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Lohnabrechnungen per E-Mail versenden

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Allgemeines

Verschicken Sie die Lohnabrechnungen mit einem Klick an Ihre Mitarbeiter!

Aus unserer Lohnbuchhaltung können Sie alle abgeschlossenen Lohnabrechnungen von einem Monat mit einem Klick an alle Ihre Mitarbeiter versenden. 

Die E-Mails werden direkt an Ihre Mitarbeiter versendet und als Anhang befindet sich darin die jeweilige Lohnabrechnung als PDF-Dokument. Das PDF wird vor dem Versand verschlüsselt und kann nur mittels der AHV-Nummer des jeweiligen Mitarbeiters geöffnet werden. (AHV-Nummer ohne Punkte)

Diese Funktion basiert auf einem Kundenwunsch aus unserem Iden-Portal. Wir freuen uns über Feedback und weitere Ideen und Anregungen direkt unter ideas.bexio.com!

 


Funktionsübersicht

Sie finden die neue Funktion unter "Lohnabrechnungen" > "Monat" > "Alle Mitarbeiter" und können mit einem Klick auf "E-Mail an alle" die Validierung Ihrer Daten auslösen: 

Mailing_1.png

 

Die neue Funktion generiert für jeden Mitarbeiter eine E-Mail mit dem verschlüsselten PDF der Lohnabrechnung vom ausgewählten Monat und plant dessen Versand. Die E-Mail Adresse Ihrer Lohnverantwortlichen Person wird bei jedem E-Mail als CC verwendet, damit Sie eine Übersicht über alle versendeten E-Mails haben und belegen können, dass diese E-Mails verschickt wurden. 

Die PDF's sind Anhand der AHV-Nummer Ihres Mitarbeiters verschlüsselt und können mit der AHV-Nummer ohne Punkte geöffnet werden. Beispiel: 

AHV-Nummer Ihres Angestellten: 123.4567.8901.28
Passwort für die Lohnabrechnung: 1234567890128

 


Voraussetzungen für einen erfolgreichen Versand:

  • Alle Lohnabrechnungen vom entsprechenden Monat müssen abgeschlossen sein
  • Es muss für jeden Mitarbeiter eine E-Mail Adresse hinterlegt sein. Das Feld dafür finden Sie direkt auf dem Mitarbeiter unter "Personalien". 
  • Es muss für jeden Mitarbeiter eine AHV-Nummer hinterlegt sein. Das Feld dafür finden Sie auch direkt auf dem Mitarbeiter unter "Personalien":

    Mailing_2.png

  • Für die lohnverantwortliche Person muss im Unternehmen unter "Angaben Lohnausweis" eine E-Mail Adresse hinterlegt sein:

    Mailing_3.png

Versand der E-Mails

Sobald Sie auf “E-Mail an alle” klicken, prüft bexio ob alle Lohnabrechnungen abgeschlossen wurden, ob alle Mitarbeiter eine E-Mail Adresse und eine AHV-Nummber hinterlegt haben und ob die Lohn-Verantwortliche oder der Lohn-Verantwortliche eine E-Mail Adresse hinterlegt hat.

 

Fehlende Angaben - Fehlermeldung:

Falls eine oder mehrere der Voraussetzungen nicht erfüllt sind, erhalten Sie folgende Fehlermeldung und der Versand wird nicht ausgelöst:

Mailing_4.png

 

Die Fehlermeldung zeigt Ihnen immer auf welche Angaben für einen erfolgreichen Versand fehlen und mit einem klick auf den entsprechenden Namen des Mitarbeiters, gelangen Sie direkt zum Feld um die Angaben zu ergänzen. In diesem Fall fehlen beispielsweise die E-Mail Adresse des Lohnverantwortlichen und die E-Mail Adresse & AHV-Nummer der Mitarbeiterin "Kira Hüsser".

 

Vollständige Angaben - Erfolgreicher Versand:

Wenn Ihre Angaben vollständig erfasst wurden und Sie auf "E-Mail an alle" klicken, erhalten Sie folgende Meldung und der Versand wird geplant:

Mailing_5.png

 


Sie fragen sich nun bestimmt, warum "geplant"?

Wir versenden die E-Mails nicht sofort nachdem sie auf "E-Mail an alle" klicken, sondern planen diese auf einen späteren Zeitpunkt. Die Wartezeit liegt im Normalfall im Minutenbereich. Um die Stabilität der Software zu gewährleisten, kann der Versand bei grossem Andrang aber auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Sobald Sie den Versand Ihrer E-Mails geplant haben, finden sie direkt neben der neuen Funktion "E-Mail an alle" ein Status-Symbol:

Mailing_6.png

 

Gelb bedeutet das sich die E-Mails noch in der Warteschlange befinden und grün das Ihre E-Mails versendet wurden. Wenn Sie Ihre Maus über das Symbol bewegen, erhalten Sie dazu noch genauere Informationen zur Anzahl der E-Mails:

Mailing_7.png

 

Sobald die E-Mails versendet wurden, sieht es wie folgt aus:

Mailing_8.png

 


Format der E-Mails:

Das E-mail wird immer in der Sprache Ihres Mitarbeiters versendet. Wir berücksichtigen dafür die auf dem Mitarbeiter hinterlegte Sprache unter "Personalien". 

Der Text lautet wie folgt:

Diese Nachricht wurde automatisch von der bexio Payroll-Software generiert.

Die Lohnabrechnung für MONAT/JAHR finden Sie im PDF-Formular.

Falls Sie Fragen zur E-Mail oder Lohnabrechnung haben, wenden Sie sich bitte an den Payroll Officer Ihres Unternehmens, den Sie unter CC in dieser E-Mail finden.

 

Die Lohnabrechnung wird daraufhin als PDF angehängt und mittels AHV-Nummer verschlüsselt. 

Beispiel:

AHV-Nummer Ihres Angestellten: 123.4567.8901.28
Passwort für die Lohnabrechnung: 1234567890128

 


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