E-Mail Versand - die Absender Adresse anpassen – bexio-Support

Als Standard ist hinterlegt, dass beim Versand Ihrer Dokumente als «Antwortadresse» automatisch die E-Mail Adresse des Benutzer's, welcher das Dokument versendet, gesetzt wird. Gesendet und angezeigt, werden diese E-Mails via >noreply@bexio.com<, aus verschiedenen Gründen. Hier ist die Anleitung, wie Sie einerseits eine eigene E-Mail Adresse als Standard- «Antwortadresse» setzen können, anstelle derjenigen des jeweiligen Benutzer's. Und wie Sie diese als Absenderadresse verifizieren können.

Inhalt

Allgemeine Informationen zur E-Mail-Absenderadresse
Nur Absendername und/oder Antwortadresse anpassen
Absendername, Antwort- & Absenderadresse anpassen

Allgemeine Informationen zur E-Mail-Absenderadresse

Wenn Sie aus bexio an Ihre Kunden E-Mails versenden, wird Ihrem Kunden standardmässig der Vorname und Name des angemeldeten Benutzers als Absendername angezeigt und dessen E-Mail als Antwortadresse (reply-to) hinterlegt. Als eigentliche Absenderadresse verwendet bexio aber noreply@bexio.com. Dies dient dazu, dass die versendeten E-Mails nicht in Spamfiltern hängenbleiben.

Beispiel:

Hans Muster von Beispiel AG schickt seinem Kunden eine Rechnung per E-Mail. Der Empfänger sieht den Absender als Hans Muster (Beispiel AG via bexio.com) und die Absender-E-Mail-Adresse als noreply@bexio.com

Absendername: Hans Muster (Beispiel AG via bexio.com)
Ihr Firmenname wird angezeigt und dahinter, dass es via bexio gesendet wurde.

Absenderadresse: noreply@bexio.com
Von dieser Adresse aus wird die E-Mail tatsächlich versendet.

Antwortadresse: hans.muster@beispiel-ag.ch
Antwort-E-Mails gehen an diese Adresse.

Der Zusatz «via bexio.com» wird hinzugefügt um Missverständnisse zu vermeiden und zu erklären, weshalb der Absendername und die Absenderadresse nicht deckungsgleich sind. Gleichzeitig bleibt die E-Mail aufgrund des Absendernamen für den Empfänger leicht identifizierbar.

Nur Absendername und/oder Antwortadresse anpassen

Ausgangslage: Ich möchte den «Absendernamen», welcher standardmässig der Vor- & Nachname des angemeldeten Benutzers ist, und/oder die «Antwortadresse», die Adresse an welche die Antworten meiner Kunden gesendet werden, anpassen. Die «Absenderadresse» bleibt bei «noreply@bexio.com», um das "Risiko" zu minimieren, dass versendete E-Mails im Spam-/Junkordner meines Kunden hängenbleiben.

Sie können eine neue E-Mail-Adresse anlegen und diese als Standard festlegen. Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Absender» können Sie Ihre Absender-E-Mail-Adressen verwalten. Über den Button «Neuer Absender» können Sie einen neuen Absender mit Absendername und Antwortadresse hinzufügen. Beispiel: Felix Muster (felix.muster@beispiel-ag.ch)
bexio sendet anschliessend eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Sobald Sie den Bestätigungs-Link geöffnet haben, erscheint ein "Häckchen" unter «Ist bestätigt». Legen Sie den neuen Eintrag als Standard unter «Aktionen» fest.

Hinweis: Für diesen Vorgang ist die «Verifizierung» der neuen Absender Adresse nicht notwendig.

Absendername, Antwort- & Absenderadresse anpassen

Ausgangslage: Ich möchte nebst dem «Absendernamen» & der «Antwortadresse», auch die «Absenderadresse» ändern, so dass bexio meine eigene E-Mail-Adresse anzeigt, anstelle von «noreply@bexio.com».

Wichtig: Die Absenderadresse noreply@bexio.com können Sie nur ändern, wenn sie eine eigene Domain besitzen (zB. beispiel-ag.ch). Sie müssen dazu bexio erlauben, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden. bexio nutzt dazu das Verfahren SPF. Wenn Sie über eine eigene Domain verfügen, können Sie den nächsten Schritten folgen, ansonsten ist lediglich die beschriebene Methode im Abschnitt zuvor möglich.

SPF Eintrag: Wenden Sie sich bezüglich der Einrichtung des SPF Eintrages bitte direkt an Ihren internen IT-Spezialisten oder an Ihren E-Mail Provider. Wir können Ihnen nur den dafür notwendigen SPF Eintrag zur Verfügung stellen, nicht aber die Hilfestellung wie dieser eingetragen werden muss.

Erstellen Sie auf Ihrer Domain einen TXT Eintrag für Ihre Domain mit dem Wert v=spf1 include:_spf.bexio.com ~all auf Ihrem DNS. Wie Sie das genau machen, erfahren Sie bei Ihrem Domain-Name-Provider. Dadurch zeigen Sie an, dass bexio ein autorisierter Versender von E-Mail ihrer Domain ist.

Falls dort bereits einen bestehender TXT Eintrag existiert, welcher mit v=spf1 beginnt, so reicht es aus wenn Sie das include:_spf.bexio.com vor dem ~all bzw. -all einfügen (mit Freizeichen getrennt).
Sollten in ihrem TXT Eintrag bereits mehrere weitere Angaben vom Typ include:, a:, mx:, ptr:, exists: oder redirect: existieren, so beachten Sie, dass es ein sog. „DNS-Lookup Limit“ von 10 gibt. Im Internet existieren mehrere Webseiten, die das für Sie prüfen können. Sollten Sie in die Nähe der 10 kommen, überlegen Sie sich, ob Sie noch alle der existieren Angaben benötigen oder ob Sie für verschiedenartige E-Mails auch unterschiedliche Subdomains verwenden möchten und diesen individuell angepasste TXT Einträge geben. Beispiel: @vertrieb.beispiel-ag.ch, @marketing.beispiel-ag.ch, usw. Natürlich muss die Absenderadresse dieser Domänen dann auch tatsächlich existieren (siehe nächster Schritt).

In bexio wählen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Absender» «E-Mail Absender verifizieren» aus dem Aktionen-Menü derjenigen E-Mail-Adresse, die Sie zum Versenden von E-Mails verwenden möchten. bexio verifiziert nun, ob der TXT Eintrag auf Ihrer Domain korrekt ist. Sobald die Verifizierung erfolgt ist (Sie sehen einen Haken unter «Ist verifiziert» können Sie die Adresse verwenden.) Bitte beachten Sie: Es kann bis zu 24h dauern, bis Ihr Eintrag auf der Domain erscheint und für bexio lesbar wird.
Damit die neue E-Mail-Adresse auch bei jedem Versand automatisch ausgewählt wird, legen Sie sie als «Standardabsender» fest, dies machen Sie im «Aktionen»-Menu welches Sie auf neuen E-Mail-Adressen rechts finden.

Beispiel:

Nach der Verifizierung der neuen Absender Adresse, erhält der Kunde Ihr E-Mail wie folgt: