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Wie mache ich den Zahlungsabgleich der ESR Zahlungen (v11)?

Was sind v11 Dateien?

Wenn Sie ihre Rechnungen mit einem orangen Einzahlungsschein, bzw. mit dem ESR-Verfahren (EinzahlungsSchein mit Referenz) aus bexio versenden, können Sie in bexio den vereinfachten Zahlungsabgleich mit den sogenannten v11 Dateien durchführen. Das ESR-Verfahren können Sie in den Einstellungen bei Ihrem Bankkonto aktivieren. Diese finden Sie unter "Banking" - "Bankkonto bearbeiten".

v11 Dateien sind Files in denen die Einzahlungen über orange Einzahlungsscheine, die Sie von Ihren Kunden erhalten, von Ihrer Bank aufbereitet werden. Diese Daten können Sie dann in bexio importieren.

Wo erhalte ich die v11 Dateien?

Die v11 Daten können Sie jeweils in Ihrem E-Banking herunterladen. Falls Sie immer nur .esr Dateien herunterladen können, melden Sie sich bitte beim Kundenberater Ihrer Bank und fragen nach, ob die Möglichkeit besteht, dass die Bank Ihnen die Dateien als .v11 Dateien zur Verfügung stellt. Ihr Kundenberater kann Ihnen auch mitteilen, wo Sie die v11 Dateien in Ihrem E-Banking herunterladen können.

Wo kann ich die v11 Dateien in bexio importieren?

In bexio können Sie die v11 Dateien unter "Verkauf" -> "Weitere" -> "ESR-Kundenzahlungen hochladen" importieren.

Wie führe ich diesen Import durch?

Schritt 1

Laden Sie die v11 Datei aus Ihrem E-Banking herunter und speichern diese lokal auf Ihrem Computer. Merken Sie sich den Speicherort, denn Sie brauchen die Datei später erneut. Am besten Speichern Sie die Datei auf dem Desktop (Windows) oder auf dem Schreibtisch (Mac).

Schritt 2

Öffnen Sie wie oben beschrieben den v11 Import unter "Verkauf" -> "Weitere" -> "ESR-Kundenzahlungen hochladen". Klicken Sie in der Übersicht auf "Neuer Import".

Schritt 3

Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie die v11 Datei aus, die Sie unter Schritt 1 gespeichert haben und klicken auf "Öffnen". Anschliessend drücken Sie den Button "Datei hochladen" um den Import zu starten.

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Schritt 4

Sie erhalten nun eine Zusammenfassung über alle Einträge (auch genannt Gutschriftenrecords oder Records) oder Zahlungseingänge, die in der v11 Datei enthalten sind. In dieser Übersicht können Sie einen Eintrag auch im Detail betrachten, indem Sie diesen mit der linken Maustaste anklicken.

Welche Bedeutungen die jeweiligen Meldungen haben, erfahren Sie unter der Überschrift "Was bedeuten die Meldungen und was geschieht beim Import?".

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03.2_Eintrag_im_Detail_weichgezeichnet.png

Schritt 5

Sind Ihre Einträge korrekt, können Sie den Import über den Button "Importieren" unten links importieren. Nach erfolgreichem Import erscheint am oberen Rand die Meldung, dass der Import funktioniert hat.

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Schritt 6

Sie erhalten erneut eine Übersicht über die Importierten Zahlungen. Auch hier können Sie einen Eintrag anklicken, um die Details einzublenden.

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Schritt 7 (optional)

Wenn Sie Schritt 6 abgeschlossen haben, dann sind alle Zahlungen korrekt eingebucht. Sie können sich, wenn Sie möchten die entsprechenden Rechnungen als PDF generieren und ausdrucken.

In der Übersicht des Importes stehen Ihnen oben rechts dazu die Optionen "mit Logopapier" (mit Ihrem hinterlegten Briefpapier) oder ohne Logopapier (auf weissem Hintergrund) zur Verfügung.

Mit Dauerauftrag

Wenn einer Ihrer Kunden einen Dauerauftrag auf eine Rechnung eingerichtet hat, sieht die Rechnung, auf der der Dauerauftrag eingerichtet wurde, wie im nachfolgenden Bild aus. Die Einträge mit dem Vermerk "Übertrag vom Kundenkonto" bedeuten, dass durch den Dauerauftrag eine Überzahlung auf dieser Rechnung entstanden ist, die natürlich dem Kundenkonto gutgeschrieben wird.

Einmalige Überweisung

Bei einer einmaligen Zahlung sieht die Rechnung wie im nachfolgenden Bild aus.

Was bedeuten die Meldungen und was geschieht beim Import?

 

Der Kunde hat zu viel einbezahlt. Der Rest wird dem Konto gutgeschrieben.

Bedeutung

Der Kunde hat bei der Überweisung einen zu grossen Betrag angegeben, bzw. mehr überwiesen als auf der Rechnung aufgeführt war. Oder er hat einen Dauerauftrag auf einen orangen Einzahlungsschein eingerichtet.

Was geschieht

Der Betrag wird automatisch dem Kundenkonto in bexio gutgeschrieben und kann mit einer anderen offenen Rechnung vom selben Kunden abgerechnet werden.

 

Dieser Eintrag wurde bereits importiert.

Bedeutung

Es handelt sich um einen Eintrag im v11-File der bereits in bexio importiert wurde. Wichtig: Diese Meldung erscheint nur, wenn der Eintrag exakt derselbe ist, wie einer der bereits Importiert wurde. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Ihre Bank wöchentlich die Zahlungsfiles (v11-Datei) zur Verfügung stellt, Sie den Import wöchentlich und ende des Monats ein zusammenfassendes Zahlungsfile (v11-Datei) mit den neuen Einträgen erstellt.

Was geschieht

Der Eintrag wird ignoriert und nicht erneut importiert.

 

Exakte Übereinstimmung mit Restbetrag

Bedeutung

Der einbezahlte Betrag stimmt genau mit dem Rechnungsbetrag überein.

Was geschieht

Der Betrag wird auf der Rechnung als Zahlungseingang eingebucht und die Rechnung befindet sich nachher im Status "Bezahlt".

 

Dieser Eintrag ist mehrmals vorhanden. Er wird dennoch importiert.

Bedeutung

Es ist im gleichen Zahlungsfile (v11-Datei) der gleiche Betrag mit dem gleichen Datum und der gleichen Referenznummer mehr als einmal vorhanden. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie monatliche Dienstleistungen mit einem gleichbleibenden Betrag verrechnen, Ihr Kunde evtl. eine Rechnung vergessen hat und mehrere Rechnungen direkt mit dem selben Einzahlungsschein beglichen.

Was geschieht

Der Eintrag wird trotzdem importiert. Hier wird der überschüssige Betrag auf der Rechnung ebenfalls dem Kundenkonto gutgeschrieben und kann dann mit anderen offenen Rechnungen vom selben Kunden verrechnet werden.

 

Es bleibt ein offener Restbetrag übrig.

Bedeutung

Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen, allerdings nicht der ganze Betrag. Eventuell hat der Kunde abgerundet, sich vertippt oder verlesen und deshalb einen kleineren Betrag überweisen.

Was geschieht

Der Betrag wird auf der Rechnung eingebucht und die Rechnung verbleibt im Status "Teilweise".

 

Die Rechnung ist im Status "nicht bezahlt". Die Zahlung kann dadurch nicht importiert werden.

Bedeutung

Die Rechnung wurde in den Status "nicht bezahlt" versetzt. Das bedeutet Sie wurde als Debitorenverlust eingebucht, weil keine Zahlung mehr von diesem Kunden erwartet wurde. Ist dies der Fall senden Sie uns die entsprechende Rechnungsnummer per Email an support@bexio.com, damit unsere Techniker den Status entfernen können, weil Sie Rechnungen im Status "nicht bezahlt" nicht selbständig wieder auf offen ändern können.

Was geschieht

Die Zahlung wird nicht eingebucht.

 

Referenznummer konnte nicht verifiziert werden. Evtl. liegt ein Tippfehler vor.

Bedeutung

Es gibt keine Referenznummer, welche mit dieser Zahlung übereinstimmt. Entweder hat sich der Kunde vertippt oder die Rechnung wurde von einem Benutzer in Ihrem bexio Account gelöscht.

Was geschieht

Die Zahlung wird nicht eingebucht, weil dazu kein Dokument besteht.

 

Die Zahlungen konnten nicht eingelesen werden, weil das Buchungsdatum in ein geschlossenes Geschäftsjahr fällt.

Bedeutung

Das Geschäftsjahr in welches der Zahlungseingang fällt, wurde bereits abgeschlossen.

Was geschieht

Die Zahlung wird nicht eingebucht, weil nichts mehr in dem Geschäftsjahr erfasst werden kann.

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