Übersicht
Wie funktioniert der Import?
Für den Import Ihres Kontenplans haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten. Diese sind abhängig davon, ob Sie den Assistenten für die Einrichtung der Buchhaltung bereits abgeschlossen haben oder nicht.
Nach den beiden Erklärungen finden Sie ebenfalls eine Videoanleitung dazu.
1. Der Buchhaltungsassistent ist noch offen
Als Neukunde starten Sie den Buchhaltungsassistenten unter «Buchhaltung» → «Buchhaltung einrichten».
Falls Sie diesen bereits weggedrückt haben oder nicht mehr sehen, finden Sie diesen unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Bilanz und Erfolgsrechnung übernehmen».
Unter Schritt 3 von 8 können Sie Ihren Kontenplan festlegen.
Zuunterst sehen Sie die Experten-Funktion. Rechts davon können Sie Ihre Excel Vorlage importieren.
2. Der Buchhaltungsassistent ist bereits abgeschlossen
Haben Sie den Einrichtungsassistenten für die Buchhaltung bereits abgeschlossen, editieren Sie den Kontenplan in den Einstellungen.
Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung» sehen Sie oben rechts zwei Symbole. Mit dem Button auf der rechten Seite laden Sie den aktuellen Kontenplan als Excel herunter. Mit dem Button links, importieren Sie Ihren Kontenplan.
Nach klick auf den «Import-Button» erscheint die folgende Warnmeldung - Bitte beachten Sie diese:
Videoanleitung
Wie muss die Exceldatei aufgebaut sein?
Die Exceltabelle ist in sieben Spalten aufgeteilt.
- Kontonummer
- Kontoname
- [Konten-]Gruppe
- Kontoart
- Systemkonto
- Verknüpftes Konto
- MWST-Typ
|
Kontonummer |
Bei der Kontonummer bestimmen Sie die zu vergebende Nummer für das Konto. |
|
Kontoname |
Beim Kontonamen können Sie die Namen Ihrer Konten hinterlegen. |
|
[Konten-]Gruppe |
Hier können Sie die Kontengruppen verlinken. Hier ist es wichtig, dass eine logische Struktur vorhanden ist. D.h. die verlinkte Kontogruppe muss auch vorhanden sein. |
|
Kontoart |
Bei der Kontoart wird die Gruppe der Bilanz und Erfolgsrechnung bestimmt. Zum Beispiel ist dem Konto 2000 die Kontoart «Passiv» zugewiesen. Die Kontoart «Passiv», die die Kontonummer 2 hat, ist der Kontoart «Gruppe» zugewiesen, weil es mit einer Kontengruppe verknüpft ist. |
|
Systemkonto |
Systemkonten dürfen nicht verändert werden, sonst wird der Import nicht funktionieren. |
|
Verknüpftes Konto |
Verknüpftes Konto macht nur bei Bankkonten Sinn. Die verknüpften Konten werden nicht importiert. |
|
MWST-Typ |
Hier hinterlegen Sie den MWST-Satz. Hierzu empfehle ich Ihnen, die Sätze nach dem Import zu hinterlegen, da dies mit Befehlen gesteuert wird. |
Welche Pflichtfelder gibt es?
Pflichtfelder sind:
- Kontonummer
- Kontoname
- [Konten-]Gruppe
- Kontoart
Systemkonto dürfen nicht verändert werden, sonst wird der Import nicht funktionieren. Bei den Systemkonten darf aber z.B. der Name und auch die Nummer angepasst werden. Bei den Systemkontengruppen (z.B. «1 Aktiven», hat die Anpassung der Nummer keinen Effekt). Verknüpftes Konto macht nur bei Bankkonten Sinn, die verknüpften Konten werden nicht importiert.
Welche Konten lassen sich importieren?
Alle, solange Sie den Validierungskriterien entsprechen. Die Validierungskriterien in der Benutzeroberfläche und beim Import müssen identisch sein (z.B. max. x Zeichen für den Namen, etc.).
Konten die sich nicht importieren lassen:
Falsche Referenzen (z.B. Gruppe nicht vorhanden). Falsch benannte Systemkonten. Wenn Systemkonten und Systemkontengruppen nicht vorhanden sind.
Fehler beim Import
Meistens bei Verletzung der Validierungsregeln. Teilweise sind die Fehler schwierig verständlich, teilweise trivial. Daher bitte den Import nur machen, wenn Sie sich sicher sind.