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La réduction de l’horaire de travail dans bexio

Sommaire


Informations générales - Qu’est-ce que la réduction de l’horaire de travail?

On appelle réduction de l’horaire de travail la réduction temporaire du temps de travail contractuel ordonnée par l’employeur en accord avec les travailleurs concernés, la relation contractuelle soumise au droit du travail étant maintenue. L’indemnité en cas de réduction de l’horaire de travail (RHT) permet d’indemniser de manière appropriée une perte de travail à prendre en considération. Le but est d’éviter le chômage et de préserver les emplois. Pour de plus amples informations à ce sujet, consultez les pages suivantes:

❯ SECO - Réduction de l'horaire de travail et coronavirus
❯ SECO - Indemnité en cas de réduction de l’horaire de travail (brochures, formulaires, directives)

 

Conseils et astuces importants concernant la réduction de l'horaire de travail dans votre comptabilité de la paie

Remarque - «Fiche de paie provisoire»
En cas de réduction de l'horaire de travail, il est possible que le pourcentage de la réduction de l'horaire de travail soit modifié par la suite. Afin que vous soyez protégé au niveau juridique et que vous puissiez corriger les fiches de paie ultérieurement, nous vous recommandons d'ajouter en note dans le «texte individuel» sous chaque fiche de paie qu'il s'agit d'un relevé provisoire.

Traçabilité des heures travaillées
Avant le versement de l’indemnité de réduction de l’horaire de travail, l'État peut demander une liste des heures travaillées par chaque employé. Afin de vous préparer à cette éventualité, nous vous recommandons d'enregistrer les heures travaillées pendant cette période par jour ouvrable et par employé (de/à). Pour un enregistrement simplifié des heures de travail dans bexio, nous vous recommandons l’utilisation de l’application partenaire «clockodo». Avec clockodo, vos employés et vous-mêmes pouvez saisir facilement des temps de travail en ligne ou directement via l’application. Pour plus d’informations concernant clockodo, consultez la page suivante: bexio Marketplace | clockodo

Frontaliers et réduction de l'horaire de travail
Si vous employez des frontaliers qui travaillent depuis leur domicile en raison de la situation actuelle, notez que, sous certaines conditions, les prestations sociales doivent être versées directement dans le pays concerné. Dans ces cas, il convient également de déterminer si l’impôt à la source doit encore être prélevé, car les impôts doivent être payés directement dans le pays concerné. Le cas échéant, nous vous recommandons de consulter votre fiduciaire ou les autorités compétentes.

La réduction de l'horaire de travail dans bexio jusque fin 2020

Salaire mensuel

bexio ne dispose pas d’une fonction dédiée à la réduction de l'horaire de travail. Il est toutefois possible de copier le type de salaire «Jour d'attente» pour créer le type de salaire requis et l'afficher dans les fiches de paie.

Pour ce faire, nous utilisons le salaire mensuel normal avec le type de salaire «Jour d'attente» et corrigeons ainsi le salaire brut sans que les déductions soient affectées. La nouvelle fonction «Copier les types de salaires» vous permet de copier le type «Jour d’attente» et de le renommer pour la déduction correspondant à la réduction de l’horaire de travail.

 

Procédure recommandée:

1. Saisir le salaire mensuel (part de la réduction de l’horaire de travail comprise)

Dans un premier temps, saisissez le salaire mensuel (y compris la part de la réduction de l'horaire de travail) dans votre salaire. Plusieurs possibilités s’offrent à vous:

  1. Vous vous en tenez aux chiffres habituels du salaire mensuel et ne changez rien aux informations concernant l'employé.
  2. Dans la section «Activité» de l’employé, décochez la case «Salaire mensuel», puis ajoutez les types de salaires Salaire mensuel 2 et Salaire mensuel 3 sous «Données salariales de base» avant de répartir la part de l’employeur et celle de la Confédération sur les deux types de salaires. Vous pouvez ensuite renommer les deux types de salaires utilisés dans votre entreprise sous «Types de salaires» («Salaires mensuel» et «Salaire en cas de réduction de l'horaire de travail», par exemple). Si vous utilisez déjà ces types de salaires à d'autres fins, vous pouvez copier le type de salaire «Salaire mensuel 2» dans votre entreprise et utiliser les copies pour le «Salaire mensuel» et le «Salaire en cas de réduction de l'horaire de travail».

 

2. Ajouter le type de salaire «Déduction pour réduction de l’horaire de travail»

Allez sous «Entreprise» → «Types de salaire» et cherchez le type de salaire «2075 - Jour d'attente». Utilisez le menu à 3 points sur le côté droit pour copier ce type de salaire. Le type de salaire «2075.1 - Jour d'attente (copie)» est alors créé. Vous pouvez ensuite renommer la description du type de salaire («Déduction pour réduction de l’horaire de travail» et modifier l'imputation.

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3. Déduction de la différence du salaire brut

Enfin, la différence avec le salaire effectivement versé (en raison de la réduction de l'horaire de travail) doit être déduite du salaire brut. Pour ce faire, vous pouvez procéder de la manière suivante:

  • Intégrez directement la déduction dans le salaire: ouvrez celui-ci et ajoutez une copie du type de salaire «Jour d’attente» sous «Autres composantes salariales» en la saisissant négativement.

Ce type de salaire va corriger le salaire brut sans affecter les déductions. Pour éviter toute erreur de comptabilisation, nous vous recommandons de consulter directement votre fiduciaire.

 

Exemple concret dans bexio

Vous trouverez ci-dessous une illustration du cas décrit précédemment dans bexio:

  • Réduction de l'horaire de travail: 50%

  • Indemnité en cas de réduction de l’horaire de travail: 80%

  • Salaire mensuel: 5 000 fr.

    • 50% pris en charge par l'employeur: 2 500 fr.

       

    • 80% des 50% restants: 2 000 fr.

  • Salaire brut total: 4 500 fr.

  • Déductions de base: 5 000 fr.

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Salaire horaire

Vous pouvez procéder de la même manière pour le salaire horaire que pour le salaire mensuel. Vous avez deux options:

 

Méthode 1

Si certains de vos employés travaillent encore normalement tandis que d’autres sont en chômage partiel, vous pouvez procéder comme suit:

Saisissez le salaire horaire normal comme auparavant. Indiquez les heures effectivement travaillées par l’employé. Saisissez ensuite le salaire horaire 2 et saisissez les heures qui n'ont pas été travaillées en raison de la réduction de l'horaire de travail. Ajoutez ensuite la déduction pour réduction de l'horaire de travail en utilisant le type de salaire «2076 Déduction pour réduction de l'horaire de travail» et saisissez les 20% que l’employé ne reçoit pas en raison de la réduction de l'horaire de travail. Vous pouvez intégrer la déduction directement dans le bulletin de paie en ajoutant le type de salaire «Déduction pour réduction de l'horaire de travail» sous «Autres composantes salariales» et en la saisissant comme négative. Ce type de salaire va corriger le salaire brut sans affecter les déductions. Pour éviter toute erreur de comptabilisation, nous vous recommandons de consulter directement votre fiduciaire.

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Méthode 2

L'autre méthode est similaire à celle déjà décrite. Saisissez les heures réellement travaillées dans le salaire horaire. Mais au lieu d'utiliser le salaire horaire 2 pour les heures non travaillées en raison de la réduction de l'horaire de travail, utilisez également le salaire mensuel 2 afin de ne pas avoir à calculer le nombre d’heures que cela représentait. Vous pouvez ainsi simplement saisir le montant. Ajoutez ensuite la déduction pour réduction de l’horaire de travail, comme dans la première méthode.

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La réduction de l'horaire de travail dans bexio à partir de 2021

A partir de janvier 2021, le type de salaire spécifique «2076 - Autres déductions» peut être utilisé. Avec ce type de salaire, le chiffre du certificat de salaire est également défini correctement. Vous pouvez toutefois suivre la même procédure que jusqu'à la fin de l’année 2020 pour afficher la réduction de l'horaire de travail dans la fiche de salaire. Notez simplement qu’à partir de cette année, un nouveau type de salaire est disponible.


Chiffre sur le certificat de salaire

Important: Ces informations ne concernent que le traitement des chiffres sur le certificat de salaire jusqu'à fin 2020. Cette fonction est disponible dans la mesure où le type de salaire «Jour d'attente» et les copies créées à partir de ce dernier se réfèrent au chiffre 1 du certificat de salaire.

 

Vous avez comptabilisé la réduction de l'horaire de travail conformément aux recommandations ci-dessus?

Si vous avez travaillé avec une copie du type de salaire «Jour d'attente - 2075» pour intégrer la réduction de l'horaire de travail conformément aux recommandations ci-dessus, vous pouvez procéder comme suit pour corriger le chiffre sur le certificat de salaire. Allez sous «Entreprise» → «Données de base» → «Données certificat de salaire» et cochez la case «Utiliser les copies du salaire 2075 comme déduction pour réduction de l’horaire de travail». Les copies du salaire 2075 figureront ainsi au chiffre 7, et non au chiffre 1.

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Vous avez comptabilisé la réduction de l'horaire de travail d’une autre manière?

Si vous n'avez pas suivi les recommandations ci-dessus, vous devrez traiter les certificats de salaire manuellement et en dehors de bexio. Dans la mesure où bexio n’avait pas de fonction dédiée pour la réduction de l'horaire de travail jusqu’à la fin de l’année 2020, nous recommandions jusqu’ici de passer par une copie du jour d'attente pour traiter cette dernière. Comme la copie du type de salaire «Jour d'attente» ne renvoie pas au chiffre 7 du certificat de salaire, la fonction ci-dessus peut être utilisée. Ceci s'applique également si le type de salaire «Jour d'attente» lui-même a été utilisé à la place de la copie.


 

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