de deux manières. Première méthode: affecter de manière individuelle un contact à une catégorie. Deuxième méthode: attribuer directement une catégorie à plusieurs contacts en effectuant une modification de masse.

Découvrez grâce à cette visite guidée dans votre compte bexio comment créer, modifier et joindre de nouveaux mémos à un contact: visite guidée

Attribuer une catégorie à un seul contact:

Ouvrez le contact souhaité et cliquez sur «Modifier le contact». Vous pouvez alors modifier les catégories du contact à droite. Ajoutez de nouvelles catégories ou supprimez des catégories déjà ajoutées.

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Attribuer une catégorie à plusieurs contacts (modification groupée):

Basculez vers la vue d'ensemble des contacts et sélectionnez tous les contacts que vous souhaitez associer à une catégorie/mémo. Cliquez ensuite sur «Modification multiple» dans le coin inférieur droit du menu déroulant et suivez les étapes affichées à l’écran pour effectuer la modification groupée. 

Pour plus d’informations à ce sujet, consultez cet article du centre d'aide: 

Contacts - Modifications multiples

Qu'est-ce que les mémos ne peuvent pas faire?

Les mémos sont conçus pour simplifier, entre autres, les processus de devis et de facturation. Il s’agit de textes à saisir librement en vue de l’affichage de rappels. Avec cette fonctionnalité, il n’est donc pas question d’une application ou d’une exécution automatique du rappel dans le document.

 

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