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Lohnabrechnungen per E-Mail versenden

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Allgemeines

Verschicken Sie Ihre abgechlossenen Lohnabrechnungen mit einem Klick per E-Mail  an Ihre Mitarbeiter!

Aus unserer Lohnbuchhaltung können Sie alle abgeschlossenen Lohnabrechnungen von einem Monat mit einem Klick an alle Ihre Mitarbeiter versenden. Im Anhang befindet sich die jeweilige Lohnabrechnung als PDF. Das PDF ist passwortgeschützt. Das Passwort kann vor dem Versand unter "Unternehmen -> Emailing paystubs" angepasst werden. Siehe dazu den Abschnitt: Passwort definieren

→ Beachten Sie bitte, dass der E-Mail Versand nur einmal pro Monat möglich ist. Ein «Test-Lauf» ist nicht möglich. 

 


 

Funktionsübersicht

Sie finden die neue Funktion unter "Lohnabrechnungen" > "Monat" > "Alle Mitarbeiter" und können mit einem Klick auf "E-Mail an alle" den E-Mail Versand auslösen.

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Die Funktion generiert für jeden Mitarbeiter eine E-Mail mit dem passwortgeschützten PDF und plant den Versand. Die E-Mail Adresse Ihrer lohnverantwortlichen Person wird bei jedem E-Mail als CC verwendet, damit Sie eine Übersicht über alle versendeten E-Mails haben und belegen können, dass diese E-Mails verschickt wurden. 

 


 

Voraussetzungen für einen erfolgreichen Versand:

  • Alle Lohnabrechnungen vom entsprechenden Monat müssen abgeschlossen sein
  • Es muss für jeden Mitarbeiter eine E-Mail Adresse hinterlegt sein. Das Feld dafür finden Sie direkt auf dem Mitarbeiter unter "Personalien". 
  • Es muss für jeden Mitarbeiter eine AHV-Nummer hinterlegt sein. Das Feld dafür finden Sie auch direkt auf dem Mitarbeiter unter "Personalien":

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  • Für die lohnverantwortliche Person muss im Unternehmen unter "Angaben Lohnausweis" eine E-Mail Adresse hinterlegt sein:

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Versand der E-Mails

Sobald Sie auf “E-Mail an alle” klicken, prüft bexio ob alle Lohnabrechnungen abgeschlossen wurden, ob alle Mitarbeiter eine E-Mail Adresse und eine AHV-Nummer hinterlegt haben und ob eine Lohn-Verantwortliche Person eine E-Mail Adresse hinterlegt hat.

Fehlende Angaben - Fehlermeldung:

Falls eine oder mehrere der Voraussetzungen nicht erfüllt sind, erhalten Sie folgende Fehlermeldung und der Versand wird nicht ausgelöst:

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Die Fehlermeldung zeigt Ihnen immer auf welche Angaben für einen erfolgreichen Versand fehlen und mit einem Klick auf den entsprechenden Namen des Mitarbeiters, gelangen Sie direkt zum Feld um die Angaben zu ergänzen. In diesem Fall fehlen beispielsweise die E-Mail Adresse des Lohnverantwortlichen und die E-Mail Adresse & AHV-Nummer der Mitarbeiterin "Kira Hüsser".

Vollständige Angaben - Erfolgreicher Versand:

Wenn Ihre Angaben vollständig erfasst wurden und Sie auf "E-Mail an alle" klicken, erhalten Sie folgende Meldung und der Versand wird geplant:

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Sie fragen sich nun bestimmt, warum "geplant"?

Wir versenden die E-Mails nicht sofort nachdem sie auf "E-Mail an alle" klicken, sondern planen diese auf einen späteren Zeitpunkt. Die Wartezeit liegt im Normalfall im Minutenbereich. Um die Stabilität der Software zu gewährleisten, kann der Versand bei grossem Andrang aber auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Sobald Sie den Versand Ihrer E-Mails geplant haben, finden sie direkt neben der neuen Funktion "E-Mail an alle" ein Status-Symbol:

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Gelb bedeutet das sich die E-Mails noch in der Warteschlange befinden und grün, dass Ihre E-Mails versendet wurden. Wenn Sie Ihre Maus über das Symbol bewegen, erhalten Sie dazu noch genauere Informationen zur Anzahl der E-Mails:

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Sobald die E-Mails versendet wurden, sieht es wie folgt aus:

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Individuelle Anpassungen:

Das E-Mail wird immer in der Sprache Ihres Mitarbeiters versendet. Wir berücksichtigen dafür die auf dem Mitarbeiter hinterlegte Sprache unter "Personalien". 

Der standardmässige E-Mail-Text kann unter "Unternehmen -> Emailing paystubs" angepasst werden. Wenn keine individuellen Texte hinterlegt sind, nimmt bexio den Standard E-Mail Text.

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Dort kann ein individueller Text zu der jeweiligen Sprache hinterlegt werden. Um den Text zu ändern muss in den grauen Text klicken und dort den gewünschten Text hineinschreiben.

Man kann das Layout der Lohnabrechnung definieren. Beispielsweise Ohne Logo, oder eine grössere Schriftart. 

 


 

Passwort definieren:

Der Passwortschutz der Lohnabrechnung kann ebenfalls geändert werden.

  • AHV-Nummer des jeweiligen Mitarbeiter (ohne Punkt) zum Beispiel: 756.1234.5678.90 -> 7561234567890
  • Geburtsdatum des jeweiligen Mitarbeiter (ohne Punkt) zum Beispiel: 10.04.1987 ->  10041987
  • oder ein selbst definiertes Passwort, welches dann für alle Mitarbeiter das selbe ist. 

 


 

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