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Facture avec code QR

La facture QR remplacera les actuels bulletins de versement orange et rouges et permettra de dématérialiser le processus de facturation. Les deux bulletins de versement resteront toutefois disponibles pendant la phase de transition. Les paramètres QR peuvent être configurés dans bexio depuis le 30 juin 2020. Merci de prêter attention aux cas particuliers selon les banques.

Sommaire


Cas particulier UBS:
L'UBS recommande actuellement l'utilisation de bulletins de versement avec numéros de référence (BVR). Si vous souhaitez à travailler avec le bulletin de versement QR, nous vous recommandons de désactiver la connexion automatique et le téléchargement manuel des fichiers camt.054 dans UBS eBanking, ainsi que le téléchargement manuel des fichiers camt.054 dans bexio. Vous pouvez commander les fichiers camt.054 à l'UBS. 

Cas particulier Raiffeisen
bexio recommande aux clients de la banque Raiffeisen de patienter avant le passage à la facturation QR. En effet, la transmission de données sous technologie QR entre bexio et l’actuelle interface E-Banking Raiffeisen n’est pas encore opérationnelle. Les notes de crédit des factures QR (messages CAMT.054) ne peuvent donc - pour l’instant - être chargées manuellement qu’à partir de l’E-Banking et importées dans bexio. Nous travaillons à cette mise en œuvre afin que les clients de la banque Raiffeisen puissent également bénéficier au plus vite des avantages de la facture QR.

En attendant, nous vous recommandons de continuer à utiliser le bulletin de versement orange et de désactiver temporairement la facture QR. Vous pourrez dès lors continuer à effectuer le rapprochement comme d’habitude en utilisant le fichier v11 dans bexio.

Il est également possible de télécharger le fichier CAMT.054 ISO XML depuis votre E-Banking Raiffeisen et l’importer manuellement sous “Banking” - “Importer les transactions bancaires”.  Vous y trouverez tous les détails du paiement QR et les transactions seront également rapprochées automatiquement.

Comment activer la QR-facture?

Si vous souhaitez configurer la QR-facture sur votre compte postal ou bancaire, allez dans le module bancaire de bexio et cliquez sur «Ajouter un compte bancaire» dans le coin supérieur droit. Si vous souhaitez configurer la QR-facture dans un compte existant, cliquez sur «Modifier le compte bancaire».

 

Cochez la case «Facture avec code-QR» en bas de la page. Les paramètres correspondants devraient s’ouvrir.   Bildschirmfoto_2020-03-20_um_16.39.17.png


Les options de configuration

Vous pouvez configurer la facture QR de trois façons différentes:

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Notre recommandation: Vous avez proposé jusqu’à présent à vos clients le bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR) comme moyen de paiement? Le mieux est d’activer le code QR équivalent de la 2e configuration «QR-IBAN» (nº 2).
1. «IBAN avec référence du créancier»

Convient aux émetteurs de factures avec de petits volumes de factures et des numéros de référence internationaux. Peut également être utilisé pour la facturation à l'étranger. Vous ne recevrez pas nécessairement en retour le numéro de référence du créancier, ce qui peut rendre le rapprochement plus difficile dans certains cas. Sinon, cette option permet de garantir le rapprochement automatique avec un haut degré de probabilité. (Si les critères ne sont pas remplis, une affectation manuelle en vue du rapprochement est toujours possible.)
2. «QR-IBAN» (+ Référence-QR)

Convient aux émetteurs de factures avec des volumes de factures importants. Correspond au bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR). Cette option permet de garantir le rapprochement automatique des notes de crédit, à condition bien entendu que le destinataire de la facture fournisse des données de paiement correct. Le QR-IBAN et le QR-ID sont fournis par votre banque.

❯ Le QR-IBAN est un IBAN ordinaire dont l'ID de l'institution financière est compris entre 30 000 et 31 999. (Exemple: CH44 3015 7123 0008 8901 2). Cet IBAN vous est communiqué par votre banque et doit être saisi.

Référence QR: Si vous avez déjà travaillé avec la procédure BVR dans bexio, la «référence QR» sera automatiquement récupérée. Sinon, ce champ peut être laissé vide.
3. «IBAN uniquement»

Convient aux émetteurs de factures avec des volumes de factures peu importants. Correspond au bulletin de versement rouge et utilise l'IBAN ordinaire. Un paiement IBAN peut ne pas être automatiquement affecté à une facture en cas de numéro de référence manquant. Le rapprochement automatique n'est donc pas possible. (Une affectation manuelle en vue du rapprochement est toujours possible.)

Procédure à suivre en cas d'écart entre le montant versé et le total de la facture

Si vous travaillez avec la procédure QR, vous avez la possibilité d'accepter et de rapprocher automatiquement un paiement, même si le montant total de la facture n'a pas été transféré. Ce peut être le cas si vous souhaitez accorder une remise à un client, par exemple.

 Exemple:

  •  J'accepte les écarts de 5 CHF ou 2%
  • Une facture de 100 CHF fait l’objet d’un règlement de 96 CHF. La facture est automatiquement rapprochée car l’écart est inférieur à 5 CHF
  • Une autre facture de 1000 CHF fait l’objet d’un règlement de 986 CHF. La facture est automatiquement rapprochée car l’écart est inférieur à 2%
  • Une autre facture de 500 CHF fait l’objet d’un règlement de 470 CHF. La facture n'est pas rapprochée automatiquement, car l’écart est supérieur à 5 CHF et à 2%

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Créer un paiement avec la facture QR

Vous pouvez sélectionner la facture QR dans la rubrique Banque lors de la saisie d'un paiement.

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Lors de la saisie d'un paiement avec QR-IBAN, veuillez noter les points suivants:

  • Les paiements QR-IBAN ne peuvent être saisis qu'avec un numéro de référence (référence QR)

Exemple de paiement QR-IBAN :

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Lorsque vous saisissez un paiement par facture QR en utilisant un IBAN quelconque, veuillez noter ce qui suit

  • Le paiement par IBAN peut contenir un numéro de référence, mais il n'est pas obligatoire. Le champ Numéro de référence peut également être laissé vide.

Exemple de paiement IBAN :

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Imprimer la facture avec le code QR

Lors de l'impression de la facture QR, assurez-vous que le compte bancaire correct est sélectionné dans les paramètres de la facture. Pour chaque compte bancaire, vous ne pouvez avoir activé que le bulletin de versement orange (document de facturation avec POR) ou la facture avec code QR. Dès que la facture avec le code QR est activée dans la banque, nous écrasons automatiquement le bulletin de versement orange.

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Dans les modèles de documents, vous pouvez définir dans le coin inférieur gauche que le calcul du QR est affiché sur une page séparée lors de l'impression.


Positionnement de la QR-facture

Les positionnements de la QR-facture ne peuvent pas être modifiés dans bexio. La raison en est que bexio prend automatiquement en charge le positionnement de manière à satisfaire les standards officiels de Six. Si l’un des bords de la facture est coupé ou que vous rencontrez un problème d’impression similaire, veuillez vérifier vos paramètres d'impression.

Lors de l'impression de la QR-facture, le symbole des ciseaux est toujours imprimé. Il n'est pas possible de l’ignorer. 

La raison en est que nous ne pouvons pas vérifier si la QR-facture est imprimée sur du papier perforé ou sur du papier vierge. Si vous utilisez du papier vierge, les ciseaux doivent impérativement être présents sur l'impression conformément aux standards de Six. Si vous utilisez du papier perforé, sélectionnez une autre variante d'impression dans les paramètres d'impression de manière à ce que l'impression corresponde également sur ce type de papier.


«Payable par» n’est pas disponible dans la QR-facture

Si vous ne voyez pas de destinataire en face de «Payable par» dans la QR-facture, il est probable que les données relatives au destinataire de la facture ne sont pas complètes. 

Si un élément de l’adresse (pays, rue, numéro, NPA ou localité) est manquant, bexio n’affiche pas l’adresse car l'institution financière refuserait la facture.

Vous pouvez saisir toutes les données relatives à l’adresse sur la page du destinataire de la facture (contact).


Facture QR en détail

Le projet de loi QR a : 

  • d’un récépissé et d’une section paiement
  • d'une partie en texte clair et d'une partie lisible numériquement (code QR)
  • Toutes les informations nécessaires à l’exécution du paiement sont contenues dans les deux parties

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