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Envoyer l'offre, la commande client, la facture par e-mail

L’option "Envoi par e-mail" vous permet d’envoyer vos documents bexio par e-mail en quelques clics.

 


 

Les Avantages

  • Envoi du document au format PDF: En plus de la mise en ligne du document sur bexio network, le document peut être envoyé au format PDF. Le document est alors visible en pièce jointe dans l'e-mail.
  • Notification lorsque la livraison par e-mail n'est pas possible: En cas de livraison impossible, l’expéditeur de l’e-mail reçoit une notification.
  • Plus de flexibilité: De nouvelles fonctionnalités permettent d’optimiser le flux de travail dans bexio (envoi à plusieurs destinataires, par exemple).

 


 

Créer des modèles d’e-mail

Vous pouvez gérer ici les modèles de textes accompagnant les documents dans vos e-mails.
Utilisez ici les différents emplacements réservés de bexio pour personnaliser le message à votre guise. Les emplacements réservés sont automatiquement remplacés lorsque l'e-mail est appelé dans le document.

Retrouvez les modèles d’e-mail sous «Paramètres" -> «Tous les paramètres" -> «Fonctions et modules" -> «Modèles d’e-mail".

Cliquez sur «Nouveau modèle" pour créer un nouveau modèle:

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Vous pouvez alors choisir pour quel type de document (devis, commande, rappel ou facture) le modèle sera utilisé et lui attribuer un nom. Remplissez ensuite les champs "Objet" et "Message" pour chaque langue souhaitée. Vous avez la possibilité d’utiliser des emplacements réservés dans les deux champs afin de personnaliser le message pour votre destinataire. Une fois votre modèle enregistré, vous pouvez l'utiliser pour envoyer vos documents par e-mail.

Important: Vous devez au moins intégrer l’emplacement réservé pour le "Lien en ligne" [Network Link] dans le modèle afin que ce dernier puisse être enregistré et que l’envoi fonctionne. 

 


 

Envoi des documents par e-mail

Lorsque votre document est prêt à être envoyé, cliquez sur "Envoyer la facture par e-mail" à droite. Un nouvel e-mail s'ouvre sur la base du modèle de courrier électronique défini comme modèle par défaut. La facture s’affiche sous le formulaire de l’e-mail afin que vous puissiez vérifier à nouveau que tout est bien correct avant de procéder à l’envoi.

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D'où provient l'adresse électronique du destinataire ?

Cette version est également disponible en téléchargement PDF à la fin de cet article.

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Envoi à plusieurs destinataires et option "M’envoyer une copie"

Vous pouvez saisir jusqu'à 10 destinataires dans le champ d’expédition. Vous avez également la possibilité d’envoyer une copie de l'e-mail à 10 autres destinataires en cliquant sur "CC" ou "BCC". Pour ajouter des destinataires supplémentaires, saisissez un point-virgule, une virgule, un espace, appuyez sur la touche Entrée ou quittez le champ.

Vous pouvez par ailleurs vous envoyer une copie de l'e-mail à vous-même en cochant la case "Envoyer une copie à (info@bexio.com)". La copie sera envoyée à l'adresse e-mail enregistrée comme adresse de réponse dans le champ "Réponse à".

 

PDF en pièce jointe / Document en ligne

En plus du lien vers le document en ligne, le PDF du document est inclus par défaut en pièce jointe de l'e-mail. Si vous souhaitez envoyer l'e-mail sans PDF, vous pouvez le supprimer en cliquant sur la petite croix à droite. Si votre client utilise le lien network, il peut vous envoyer un message ou payer la facture directement par carte de crédit ou via TWINT.

 

Comment puis-je envoyer plus de pièces jointes ?

D'autres pièces jointes en plus du PDF de la facture peuvent être téléchargées et rendues "visibles" comme auparavant via le téléchargement du document. Ils sont ensuite mis à disposition pour téléchargement dans le lien du réseau.

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Envoyer une facture

Cliquez sur "Envoyer la facture": l'e-mail sera envoyé et le statut de la facture passera automatiquement de "Brouillon" à "En suspens". Le changement de statut n'est bien entendu effectué que si la facture a le statut "Brouillon" avant l’envoi.

A côté du statut du document "en suspens", vous trouverez le statut d'expédition (coche verte). 

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Si l’envoi a bien été effectué, vous pouvez voir dans l'infobulle quand le document a été envoyé par e-mail et si le client a déjà ouvert le document sur bexio network.

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Notification en cas d’échec de livraison de l'e-mail

Si un e-mail n’a pas pu être livré à son ou ses destinataires, une notification par e-mail est automatiquement envoyée à l'adresse de l'expéditeur. Vous pouvez alors contacter le client ou vérifier que l’adresse utilisée est bien correcte.

 


 

Aperçu des courriers électroniques déjà envoyés - Centre d'envoi

Le centre d'envoi vous permet de savoir à tout moment quels documents vous avez déjà envoyés et quel type d’expédition a été utilisé.

Vous pouvez accéder au centre d'envoi via "Paramètres" -> "Tous les paramètres" -> "Centre d'envoi".

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Dès que le destinataire clique sur le lien vers le "Document en ligne", le statut passe de "Envoyé" à "Reçu".

Information: Le contenu des courriers électroniques envoyés n'est pas stocké ou affiché ici. Si vous souhaitez suivre le contenu envoyé, nous vous recommandons d'utiliser la fonction "Envoyer une copie à (max.muster@company.ch)", qui peut être sélectionnée directement lors de l'envoi.

 


 

Envoi par logiciel de messagerie

Vous avez également la possibilité d'envoyer un document en passant par votre programme de messagerie local.
Pour ce faire, déplacez le curseur sur la flèche à droite de "Envoyer la facture par e-mail" et sélectionnez "Envoyer la facture par logiciel de messagerie"

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Un message s’affiche alors dans lequel vous pouvez choisir si le document doit être marqué comme "Envoyé" et si le statut du document doit passer de "Brouillon" à "En suspens".

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 Cliquez sur "Envoyer" pour ouvrir un nouvel e-mail dans votre logiciel de messagerie. Le destinataire, le sujet et le texte du message sont automatiquement remplis en fonction du modèle d’e-mail utilisé. Vous pouvez bien évidemment faire des modifications manuelles avant d'envoyer le message depuis votre programme de messagerie.

Si votre logiciel de courrier électronique ne s'ouvre pas automatiquement, c'est peut-être parce que vous n'avez pas défini de programme par défaut dans les paramètres de votre ordinateur. Il s'agit d'un cadre indépendant du bexio.

 


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