Übersicht
Einführung
Buchhaltung
Bei noch nicht eingelösten Wertgutscheine handelt es sich um noch nicht erhaltene Erträge die auf der Passivseite der Bilanz dargestellt werden. Beim Verkauf entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Gutscheininhaber, der zu einem späteren Zeitpunkt berechtig ist, das Guthaben gegen eine Ihrer Leistungen einzutauschen.
MWST
Bei einer allfälligen MWST Pflicht ist darauf zu achten, dass erst das Einlösen des Wertgutscheines und die damit verbundene Leistung der MWST unterliegt. Das Ausstellen und der Verkauf eines Wertgutscheines ist keine steuerbare Leistung da es sich um ein reines Zahlungsmittel handelt.
Vorbereitung
Bevor der Wertgutschein ausgestellt wird muss in bexio folgendes zuerst eingerichtet werden:
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Banking Konto anlegen
Legen Sie im Banking ein Kassenkonto mit dem Titel "Gutscheine" an. Wie Sie ein Kassenkonto anlegen erfahren Sie in diesem Beitrag: ➡️ Bank-/Kassenkonto anlegen
Gehen Sie nach dem Anlegen in den Kontenplan und bearbeiten das neu angelegte Gutschein Konto. Ändern Sie dessen Bezeichnung zu "Gutschein". Die Kontonummer empfehlen wir auf 2040 zu ändern.
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MWST Code Gutschein anlegen
Legen Sie einen neuen MWST Satz an. Ziel ist ein MWST Code zu erstellen der nicht auf dem MWST Formular und im Journal erscheint. Der MWST Code ist folgendermassen anzulegen.
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Wichtig: Stellen Sie sicher, dass der MWST Code keiner Ziffer zugeordnet wird. Die Warnmeldung im MWST-Abrechnungsformular die darauf hinweist, dass ein MWST-Satz ohne Ziffer existiert, muss dabei ignoriert werden.
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Ertragskonto Gutschein anlegen
Legen Sie im Kontenplan ein Ertragskonto mit der Bezeichnung "Ertrag Gutscheine" und der Kontonummer z.B. 3689 an. Hinterlegen Sie den vorher erstellten Spezial MWST Code "Gutscheine" und speichern Sie die Änderungen.
Verkauf Wertgutschein
Erstellen Sie eine neue Verkaufsrechnung. Erfassen Sie eine Standardposition und definieren Sie den Betrag der in Rechnung gestellt wird. Wichtig! bexio erlaubt bei der Auswahl des Ertragskontos nur Konten mit dem Typ Ertragskonto. Passivkonten können nicht ausgewählt werden. Deshalb haben wir in der Checkliste ein eigenes und nur für diesen Geschäftsvorfall geeignete Ertragskonto angelegt. Dieses Konto "Ertrag Gutscheine" wird nun in der Position ausgewählt. Auch wählen Sie daneben der nur für die Verrechnung von Gutscheinen bestimmte MWST Code "Gutscheine" den Sie vorher angelegt haben.
Gehört der Verkauf von Wert- oder Geschenkgutscheinen zu Ihrem Tagesgeschäft, lohnt es sich den Gutschein mit den gleichen Einstellungen wie oben als Produkt zu erfassen. Mehr über das Anlegen eines Produktes finden Sie hier.
Stellen Sie die Rechnung und schliessen Sie das Geschäft ab.
Der Saldo des Ertragskonto ist in regelmässigem Abstand auf das speziell dafür angelegte Banking Konto 2040 manuell umzubuchen. Damit stellen wir sicher, dass am Bilanzstichtag die offenen Gutscheine in der Bilanz ausgewiesen werden.
Wertgutschein einlösen
Möchte nun der Kunde den Gutschein einlösen erstellen Sie zuerst wieder eine Verkaufsrechnung und stellen die Leistungen mit dem dazugehörigen MWST Satz in Rechnung. Unter "Zahlungseingänge und Gutschriften" ist dabei der Betrag der mittels Wertgutschein beglichen wurde als Zahlungseingang zu erfassen. Beim Bankkonto ist dabei das zuvor angelegte Banking Konto "2040 Gutscheine" auszuwählen.
Der Gesamtbetrag der Rechnung wird um den Betrag des Wertgutscheines reduziert und zeigt den noch zu zahlenden Restbetrag an.