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Wie erstelle ich manuelle Buchungen mit der neuen Buchungsmaske?

Wie erstelle ich eine manuelle Buchung?

Auf die neue Buchungsmaske greifen Sie direkt über "Buchhaltung > Manuelle Buchung" zu. Um eine manuelle Buchung zu speichern, benötigen Sie mindestens ein Datum, ein Soll- und ein Habenkonto, sowie einen Betrag. Die restlichen Angaben sind optional.

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Übersicht über die Buchungsmaske:

Datum (1):  Das Datum, auf welches die Buchung vorgenommen werden soll. Mit der Tabulatortaste springen Sie zum nächsten Feld, eine Eingabe mit Punkt funktioniert auch (zum Beispiel 06.12.2016). Das Datum kann auch im Format 6.12.16 erfasst werden, die Buchungsmaske erstellt automatisch ein gültiges Datum.

Belegnummer (2): Vergeben Sie für den Beleg eine individuelle Belegnummer. Diese hilft Ihnen, Ihre Buchung im Journal eindeutig zu erkennen. Die Belegnummer ist optional.

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Soll / Haben (3): Wählen Sie das Konto aus, auf welches Sie im Soll bzw. im Haben buchen wollen.

Beschreibung (4): Damit eine Buchung schnell wiedergefunden und zurückverfolgt werden kann, vergeben Sie hier eine Bezeichnung. Die Bezeichnung ist optional.

MWST (5): Wenn Ihre Buchung MwSt enthält, können Sie hier den passenden Steuersatz angeben. Achtung: Es wird immer der Betrag inklusive MwSt (Brutto) gebucht! Wenn Sie mit einem der ausgewählten Konten ein MWST-Satz verknüpft haben, wird dieser bereits vorausgewählt. Wählen Sie von Hand einen MWST-Satz aus, werden Sie beim Buchen gefragt ob dieser für Soll oder Haben gelten soll.

Währung (6): Standardmässig ist die Stammwährung ausgewählt. Wollen Sie in einer anderen Währung Buchen, wählen Sie hier eine weitere Währung aus. 

Kurs (7): Wird eine andere Währung als die Stammwährung ausgewählt, wird als Umrechnungskurs der Wert ausgewählt, welcher in Einstellungen > Funktionen und Module > Währungskurse angelegt ist. Sie können den Kurs natürlich auch überschreiben.

Betrag CHF (8): Der berechnete Betrag in der Stammwährung. Falls Sie lieber Stammwährung und Fremdwährung direkt (ohne einen Wechselkurs) angeben möchten, können Sie das tun. In diesem Fall wird der Kurs automatisch berechnet

Beleg anhängen (9): An jede Buchung können Sie einen oder mehrere Belege anhängen. Belege laden Sie direkt in der Buchungsmaske hoch oder Sie wählen bereits hochgeladene Belege aus dem Posteingang aus.

Buchung löschen: Beim Bearbeiten einer bestehenden Buchung erscheint das Buchung löschen Icon oben rechts. Wenn eine Buchung gelöscht wird, macht bexio die Buchung rückgängig, es wird keine Stornobuchung vorgenommen

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Vorlagen (10 und 11): Jede Buchung, auch Gruppen- und Sammelbuchungen können als Vorlagen gespeichert werden, so dass sie wiederverwendet werden können. Über das Punkte-Icon unten rechts (11) rufen Sie ein Menu auf in welchem eine neue Vorlage gespeichert werden kann. Ausser dem Datum können alle Felder in der Vorlage gespeichert werden. Erst wenn Vorlagen angelegt sind, erscheint das "Vorlagen" Drop-Down (10).

Buchen: Ein Klick auf Buchen speichert die Buchung, diese wird in der Liste "Letzte manuelle Buchungen" zuoberst angezeigt. Das erlaubt eine rasche Kontrolle und (falls nötig) Korrektur der soeben erfolgten Buchung. Buchen können Sie auch (wenn alle Bedingungen erfüllt sind) mit der Tastaturkombination Shift-Enter

Gruppen-Buchungen

Mehrere Einzelbuchungen in einem Paket und auf eine Belegnummer nennen wir Gruppenbuchung
Beispiel: Monatsumsatz von einem Kassensystem (POS)

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Um eine Gruppenbuchung anzulegen, klicken Sie auf "Neue Zeile" – sobald eine neue Zeile angelegt ist, wird das "Zeile löschen" Icon aktiv. Sie können jede Zeile löschen, mindestens eine Zeile muss aber übrig bleiben, sonst kommt ja keine Buchung zu Stande. Zeilen können Sie auch mit Tastaturbefehlen hinzufügen oder löschen (siehe unten)

Sammel-Buchungen

Um Geschäftsfälle aufzuteilen, legen Sie eine Sammelbuchung an.
Beispiel: Kreditkartenabrechnungen oder AHV-Abrechnung

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Sobald genau ein Konto (Soll oder Haben) und ein Betrag angegeben werden, wechselt die Eingabemaske in den Sammelbuchungsmodus. Eine neue Zeile wird erstellt und das bis anhin leere Feld gesperrt.

Jetzt können Sie Zeile um Zeile hinzufügen, bis Total Soll und Total Haben ausgeglichen sind, erst jetzt ist eine Buchung möglich.

Eingabehilfen und Tastaturkurzbefehle (Shortcuts)

Um Ihnen das Erfassen einer manuellen Buchung zu erleichtern, stehen ein paar Tastaturbefehle zur Verfügung. Am schnellsten navigieren Sie durch die Buchungsmaske mit der Tabulatortaste. Weitere Tastaturbefehle sehen Sie im Hilfsmenü, welches mit "?" ein- und ausgeblendet wird.

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