Der Unterschied zwischen einer Lieferantenrechnung und Aufwendungen lässt sich am einfachsten wie folgt erklären:
| Beschreibung | Aufwendung | Lieferantenrechnung |
| Grundidee | Auslagen die direkt bezahlt worden sind. | Auslagen die Sie bekommen und zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen. |
| Beispiel | Sie haben Ihr Auto bei einer Tankstelle getankt und Bar bezahlt. | Sie haben Ihre Handy-Abrechnung bekommen, welche Sie dann über bexio bezahlen wollen. |
| Kreditoren-Buchung | Nein | Ja |
| Kontakt zwingend notwendig | Nein | Ja |
| Zahlbar direkt über bexio | Nein | Ja |
| Einem Projekt zuweisbar | Ja | Nein |
Dies sind jedoch nur Details und in allen anderen Punkten sind die zwei Belegarten gleich.