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Angebot, Auftrag, Rechnung per E-Mail versenden / verschicken

Mit dem «E-Mail-Versand» können Sie Ihre bexio-Dokumente bequem und einfach per E-Mail versenden.

 

Inhalt:

 


 

Die Vorteile

  • Dokument als PDF verschicken: Zusätzlich zur Network-Ansicht (Link) kann das Dokument als PDF mit der E-Mail verschickt werden. Somit ist das Dokument als Anhang im E-Mail ersichtlich.
  • Notifikation, wenn E-Mail-Zustellung nicht möglich ist: Mit der E-Mail-Notifikation an die Absenderadresse werden Sie informiert, wenn ein E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
  • Mehr Flexibilität: Weitere Funktionalitäten, wie etwa der Versand an mehrere Empfänger, optimieren den Arbeitsablauf in bexio.

 


 

Mailvorlagen erstellen

Hier verwalten Sie die Vorlagen für den E-Mail-Text, den Sie begleitend zum Dokument versenden.
Sie können hier verschiedene Platzhalter aus bexio verwenden, um die Nachricht nach Ihren Vorstellungen zu personalisieren. Die Platzhalter werden automatisch ersetzt, wenn das E-Mail im Dokument aufgerufen wird.

Die Mailvorlagen finden Sie unter "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" ->"Funktionen & Module" -> "Mailvorlagen".

Klicken Sie in der Übersicht auf "Neue Vorlage", um eine neue Vorlage zu erfassen:

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Hier können Sie wählen, für welchen Dokumenttyp (Angebot, Auftrag, Mahnung oder Rechnung) die Vorlage verwendet wird und können einen Namen vergeben. Für jede gewünschte Sprache können Sie nun die Felder "Betreff" und "Nachricht" ausfüllen. Für beide Felder können Sie Platzhalter verwenden, um die Nachricht für Ihren Empfänger zu personalisieren. Nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben, können Sie diese für den E-Mail-Versand Ihrer Dokumente verwenden.

Wichtig: In der Vorlage muss mindestens der Platzhalter für den "Online Link" [Network Link] verwendet werden, damit die Vorlage gespeichert werden kann und der Versand funktioniert.

 


 

E-Mail-Versand der Dokumente

Wenn Ihr Dokument bereit ist um versendet zu werden, klicken Sie auf der rechten Seite auf "Rechnung per E-Mail versenden". Es öffnet sich eine neue E-Mail-Nachricht, basierend auf der als Standardvorlage definierten Mailvorlage. Unterhalb des E-Mail-Formulars wird die Rechnung angezeigt, sodass Sie vor dem Versand nochmals überprüfen können, ob alles korrekt ist.

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Woher wird die E-Mail Adresse des Empfängers gezogen?

Diese Ausführung stellen wir Ihnen auch als PDF Download am Ende des Beitrags zur Verfügung.

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Mehrere Empfänger und Kopie an mich

Sie können im Feld "An" bis zu 10 Empfänger erfassen, an welche das E-Mail versendet wird. Zusätzlich können Sie mittels Klick auf "CC" oder "BCC" auch eine Kopie der E-Mail an jeweils bis zu 10 weitere Empfänger senden. Weitere E-Mail-Empfänger können mittels Semikolon, Komma, Leertaste, Enter oder Verlassen des Feldes erfasst werden.

Mittels Markieren der Checkbox «Kopie an (info@bexio.com) schicken» können Sie ebenfalls eine Kopie der E-Mail an sich selbst verschicken. Die Kopie wird immer an die E-Mail-Adresse geschickt, die als Antwortadresse im Feld "Antwort an" hinterlegt ist.

 

PDF als Anhang / Online Dokument

Zusätzlich zum Online-Link für das Online Dokument ist das PDF des Dokuments standardmässig als Anhang in der E-Mail enthalten. Wenn Sie das E-Mail ohne PDF versenden möchten, können Sie es mittels Klick auf das kleine Kreuz auf der rechten Seite entfernen. Wenn Ihr Kunde den Network-Link nutzt, kann er Ihnen eine Nachricht schicken oder die Rechnung direkt mittels Kreditkarte oder TWINT bezahlen.

 

Wie kann ich weitere Anhänge versenden?

Anderweitige Anhänge nebst dem PDF der Rechnung können wie bisher über den Dokument-Upload hochgeladen und «sichtbar» gemacht werden. Diese werden folglich im Network-Link als Download zur Verfügung gestellt.

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Rechnung versenden

Mit Klick auf "Rechnung versenden" wird das E-Mail versendet und der Status der Rechnung ändert sich automatisch von "Entwurf" auf "Offen". Die Statusänderung wird natürlich nur durchgeführt, wenn sich die Rechnung vor Versand im Status "Offen" befindet.

Neben dem Dokumentstatus "Offen" finden Sie den Versandstatus als grünen Haken. 

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Bei erfolgtem Versand sehen Sie im Tooltip, wann das Dokument per E-Mail versendet wurde und ob der Kunde das Dokument bereits in der Network-Ansicht geöffnet hat.

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Mitteilung, wenn E-Mail nicht zugestellt wurde

Sollte ein E-Mail nicht zugestellt werden können, wird automatisch eine E-Mail-Notifikation an die Absenderadresse geschickt. Sie können somit reagieren und mit dem Kunden Kontakt aufnehmen oder die E-Mail-Adresse erneut überprüfen.

 


 

Übersicht der bereits gesendeten E-Mails - Sendezentrale

Mit der Sendezentrale behalten Sie stets den Überblick, welche Dokumente Sie bereits versendet haben. Auch die Versandart ist über die Sendezentrale ersichtlich.

Sie können die Sendezentrale über "Einstellungen" ->"Alle Einstellungen" -> "Sendezentrale" aufrufen.

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Sobald der Empfänger auf den Link zum "Online Dokument" klickt, ändert sich der Status von "Gesendet" auf "Empfangen".

Information: Der Inhalt der gesendeten E-Mails wird nicht hinterlegt, bzw. hier angezeigt. Wenn Sie den gesendeten Inhalt jeweils nachvollziehen möchten, empfehlen wir Ihnen die Funktion «Kopie an (max.muster@company.ch) schicken» zu nutzen, welche direkt beim Versand angewählt werden kann.

 


 

Versand per E-Mail-Software

Neben dem E-Mail-Versand direkt über bexio haben Sie auch die Möglichkeit, ein Dokument über Ihr lokales E-Mail-Programm zu versenden.
Fahren Sie dazu mit der Maus über den Pfeil rechts neben "Rechnung per E-Mail versenden" und wählen Sie "Rechnung per E-Mail-Software versenden"

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Nun erscheint eine Meldung, in der Sie wählen können, ob das Dokument als "Gesendet" markiert werden soll und ob der Dokumentstatus von "Entwurf" auf "Offen" geändert werden soll.

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Mit einem Klick auf "Senden" wird ein neues E-Mail in Ihrem «als Standard gesetztes» E-Mail-Programm geöffnet. Dabei werden Empfänger, Betreff und Nachrichtentext automatisch anhand der verwendeten Mailvorlage ausgefüllt. Auch hier haben Sie natürlich die Möglichkeit, manuelle Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie die Nachricht über Ihre E-Mail-Software versenden.

Sollte sich Ihre E-Mail-Software nicht automatisch öffnen, liegt es möglicherweise daran, dass Sie in Ihren Computer Einstellungen kein Programm für den Standard hinterlegt haben. Dies ist eine bexio-unabhängige Einstellung.

 


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