In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Mailvorlagen personalisieren und verwalten können.
Zu den Vorlagen gelangen Sie über "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" -> "Funktionen & Module" -> "Mailvorlagen".
Nun können Sie eine neue Vorlage erstellen oder eine bestehende Vorlage bearbeiten.
Wählen Sie zunächst aus, für welchen Dokumenttyp (Angebot/Rechnung/Mahnung) die Vorlage eingesetzt wird und vergeben Sie einen Namen für die Vorlage. Sie können auch definieren, für welche Sprachen die Vorlage verwendet werden soll.
Anschliessend können Sie die Vorlage als Standard-Vorlage für einen bestimmten Dokumenttyp definieren.
Nun können Sie die Vorlage erstellen und verschiedene Platzhalter einfügen.
Dabei stehen Ihnen benutzerbezogene (gelb), kundenbezogene (rot) und dokumentbezogene (grün) Platzhalter zur Verfügung und natürlich den Platzhalter für den Link für das Online Dokument (blau). Dieser Platzhalter muss spätestens beim Versand eingesetzt werden.
In der folgenden Tabelle haben wir die Platzhalter zusammengefasst.:
| Icon | Platzhalter | Beispiel |
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[Network Link] | https://network.musterfirma.ch/offer/1a0e31... |
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[Total] | 120.00 |
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[Date] | 19.12.2013 |
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[Valid Until] | 18.01.2014 |
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[Document Number] | AN-015000 |
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[Project] | Redesign Webshop (Projekttitel) |
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[Title] | Redesign Webshop (Angebotstitel) |
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[Currency] | CHF |
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[Name 1] | Muster / Muster AG |
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[Name] | Max Muster / Muster AG Werbeagentur |
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[Name 2] | Max / Werbeagentur |
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[User] | Mario Berweger |
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[User Email] | mario.berweger@musterfirma.ch |
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[Company Name] | Musterfirma AG |
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[Company Phone Nr] | 071 / 552 00 60 |
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[Website] | http://www.musterfirma.ch |
Bitte beachten Sie folgendes:
- Wenn das Dokument "nur" an eine Firma gestellt wurde, werden als Platzhalter "Firmename" und "Firmenzusatz" ausgewählt. Weisen Sie das Dokument zusätzlich einer Kontaktperson zu, wird hier "Vorname" und "Nachname" ausgewählt. Beim Platzhalter [Name] wird der zusammengesetzte Name, also "Vorname Nachname", bzw. "Firmenname Firmenzusatz" ausgewählt.
- Sie können die Platzhalter auch im Feld "Betreff" verwenden.
- Wenn Sie die Versandard "per Email-Software versenden" verwenden, wird ebenfalls die ausgewählte Vorlage beim Erstellen des Textes verwendet.
Hier können Sie sehen, wie ein Angebot in der Vorlagen-Ansicht sowie in der Versand-Ansicht aussehen könnte:
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Ansicht Vorlage |
Ansicht Email-Versand |
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Nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben, können Sie diese gleich im Email-Versand verwenden.