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E-Mail Versand - die Absender Adresse anpassen

 

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E-Mail-Adresse für den Versand von Online-Dokumenten anpassen

Wenn Sie aus bexio an Ihre Kunden E-Mails versenden, wird Ihrem Kunden standardmässig der Vorname und Name des eingeloggten Benutzers als Absendername angezeigt und dessen E-Mail als Antwortadresse (reply-to) hinterlegt. Als eigentliche Absenderadresse verwendet bexio aber noreply@bexio.com. Dies dient dazu, dass die versendeten E-Mails nicht in Spamfiltern hängenbleiben. 

Beispiel:

Hans Muster von Beispiel AG  schickt seinem Kunden eine Rechnung per E-Mail. Der Empfänger sieht den Absender als Hans Muster (Beispiel AG via bexio.com) und die Absender-E-Mail-Adresse als noreply@bexio.com

Absendername: Hans Muster (Beispiel AG via bexio.com)

Absenderadresse: noreply@bexio.com
Von dieser Adresse aus wird die E-Mail tatsächlich versandt

Antwortadresse: hans.muster@beispiel-ag.ch
Antwort-E-Mails gehen an diese Adresse

E-Mail-Kunde.png

Der Zusatz "via bexio.com" wird hinzugefügt um Missverständnisse zu vermeiden und zu erklären, weshalb der Absendername und die Absenderadresse nicht deckungsgleich sind. Gleichzeitig bleibt die E-Mail aufgrund des Absendernamen für den Empfänger leicht identifizierbar.

 


 

Wie kann ich den Absendernamen oder die Antwortadresse des Absenders ändern?

Die Systemeinstellung selbst können Sie nicht ändern. Sie können aber eine neue E-Mail-Adresse anlegen und diese als Standard festlegen. Unter "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" -> "Funktionen & Module" -> "E-Mail-Absender" können Sie Ihre Absender-E-Mail-Adressen verwalten. Über den Button "Neuer Absender" können Sie einen neuen Absender mit Absendername und Antwortadresse hinzufügen.

Beispiel: Felix Muster (felix.muster@beispiel-ag.ch)

bexio schickt darauf ein Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Dass die Bestätigung funktioniert hat, sehen Sie am Haken unter “Ist bestätigt”. Bitte legen Sie den neuen Eintrag als Standard unter “Aktionen” fest.

 


 

Wie kann ich die Absenderadresse ändern, so dass bexio meine eigene Adresse anzeigt?

 

Die Absenderadresse noreply@bexio.com können Sie nur ändern, wenn sie eine eigene Domain besitzen (zB beispiel-ag.ch). Sie müssen dazu bexio erlauben, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden. bexio nutzt dazu das Verfahren SPF.

Folgen Sie dazu diesen drei Schritten:

  1. Erstellen Sie auf Ihrer Domain einen TXT Eintrag für Ihre Domain mit dem Wert v=spf1 include:_spf.bexio.com ~all auf Ihrem DNS. Wie Sie das genau machen, erfahren Sie bei Ihrem Domain-Name-Provider. Dadurch zeigen Sie an, dass bexio ein autorisierter Versender von E-Mail ihrer Domain ist.

    • Falls dort bereits einen bestehender TXT Eintrag existiert, welcher mit v=spf1 beginnt, so reicht es aus wenn Sie das include:_spf.bexio.com vor dem ~all bzw. -all einfügen (mit Freizeichen getrennt).

    • Sollten in ihrem TXT Eintrag bereits mehrere weitere Angaben vom Typ include:, a:, mx:, ptr:, exists: oder redirect: existieren, so beachten Sie, dass es ein sog. „DNS-Lookup Limit“ von 10 gibt. Im Internet existieren mehrere Webseiten, die das für Sie prüfen können. Sollten Sie in die Nähe der 10 kommen, überlegen Sie sich, ob Sie noch alle der existieren Angaben benötigen oder ob Sie für verschiedenartige E-Mails auch unterschiedliche Subdomains verwenden möchten und diesen individuell angepasste TXT Einträge geben. Beispiel: @vertrieb.beispiel-ag.ch, @marketing.beispiel-ag.ch, usw. Natürlich muss die Absenderadresse dieser Domänen dann auch tatsächlich existieren (siehe nächster Schritt).

  1. In bexio wählen Sie unter Einstellungen > Funktionen & Module > E-Mail-Absender  "E-Mail Absender authentifizieren" aus dem Aktionen-Menü derjenigen E-Mail-Adresse, die Sie zum Versenden von E-Mails verwenden möchten.
    bexio verifiziert nun, ob der TXT Eintrag auf Ihrer Domain korrekt ist. Sobald die Verifizierung erfolgt ist (Sie sehen einen Haken unter “Ist verifiziert” können Sie die Adresse verwenden.)
    Bitte beachten Sie: Es kann bis zu 24h dauern, bis Ihr Eintrag auf der Domain erscheint und für bexio lesbar wird.

  2. Damit die neue E-Mail-Adresse auch bei jedem Versand automatisch ausgewählt wird, legen Sie sie als “Standardabsender” fest, dies machen Sie im “Aktionen”-Menu welches Sie auf neuen E-Mail-Adressen rechts finden.

 

Beispiel:

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