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Synchronisation von Arbeitsstunden mit clockodo

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Allgemeines

Synchronisieren Sie die erfassten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter mit einem Klick mit Ihrer Lohnbuchhaltung!

Mit dem letzten Update können Sie erfasste Arbeitsstunden aus einem bexio-Projekt oder aus Clockodo mit einem Klick in Ihre Lohnbuchhaltung übertragen. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Übertragung der Arbeitsstunden aus clockodo.

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Nützliche Links:

Login - clockodo | Marketplace - clockodo

 


Funktionsübersicht

Mit der neuen Funktion können Sie die in clockodo erfassten Stunden Ihrer Mitarbeiter unter "Lohnabrechnung" > "Alle Mitarbeiter" für jeden Monat einzeln synchronisieren. Die Anzahl Stunden werden so direkt aus clockodo in die Lohnabrechnungen übernommen.

Clockodo_Payroll.png

 


Voraussetzungen für die Synchronisation

Für eine erfolgreiche Synchronisation der Stunden müssen die Lohnabrechnungen vom entsprechenden Monat noch offen sein und die Mitarbeiter- und Unternehmensdaten aus bexio mit den Daten aus clockodo übereinstimmen.

Unternehmen:

Im Unternehmen unter "Stammdaten" > "Sonstiges" können Sie die Integration zu clockodo aktivieren und müssen dazu noch einige Informationen hinterlegen:

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  • E-Mail: 
  • API Key: Sie finden den API Key in Ihrem clockodo Konto indem Sie ganz oben rechts über Ihren Namen auf "Meine Daten" zugreifen und ans Seitenende scrollen. 
    clockodo_API.png

Mitarbeiter:

Die Zuweisung der Stunden basiert auf der E-Mail Adresse. Aus diesem Grund müssen Ihre Mitarbeiter für das Login und die Erfassung der Stunden in clockodo und auf dem Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung die gleiche E-Mail Adresse hinterlegt haben. Sie finden diese Angaben wie folgt:

clockodo:
Die Zeiten werden immer direkt einem Mitarbeiter zugeordnet. Sie finden die hinterlegte E-Mail Adresse im Menü "Team" wenn Sie auf einen Mitarbeiter klicken:


Screenshot_Clockodo.png

 

Stammdaten Ihrer Mitarbeiter:

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Lohnbuchhaltung: 
Die E-Mail Adresse finden Sie auf dem Mitarbeiter unter "Personalien"

 


Beispiel aus bexio 

Sobald Sie auf "Stunden Transfer" klicken und die Synchronisation mit clockodo starten, öffnet sich ein Fenster mit der Zuweisung Ihrer Mitarbeiter und den erfassten Stunden:

Clockodo_Sync.png

 

Übertragene Daten:
Im ersten Abschnitt finden Sie alle Daten zu übereinstimmenden Mitarbeitern. In diesem Beispiel ist dies Ginny Weasley mit 160 Arbeitsstunden für den Monat Juni.

Mitarbeiter Ihrer Lohnbuchhaltung, die in clockodo nicht gefunden wurden:
Im zweiten Abschnitt finden Sie alle Mitarbeiter, die in der Lohnbuchhaltung erfasst wurden, zu denen aber keine Daten in clockodo existieren. 

Mitarbeiter aus clockodo, die in der Lohnbuchhaltung nicht gefunden wurden:
Im dritten Abschnitt finden Sie alle in clockodo erfassten Mitarbeiter, die in der Lohnbuchhaltung keinem Mitarbeiter zugeordnet werden konnten. 

Mit einem Klick auf "OK" werden die Anzahl Stunden von allen übereinstimmenden Mitarbeitern in die Lohnabrechnungen vom entsprechenden Monat importiert:

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