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OP-Liste überprüfen

Was enthält eine Offene Posten (OP-)Liste?

Eine OP-Liste beinhaltet alle offenen Posten per Stichtag. Dabei kann der Stichtag frei gewählt werden, z. B. beim Jahresabschluss per 31.12.20XX. Dabei wird zwischen zwei Arten von offenen Posten unterschieden: Debitoren (Rechnungen und Gutschriften an ihre Kunden) und Kreditoren (Lieferanten, deren Rechnungen Sie erhalten). Zusammengefasst:

OP-Liste Debitoren enthält:

  • Rechnungen
  • Gutschriften

OP-Liste Kreditoren enthält:

  • Lieferantenrechnungen

 

Was wird in bexio auf dem Debitoren- oder Kreditorenkonto auf welcher Seite gebucht?

1100 - Debitoren
Soll Haben

Rechnungen

Zahlungseingänge

Rabatte

Gutschriften

 

2000 - Kreditoren
Soll Haben

Zahlungsausgänge

Rabatte

Lieferantenrechnungen

 

Was erscheint nicht in der OP-Liste?

  • Eröffnungsbuchungen
  • Provisorische Saldovorträge
  • Manuelle Buchungen (diese sind nicht in der Debitorenbuchhaltung erfasst)

 


 

Was kann ich tun, wenn ich eine Differenz zwischen OP-Liste und Debitoren- oder Kreditorenkonto erhalte?

Die Bilanzkonten werden jedes Jahr fortgeführt. Gibt es also beispielsweise eine Differenz im Jahr 2016, wird Sie automatisch ins 2017 vorgetragen (Saldovortrag). Somit liegt in diesem Beispiel die Ursache der Differenz im Jahr 2016 und nicht im Jahr 2017.

Grundsatz: bexio bietet die Möglichkeit, direkt auf Sammelkonten, z.B. 1100 Debitoren, zu buchen (mit Warnhinweis). Weil die Daten der OP-Listen aus dem Verkauf und Einkauf stammen, werden manuelle Buchungen nicht berücksichtigt. Dies kann zu Differenzen führen.

Tipp: Filtern Sie im Kontenblatt 1100 oder 2000 nach manuellen Buchungen

Es gibt verschiedene Ursachen für eine Differenz zur OP-Liste. Folgende Situationen können Gründe dafür sein: 

 

 

Situation: Ich habe die Schlussbestände (Debitoren-  und Kreditorensaldis) aus einem anderen Buchhaltungsprogramm übernommen

Bei Bestandesübernahme aus einer Drittbuchhaltung müssen die Zahlungen mit manuellen Buchungen gebucht werden. Grund: Übernommene Debitoren sind in der bexio-Debitorenbuchhaltung nicht bekannt, ausser sie wurden explizit als Rechnungen nacherfasst. Bis zum endgültigen Ausgleich der übernommenen Debitorenbestände kann es zu einer Differenz zwischen OP-Liste und Debitorenbestand kommen.

 

 

Situation: Ich stelle Rechnungen in bexio und nutze bereits die Finanzbuchhaltung

Wurden die OP-Listen jemals mit den Debitoren- oder Kreditorenkonten abgestimmt?
Wenn nein, dann müssen Sie diese von Beginn an überprüfen. Arbeiten Sie beispielsweise seit 2015 mit bexio und der Finanzbuchhaltung, müssen Sie dort beginnen. 

Tipp: Prüfen Sie Ihre OP-Liste jeden Monat und sparen Sie so Zeit bei der Abstimmung.

 

 

Situation: Ich stelle Rechnungen in bexio und nutze die Finanzbuchhaltung zu einem späteren Zeitpunkt

Wenn Sie in den Jahren 2017 und 2018 Rechnungen mit bexio gestellt haben, die Finanzbuchhaltung erst ab 2019 verwenden, kann dies zu Differenzen führen. Es handelt sich somit um eine Bestandesübernahme aus einer Drittbuchhaltung.

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie tun sollen, empfehlen wir Ihnen, sich an einen Spezialisten zu wenden, zum Beispiel Ihren Treuhänder.

 

 

Situation: Ich stelle Rechnungen und buche Zahlungseingänge vor dem Rechnungsdatum

Wenn Sie eine Rechnung im Jahr 2018 stellen und den Zahlungseingang im Jahr 2017 buchen, kann dies zu Differenzen führen.

Tipp: Nutzen Sie den Export der Zahlungseingänge unter "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" -> "Import / Export" -> "Excel-Assistent für Excel und CSV" und vergleichen Sie Rechnungs- und Zahlungsdatum.

Um die Kreditorenseite zu prüfen, verwenden Sie am besten den Export "aktuelle Liste exportieren" in der Listenansicht der Lieferantenrechnungen. Diesen finden Sie unten links beim "Pfeil-Symbol".

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