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Envoyer les fiches de salaire par e-mail

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Généralités

Envoyez les fiches de salaire à vos employés en un clic!

À partir de notre comptabilité salariale, vous pouvez envoyer toutes les fiches de salaire d'un mois complétées à tous vos employés en un seul clic.

Les e-mails sont envoyés directement à vos employés et la fiche de salaire correspondante se trouve en pièce jointe sous forme de document PDF. Le PDF est crypté avant d'être envoyé et ne peut être ouvert qu'en utilisant le numéro AVS de l'employé. (Numéro AVS sans points)

Cette fonction est basée sur une demande client de notre portail Iden. Nous attendons avec impatience vos commentaires et autres idées et suggestions directement sur ideas.bexio.com!

 


Aperçu des fonctions

Vous trouverez la nouvelle fonction sous «Salaires» > «Mois» > «Tous les employés» et vous pouvez déclencher la validation de vos données en cliquant sur «Envoyer tout par e-mail»:

Mailing_1.png

 

La nouvelle fonction génère un e-mail pour chaque employé avec le PDF crypté de la fiche de salaire pour le mois sélectionné et programme son envoi. L'adresse e-mail de votre responsable des salaires est utilisée comme CC pour chaque e-mail afin que vous ayez un aperçu de tous les e-mails envoyés et que vous puissiez prouver que ces e-mails ont été envoyés.

Les fichiers PDF sont cryptés en fonction du numéro AVS de votre employé et peuvent être ouverts avec le numéro AVS sans points. Exemple:

Numéro AVS de votre employé: 123.4567.8901.28
Mot de passe pour la fiche de salaire: 1234567890128

 


Conditions requises pour un envoi réussi :

  • Toutes les fiches de salaire du mois correspondant doivent être remplies
  • Une adresse e-mail doit être enregistrée pour chaque employé. Vous trouverez directement le champ correspondant sur l'employé sous «Données personnelles».
  • Un numéro AVS doit être enregistré pour chaque employé. Vous trouverez directement le champ correspondant sur l'employé sous «Données personnelles»:

    Mailing_2.png
  • Pour la personne responsable des salaires, une adresse e-mail doit être enregistrée dans l'entreprise sous « Détails du certificat de salaire » :

    Mailing_3.png

Programmer l'envoi des e-mails

Dès que vous cliquez sur «Envoyer tout par e-mail», bexio vérifie si toutes les fiches de salaire ont été remplies, si tous les employés ont entré une adresse e-mail et un numéro AVS et si le/la responsable des salaires a entré une adresse e-mail.

 

Informations manquantes - message d'erreur:

Si une ou plusieurs des conditions ne sont pas remplies, vous recevrez le message d'erreur suivant et l'envoi ne sera pas déclenché:

Mailing_4.png

 

Le message d'erreur vous indique toujours les informations manquantes empêchant un envoi réussi et en cliquant sur le nom correspondant de l'employé, vous accédez directement au champ pour compléter les informations. Dans ce cas, par exemple, l'adresse e-mail de la personne responsable des salaires et l'adresse e-mail et le numéro AVS de l'employée «Kira Hüsser» sont manquants.

 

Détails complets - envoi réussi:

Lorsque vos coordonnées ont été saisies complètement et que vous cliquez sur «Envoyer tout par e-mail», vous recevez le message suivant et l'envoi est programmé:

Mailing_5.png

 


Vous vous demandez probablement pourquoi «programmer»?

Nous n'envoyons pas les e-mails immédiatement après avoir cliqué sur «Envoyer tout par e-mail», mais nous les programmons pour une date ultérieure. Le temps d'attente est généralement de quelques minutes. Afin d'assurer la stabilité du logiciel, l'expédition peut également avoir lieu ultérieurement en cas de forte demande.

Dès que vous avez programmé l'envoi de vos e-mails, vous trouverez un symbole d'état à côté de la nouvelle fonction «Envoyer tout par e-mail»:

Mailing_6.png

 

Le jaune signifie que les e-mails sont toujours dans la file d'attente et le vert signifie que vos e-mails ont été envoyés. Si vous déplacez votre souris sur l'icône, vous recevrez des informations plus détaillées sur le nombre d'e-mails:

Mailing_7.png

 

Une fois les e-mails envoyés, cela ressemble à ceci:

Mailing_8.png

 


Format des e-mails:

L'e-mail est toujours envoyé dans la langue de votre employé. Nous prenons en compte la langue enregistrée de l'employé sous «Données personnelles».

Le texte est le suivant:

Ce message a été généré automatiquement depuis le logiciel bexio Payroll.

Veuillez trouver le bulletin de paie pour la période mois/année ci-joint au format PDF.

Si vous avez des questions concernant cet e-mail ou le bulletin de paie, veuillez contacter le responsable de la paie de votre entreprise (en copie de cet e-mail).

 

Le bulletin de salaire est joint au format PDF et crypté à l'aide du numéro AVS.

Exemple:

Numéro AVS de votre employé: 123.4567.8901.28
Mot de passe pour la fiche de salaire: 1234567890128

 


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