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Kreditkartenbelege-/abrechnungen verbuchen

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie die Kreditkarten-Abrechnung in bexio verbuchen können. Es gibt mehrere Möglichkeiten der Handhabung. Wir haben uns in diesem Beitrag bewusst auf nur eine Variante beschränkt, da wir mit diesem Weg den gesamten Ablauf vollständig und buchhalterisch korrekt abbilden können.

 

Übersicht

 


 

Ausgangslage

Mit der Bezahlung eines Mittagessens per Kreditkarte, entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber der Kreditkartenabrechnungsgesellschaft (z.B. Viseca). Um diese Verbindlichkeit in der Buchhaltung abzubilden, benötigen wir ein Abrechnungskonto welches in der Buchhaltung als Passivkonto in der Kontengruppe der kurzfristigen verzinslichen Verbindlichkeiten zu führen ist. Der Saldo des Abrechnungskontos zeigt Ihnen gleichzeitig den von der Abrechnungsgesellschaft zu erwartenden Rechnungsbetrag an.

 


 

Kreditkartenkonto anlegen im Kontenplan

Unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Buchhaltung" - "Kontenplan Finanzbuchhaltung" legen Sie für die Kreditkarte ein separates Konto an oder verwenden ein bereits Vorhandenes.

Zum Beispiel:

Bildschirmfoto_2020-09-14_um_09.52.10.png

 

Beachten Sie bitte, dass Sie dieses Konto nur bei den manuellen Buchungen verwenden können. Aufwendungen, Lieferantenrechnungen oder auch das Verbuchen von Debitoren-Rechnungen ist mit diesem Konto nicht möglich. Umgehung möglich über das Anlegen eines "banking-Kontos". Dieses kann jedoch nicht als Passivkonto angelegt werden. Aus diesem Grund wird darauf nicht weiter eingegangen.

 


 

Verbuchung der Ausgabenbelege und Bezüge

Mit jeder Zahlung mittels Kreditkarte entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Zahlungsdienstleister. Laden Sie die Ausgabebelege in Ihr bexio Posteingang und erstellen daraus eine manuelle Buchung. Auch möglich unter: "Buchhaltung" - "Manuelle Buchung" und erfassen Sie die einzelnen Bezüge, welche auf die Kreditkarte verbucht wurden. Das Gegenkonto der Buchung ist dabei immer das zuvor erstelle Kreditkartenkonto (z.B. 2190). Die Ausgaben werden auf diesem Konto gesammelt.

 


 

Erhalt der Abrechnung

Kontrolle

Mit dem Erhalt der Monatsabrechnung kontrollieren Sie in einem ersten Schritt, ob das Total der Abrechnung mit dem Saldo des Kontos "2190 Kreditkarte" übereinstimmt. Allfällige Differenzen müssen nachgegangen werden. 

 

Verbuchung

Danach erstellen Sie eine neue Lieferantenrechnung. Das Gegenkonto dabei ist wiederum das Konto 2190. Der Saldo des Konto 2190 sollte danach ausgeglichen sein.

Wird Ihnen der Totalbetrag Ende der Abrechnungsperiode mittels LSV Verfahren automatisch in Abzug gebracht, kann diese Banktransaktion einfach über eine manuelle Buchung an das Konto 2190 verarbeitet werden. Das Erstellen einer Lieferantenrechnung ist dabei nicht nötig.

 


 

Überprüfung der Kontenblätter

Wenn Sie nun über "Buchhaltung" - "Berichte" - "Kontenblatt" nach dem Konto 2190 filtern, können Sie prüfen, dass die Kreditkarte nach der Belastung auf dem Bankkonto wieder ausgeglichen ist.

Zum Beispiel:

Bildschirmfoto_2020-09-16_um_09.05.41.png

 

Diesen Vorgang wiederholen Sie monatlich bei jeder Kreditkarten-Abrechnung.

Selbstverständlich gibt es noch andere Möglichkeiten wie Sie Ihre Kreditkarten-Abrechnung verbuchen können. Da dieser Bereich aber explizit als "Best Practice für Treuhänder" zu bewerten ist,  können wir abschliessend nicht auf alle Varianten eingehen.

Tipp 1:
Vermieden Sie wenn möglich Kreditkartenzahlungen und bezahlen Sie mit Ihrer Bankkarte. Wenn möglich mittels einer reiner Ausgabenkarte. Der Vorteil dabei ist, beim Verwenden des automatischen Banktransaktionenimports, dass die Kartentransaktionen mittels automatischem Abgleich bereits importiert werden.
Tipp 2:
Wir arbeiten eng mit Partner zusammen, die die Verbuchungen Ihrer Abrechnungen automatisieren. Schauen Sie auf unserem Marketplace vorbei. Insbesondere die Add-ons Expense Robot und spesen.ai (indagia) können für Sie interessant sein.

 


 

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