È possibile spiegare in modo chiaro la differenza tra una fattura fornitore e le spese nel modo seguente:
| Descrizione | Spese | Fattura fornitore |
| L'idea di base | Spese che sono pagate direttamente. | Spese a proprio carico che vengono pagate in un secondo momento. |
| Esempio | Hai fatto benzina alla tua automobile in una stazione di benzina e pagato in contanti. | Hai ricevuto il conteggio sul tuo dispositivo mobile, che poi vuoi pagare tramite bexio. |
| Registrazioni fornitori | No | Sì |
| Contatto obbligatorio | No | Sì |
| Pagabile direttamente tramite bexio | No | Sì |
| Assegnabile a un progetto | Sì | No |
Tuttavia, questi sono solo dettagli e per quanto riguarda tutto il resto, i due tipi di documento sono identici.